Automatische btw-centralisatie

De automatische btw-centralisatie kan gebruikt worden voor boekjaren die starten in 2019. Deze functionaliteit vind je terug onder BO (Backoffice) in het zijmenu bij ‘Btw-aangifte’. Hier zie je in de grijze balk bovenaan de knop ‘Btw-centralisatie’.

Om gedurende het boekjaar automatisch btw-aangiftes te kunnen vullen, boekt Yuki alle btw op de wachtrekeningen 494000 t.e.m. 494400. Bij het sluiten van een aangifte boekt Yuki deze btw-wachtrekeningen tegen op de 'Spiegelrekening btw-aangiften' (494500). Wanneer het boekjaar afgesloten dient te worden of je een balans uit Yuki wil ophalen dien je deze wachtrekeningen tegen te boeken. Dit kan je automatisch door Yuki laten doen via de knop 'Btw-centralisatie' die je kan vinden in het overzicht met alle btw-aangiftes.

Hoe ga je te werk

Wanneer je op de knop klikt om naar de btw-centralisatie te gaan zal je onderstaand scherm te zien krijgen. Hier heb je de mogelijkheid om een administratie in het huidige domein te kiezen alsook het boekjaar waarvoor je de centralisatie wil uitvoeren. Tot slot kies je ook t.e.m. welke btw-periode je de boekingen wil laten aanmaken door Yuki. 

Kies hier een boekjaar en een btw-periode tot waar er gecentraliseerd mag worden.
Na het klikken op de knop ‘Begin’ zorgt Yuki ervoor dat er drie boekingen gegenereerd worden. Deze boekingen zijn:

• het salderen van de btw-wachtrekeningen (494000 t.e.m. 494400) en de Spiegelrekening btw-aangiften (494500) op de laatste dag van de gekozen btw-periode;
• het overboeken van het btw-saldo op de Rekening courant Btw (494900) naar Te ontvangen btw (411000) of Te betalen btw (451000) op de laatste dag van de gekozen btw-periode;
• het terugdraaien van deze tweede boeking, op de eerste dag na de centralisatieboeking, zodat het saldo aan de btw-administratie terug op de Rekening courant btw staat op de eerste dag na de gekozen btw-periode.

Je kan deze diverse posten terug vinden onder de 'BO (Backoffice)' in het zijmenu bij ‘Diverse posten’

Nota: de som van de saldi op de btw-wachtrekeningen en de overboekingsrekening btw-aangiftes zal steeds gelijk zijn aan nul, aangezien Yuki sinds 1 januari 2019 er automatisch voor zorgt dat de btw-wachtrekening gevuld wordt in dezelfde aangifteperiode als waarin de spiegeling gebeurt.

Je kan de reeds gegenereerde btw-centralisatie boekingen ongedaan maken door onderaan op de knop ‘Ongedaan maken’ te klikken. De drie diverse posten zullen dan verwijderd worden.

De centralisatie kan je zo vaak uitvoeren als je wenst. Yuki zal ook de vorige boekingen overschrijven indien je opnieuw op 'Begin' klikt.

Yuki automatisch de centralisatie laten uitvoeren op het einde van het boekjaar

Naast manueel op de knop te klikken om de btw centralisatie boekingen te laten genereren, zal Yuki je ook vragen of de btw-centralisatie uitgevoerd moet worden wanneer je de laatste aangifte van een boekjaar sluit. Indien je hier kiest voor de optie 'Nee' zal Yuki geen centralisatie uitvoeren en de pagina verversen op de afgesloten btw-aangifte zoals voordien. Kies je voor 'Ja' zullen net zoals hierboven beschreven drie boekingen door Yuki worden aangemaakt. 

Ook wanneer de btw-centralisatie reeds werd uitgevoerd voor een bepaald boekjaar en je een btw-aangifte heropent, zal je hiervoor een waarschuwing krijgen. De automatisch gegenereerde boekingen zullen immers verwijderd worden. Nadien kan je deze gemakkelijk weer aanmaken door de aangifte opnieuw te sluiten of door zelf naar de pagina van de btw-centralisatie te gaan.

Tussentijds centraliseren

Je kan deze btw-centralisatie ook tussentijds gebruiken om in de loop van het jaar de btw-rekeningen op nul te zetten en het globale btw-saldo uit te drukken.
Weet dat er tegelijkertijd slechts 1 btw-centralisatie per boekjaar kan bestaan. Yuki zal m.a.w. de vorige tussentijdse btw-centralisatie ongedaan maken en deze saldi incorporeren in de nieuwe centralisatie die je laat genereren.

Voorbeeld
In een administratie met gelijklopend boekjaar laat ik Yuki de btw centraliseren na de eerste aangifte (31/3/2019). Wanneer ik op 30/6/2019 opnieuw een centralisatie genereer, zullen mijn eerste btw-centralisatie boekingen verwijderd worden en zal Yuki de btw-wachtrekeningen en overboekingsrekening btw-aangiftes van 1/1/2019 tot 30/6/2019 centraliseren. Het btw-saldo wordt op 30/6/2019 uitgedrukt en op 1/7/2019 wordt deze terug naar de Rekening courant Btw geboekt.

Opmerkingen

• Je krijgt de melding “We zijn er niet in geslaagd om alle bedragen over te boeken omdat de wachtrekeningen niet op nul vallen”, wat nu?

De automatische btw-centralisatie kan mogelijks niet alle btw-rekeningen salderen omdat er nog een 'onbekend' saldo op een wachtrekening staat.

Een mogelijke verklaring is dat er btw op facturen uit een vorige periode in de door jouw gekozen gecentraliseerde periode zijn opgenomen. Je zal dus het vermelde bedrag moeten gaan zoeken op één van de btw-wachtrekeningen en zelf manueel weg boeken.

Dit voorkomen we vanaf 2019 door bij dergelijke boekingen de tussenrekeningen 411020 en 451020 te gebruiken.

• Je kan uiteraard alleen een btw-centralisatie doen voor de gewenste periode indien de btw-aangiftes afgesloten zijn.
• Je kan de automatisch aangemaakte diverse posten boekingen zelf verwijderen maar het is best om deze door de tool te laten verwijderen of overschrijven.
• Indien je boekjaar niet zou eindigen op het einde van een btw-periode (bijv. 30/12) dan kan je wel gebruik maken van de tussentijdse btw centralisaties maar niet van de eindejaarscentralisatie. Deze zal je dus manueel moeten doen in dergelijke gevallen.
• Indien je een btw-centralisatie probeert uit te voeren over een periode die korter is dan één btw-aangifte periode zal het gebruik van de automatische btw-centralisatie niet lukken. In dergelijke gevallen dien je manueel de centralisatie te boeken. Vanaf de eerstvolgende btw-periode zal het wél mogelijk zijn om een centralisatie te gaan uitvoeren. Dit komt echter in de praktijk alleen voor na de eerst afgesloten btw-aangifte bij nieuw opgerichte vennootschappen.