Créer un nouveau projet

La fonctionnalité Yuki Projet n'est disponible que lorsqu'un utilisateur avec le rôle 'Direction' a choisi l'abonnement Medium, Large ou Illimité via le Yuki Store du domaine.

Vous pouvez créer un nouveau projet comme suit. Allez à la rubrique Projets et cliquez sur +.

L’écran suivant sera ouvert:

Quels éléments et transactions peuvent être ajoutés à un projet ?

• Documents (achat et vente)
• Documents standards (documents déposés)
• Comptabilisation d'opération diverse
• Des relations
• Tâches
• Transactions financières

Ci-dessous, nous discutons des paramètres du projet :

• Données
• Accès et sécurité
• Budget
• Règle de reconnaissance

Données

• Description : Nom du projet.
• Code : Référence personnelle, ou un code spécifique composé d'au moins 6 caractères (liaison automatique - voir ci-dessous). (optionnel)
• Date de début : Date à partir de laquelle le Projet peut être appelé.
• Date de fin : jusqu'à quand le Projet peut être terminé.
• Administration : Si votre domaine a plusieurs administrations, vous pouvez choisir l'administration.
• Contact : Relation à laquelle vous souhaitez lier le Projet.
• Tags : balises que vous pouvez ajouter au projet.

Accès et sécurité

Les utilisateurs ayant accès au domaine peuvent voir certains documents en fonction de leur(s) rôle(s). Pour savoir ce que vous pouvez voir avec quel rôle, nous vous recommandons de lire les pages d'aide sur les rôles. Si vous avez accès à un projet spécifique, vous n'avez pas besoin d'avoir un rôle spécifique en tant qu'utilisateur. Les documents d'un projet sont visibles pour tout type de rôle.

Les projets Yuki offrent la possibilité d'accorder uniquement à certains utilisateurs l'accès aux documents du projet.

Exemple:

• Jan a un login, mais pas de rôle, il ne peut donc voir aucun document (seulement ceux qui lui sont liés).
• Jan n'a besoin de voir que les documents du projet.
• En donnant à Jan l'accès au Projet, il peut toujours voir les factures/documents qui y sont liés.

Les projets peuvent être protégés à différents niveaux :

• Tous les utilisateurs : tout utilisateur peut voir le projet (quel que soit son rôle).
• Tous les employés : tous les utilisateurs qui sont également définis comme employés ont accès au projet (quel que soit leur rôle).
• Direction : Tous les utilisateurs ayant le rôle « Direction » ont accès au Projet.
• Gestionnaire + Membres : Seuls l'administrateur et les membres (utilisateurs) qui ont été configurés ont accès au Projet. (Le comptable ne verra plus ce projet, sauf si « yuki » est ajouté en tant que membre.)

Si un utilisateur n'a pas accès à un projet particulier, il ne pourra trouver ce projet nulle part.

L'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations ultérieurement. Lorsqu'un projet est créé par un employé de BO (comptable), l'administrateur sera « Yuki ». Si le responsable de projet n'est plus actif en tant qu'utilisateur, ces droits sont automatiquement transférés à tous les utilisateurs ayant le rôle « Direction » et propriétaire du domaine.

Budget

Si vous le souhaitez, vous pouvez préparer un budget. Cela peut vous aider à suivre vos chiffres actuels par rapport à ceux budgétés. Ceci est un budget pour toute la durée du projet, et non pas par année. Dans l'aperçu "marge de contribution" dans le menu des rapports vous pouvez activer des colonnes afin de voir le budget et la différence entre le chiffre actuel et le budget.  

Règle de reconnaissance

Autoriser l'affectation automatique : sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser la reconnaissance automatique des codes projets.

• Affectation automatique via le code de projet

Si votre code est clairement visible, unique et d'au moins 6 caractères, Yuki pourra le reconnaître lors du scan. Il est important de savoir qu'il doit toujours y avoir au moins un espace avant et après le code. Les documents sont alors automatiquement affectés au bon projet.

Assurez-vous que le code n'est pas trop long, ou qu'il peut être confondu avec d'autres numéros tels que numéro de TVA, numéro de facture, numéro de client.

• Affectation automatiquement par mail

Lorsque vous envoyez des documents par e-mail à votre administration, vous pouvez indiquer votre code de projet dans l'objet. Ce code doit comporter au moins 6 caractères. En tapant d'abord un '#' suivi de votre code de projet dans l'objet, Yuki liera le(s) document(s) joint(s) au bon projet.

Il n'est possible de joindre qu'un ou plusieurs documents à un même Projet.

Vous définissez ce code dans les paramètres du Projet, auquel vous accédez en cliquant sur le crayon dans le Projet.