Om een nieuw Project aan te maken open je de Projecten functionaliteit. Van zodra je een Project opmaakt komt deze in dit overzicht te staan. Het werken met projecten is mogelijk vanaf een Medium bundel.
Bekijk de video hier of lees de volledige uitleg hieronder:
Klik binnen dit overzicht op de + links bovenaan om een nieuw Project te creëren.
Het volgende scherm wordt geopend:
Gegevens
- Omschrijving: De naam van het Project (verplicht).
- Code: Een unieke referentie voor dit Project bestaande uit minstens 6 tekens. Deze code kan ervoor zorgen dat facturen automatisch toegewezen kunnen worden aan een Project.
- Startdatum: Datum vanaf wanneer het Project aangeroepen kan worden.
- Einddatum: Datum tot wanneer het Project aangeroepen kan worden.
- Administratie: Indien je domein meerdere administraties heeft, kan je de administratie kiezen.
- Relatie: Relatie waaraan je het Project wil linken.
- Tags: Tags die je kan toevoegen aan het Project. Op die manier kan je Projecten weer onderverdelen voor bijvoorbeeld Marketing, Rapportage, Intern of Projecten.
Budget
Indien gewenst kan je een budget opstellen. Dit kan je helpen om je actuele versus je gebudgetteerde cijfers op te volgen. Het ingestelde budget zal van toepassing zijn voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht 'Margebijdrage' (per Project) kan je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen.
Herkenningsregel
Je kan via de code die werd ingesteld bij Gegevens automatisch documenten linken aan Projecten.
Dit kan op 2 manieren:
- Factuur
Je kan de code toevoegen op een factuur zodat Yuki deze kan herkennen en de factuur vervolgens toevoegen aan het correcte Project.
Belangrijk hierbij is dat er steeds minimaal een spatie voor en achter de code dient te staan en dat deze duidelijk leesbaar is.
De documenten worden dan automatisch aan het juiste Project toegewezen.
Let wel goed op dat de code niet te lang is, of verward kan worden met andere nummers zoals btw nummer, factuurnummer, klantnummer.
Wil je je documenten per mail sturen? Top!
Door de opgegeven code als onderwerp te gebruiken voor de mail, voorafgegaan door een “#”, zal Yuki de mail en bijlage automatisch koppelen aan het desbetreffende Project.
Indien je dus gebruik wenst te maken van de automatische toewijzing, vink je deze optie aan.
Toegang
Het is mogelijk om per Project aan te geven wie de gegevens kan raadplegen. Dit om er voor te zorgen dat enkel degene die met het desbetreffende project betrokken zijn, de gegevens kunnen bekijken. Lees dit supportartikel rond de toegangsniveau van projecten.
Ieder Project heeft één beheerder. Deze beheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het Project kan aanpassen.
Notities
Tot slot kan je notities toe voegen. Deze zijn enkel zichtbaar voor zij die het Project kunnen benaderen en louter informatief.
Eens het Project werd aangemaakt kan je op de knop Bewaren links bovenaan klikken om zo de gegevens te bewaren en zal het Project te zien zijn in het overzicht van alle projecten.
De gegevens kunnen eveneens ten alle tijden alleen door de beheerder van het desbetreffende Project aangepast worden.