Nieuw Project aanmaken

Om een nieuw Project aan te maken open je de Projecten functionaliteit. Van zodra je een Project opmaakt komt deze in dit overzicht te staan. 

Klik binnen dit overzicht op de + links bovenaan om een nieuw Project te creëren.

Het volgende scherm wordt geopend: 

 Gegevens
 

• Omschrijving: De naam van het Project (verplicht).
• Code: Een unieke referentie voor dit Project bestaande uit minstens 6 tekens. Deze code kan ervoor zorgen dat facturen automatisch toegewezen kunnen worden aan een Project. 
• Startdatum: Datum vanaf wanneer het Project aangeroepen kan worden.
• Einddatum: Datum tot wanneer het Project aangeroepen kan worden.
• Administratie: Indien je domein meerdere administraties heeft, kan je de administratie kiezen.
• Relatie: Relatie waaraan je het Project wil linken.
• Tags: Tags die je kan toevoegen aan het Project. Op die manier kan je Projecten weer onderverdelen voor bijvoorbeeld Marketing, Rapportage, Intern of Projecten. 

Budget

Indien gewenst kan je een budget opstellen. Dit kan je helpen om je actuele versus je gebudgetteerde cijfers op te volgen. Het ingestelde budget zal van toepassing zijn voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht 'Margebijdrage' (per Project) kan je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 

Herkenningsregel

Je kan via de code die werd ingesteld bij Gegevens automatisch documenten linken aan Projecten.

Dit kan op 2 manieren:
 

• Factuur

Je kan de code toevoegen op een factuur zodat Yuki deze kan herkennen en de factuur vervolgens toevoegen aan het correcte Project.

Belangrijk hierbij is dat er steeds minimaal een spatie voor en achter de code dient te staan en dat deze duidelijk leesbaar is.

De documenten worden dan automatisch aan het juiste Project toegewezen.

Let wel goed op dat de code niet te lang is, of verward kan worden met andere nummers zoals btw nummer, factuurnummer, klantnummer.

• E-mail

Wil je je documenten per mail sturen? Top!

Door de opgegeven code als onderwerp te gebruiken voor de mail, voorafgegaan door een “#”, zal Yuki de mail en bijlage automatisch koppelen aan het desbetreffende Project.

 
Indien je dus gebruik wenst te maken van de automatische toewijzing, vink je deze optie aan.

Toegang

Het is mogelijk om per Project aan te geven wie de gegevens kan raadplegen. Dit om er voor te zorgen dat enkel degene die met het desbetreffende project betrokken zijn, de gegevens kunnen bekijken.

Gebruikers die geen toegang hebben tot het Project, zullen deze ook niet zien in het overzicht van alle Projecten.

Ieder Project heeft een beheerder. Deze beheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het Project mag aanpassen. Is de projectbeheerder niet langer actief als gebruiker dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en naar de eigenaar (met de rol 'Directie') van het domein.

De beveiliging kan ingesteld worden en na aanmaak van het Project worden aangepast. 

• Alle gebruikers: Dit zijn alle gebruikers met toegang tot het domein. Iedereen kan dit Project en diens gegevens bijgevolg raadplegen.

• Alle werknemers: Enkel gebruikers die eveneens aangemaakt zijn als werknemer kunnen dit Project raadplegen.

• Directie: Enkel gebruikers met de rol “directie” kunnen dit Project raadplegen.

• Beheerder + Leden: Dit is de meest specifieke rol aangezien we hier gericht personen kunnen selecteren die het Project kunnen inkijken. De beheerder is steeds de persoon die het Project heeft aangemaakt, al kan dit achteraf worden aangepast. De leden worden ingegeven door de beheerder en dienen gesplitst te worden via een “;” .
  Bijvoorbeeld: Jeroen; Casper; Ellen
  
  Zo zullen de beheerder en de leden (in dit geval Jeroen, Casper en Ellen) toegang hebben tot het desbetreffende Project.

Notities

Tot slot kan je notities toe voegen. Deze zijn enkel zichtbaar voor zij die het Project kunnen benaderen en louter informatief.

Eens het Project werd aangemaakt kan je op de knop Bewaren links bovenaan klikken om zo de gegevens te bewaren en zal het Project te zien zijn in het overzicht van alle projecten.

De gegevens kunnen eveneens ten alle tijden alleen door de beheerder van het desbetreffende Project aangepast worden.