Checklist indienen btw-aangifte

Op deze pagina kan je enkele handige checks terugvinden die je kan uitvoeren ter voorbereiding van het afsluit van een btw-aangifte. Bekijk zeker onze webinar waarin we onderstaande ook aantonen.

• 1. Boekingen controleren
• 2. Inconsistenties (rode driehoek)
• 3. Duplicaatfacturen
• 4. Btw-aangifte: lijst met facturen
• 5. Btw-aangifte: consistentie check
• 6. Btw-aangifte: controle overzicht
• 7. Optioneel
  • Verkoopfacturen check
  • Vraagposten.
  • Intresten en boeten btw inboeken.
  • Btw-herziening inboeken - rooster [61] en [62]
• 8. Btw-aangifte afsluiten
• 9. Extra
  • Terug te vorderen btw-saldo : ‘Aanvraag om terugbetaling’.
  • Klantenlisting

1. Boekingen controleren

Ga naar de tegel Backoffice en klik vervolgens op de knop Boekingen controleren.

Hier kun je zowel handmatig als automatisch geboekte facturen controleren en, indien nodig, een factuur openklikken zodat je deze kan aanpassen voordat je de btw-aangifte indient.

Tip 1: Controleer altijd automatisch geboekte facturen. Gebruik de filters 'automatisch verwerkt' en 'niet gecontroleerd' om deze te vinden.

Tip 2: Filter op 'Niet gecontroleerd' en gebruik de pijltjestoetsen en spatiebalk om snel door de facturen te gaan.

2. Inconsistenties (rode driehoek)

Een rode driehoek in je domein wijst op inconsistenties. Controleer zeker of er geen inconsistenties zijn die betrekking hebben op btw-transacties en los ze op voordat je de aangifte indient.

3. Duplicaatfacturen

Ga naar de tegel Backoffice en klik op op de knop Kwaliteitsmonitor. Hier kan je klikken op Aankoop / Verkoop en vervolgens op Dubbele aankoop-/ verkoopfacturen.

In deze lijst kan je de dubbele facturen nakijken die volgens de software mogelijks een duplicaat zijn. 

De volgende checks kan je terugvinden in de btw-aangifte zelf. 

4. Btw-aangifte: lijst met facturen

Ga naar de tegel Backoffice en klik op de knop Aangifte. Vervolgens open je de aangifte en kies je bovenaan voor de knop Lijst met facturen.





In deze lijst kan je nakijken welke facturen/transacties er al dan niet opgenomen zijn in de btw-aangifte.

Tip: De filter “Niet opgenomen uit dit tijdvak” toont aan welke zaken er niet zijn opgenomen. Niet correct? Kijk de boeking na en pas aan waar nodig. 

5. Btw-aangifte: consistentie check

Ga naar de tegel Backoffice, klik vervolgens op de knop Aangifte. Open de aangifte en kies bovenaan voor de knop Consistentiecheck.

In dit overzicht worden alle btw-codes per relatie weergegeven. Je kan deze lijst bekijken en, indien nodig, de boeking aanpassen.

6. Btw-aangifte: controle overzicht

Ga naar de tegel Backoffice, klik vervolgens op de knop Aangifte. Open de aangifte en kies bovenaan voor de knop Controle overzicht.

Hier vind je de dagboeken terug per btw-aangifte, wat je via dit overzicht kan nakijken ter controle.  

Tip: Gebruik onze eerste check “Boekingen controleren” hiervoor, deze lijst kan je opschonen.

7. Optioneel

Verkoopfacturen check

Je kan op 2 manieren de verkoopfacturen nakijken op volledigheid:

• Klik op de tegel Verkoop, klik op de knop Facturen en filter vervolgens op Alle verkoopfacturen.
  
  Hier kan je sorteren op factuurnummer om zo na te kijken of alle verkoopfacturen aanwezig zijn in de boekhouding.
  
  
  Tip: Je kan deze lijst downloaden in Excel en een hierop een formule loslaten.
  
  
• Klik op de tegel Archief en klik vervolgens op de map Verkoop.
  
  Je kan hier sorteren op referentie om zo na te kijken of alle verkoopfacturen aanwezig zijn in de boekhouding.
  
  

Vraagposten.

Bekijk de zaken die geboekt staan op vraagposten, want deze worden niet opgenomen in de btw-aangifte. De vraagposten kan je terugvinden via:

• Via de knop Kwaliteitsmonitor> Verwerking > Rapport ‘Vraagposten’
• Via de knop BO checklist > Vraagposten
• Via MAR grootboekrekening “499700 Vraagposten”

Intresten en boeten btw inboeken.

Indien er nalatigheidsintresten of boetes moeten ingeboekt worden voor de btw kan je dit best doen via een diverse post, waarbij je :

• crediteert op de “494900 Rekening courant btw”

• relatie : “Federale Overheidsdienst Financiën” meegeven

Tip: Bekijk zeker BO > Checklist > Belastingdienst. Hier kan je al jouw ingediende aangiftes afpunten. Hier worden ook de geboekte intresten en boetes weergegeven die geboekt werden op de relatie Federale Overheidsdienst Financiën

Btw-herziening inboeken - rooster [61] en [62]

Om een btw-herziening te laten verschijnen in het rooster [61] of [62] van de btw-aangifte moet je een diverse post aanmaken waarbij je boekt op de rekening “494400 Diverse btw-regularisaties”. 

8. Btw-aangifte afsluiten

Er zijn twee opties om een btw-aangifte in Yuki af te sluiten, Klaar om te verzamelen en Historisch. Beide opties zorgen ervoor dat er geen facturen en/of banktransacties meer opgenomen kunnen worden in deze btw-aangifte.

Klaar om te verzamelen

Via deze knop kan je btw-aangiftes indienen via een btw-verzamelbestand. Een verzamelbestand is één xml met meerdere btw-aangiftes die je in één keer kan opladen op Intervat. 

Dit verzamelbestand kan je terug vinden op het portaal (onder Workflow > Belastingen), hier kan je alle btw-aangiftes aanduiden die je in één keer samen wil indienen op Intervat. 

Tip: Duid op het portaal aan dat je deze btw-aangiftes hebt ingediend op Intervat, zo zullen ze allemaal individueel de status “Historisch” krijgen.

Wanneer een btw-aangifte de status 'Aangemerkt om verzameld te worden' heeft, kunnen er hoe dan ook géén wijzigingen meer gebeuren in de btw-vakken van deze aangifte!

Historisch

Via deze knop zal je een apart XML bestand kunnen downloaden voor de desbetreffende btw-aangifte. Hier krijgt de aangifte onmiddellijk de status “Historisch”. 

9. Extra

Terug te vorderen btw-saldo : ‘Aanvraag om terugbetaling’.

Op de btw-aangifte kan je zelf aanvinken indien je het saldo wenst terug te krijgen van de Administratie.  

Klantenlisting

Bij de laatste btw-aangifte van het jaar zal je de mogelijkheid hebben om zelf aan te duiden indien het gaat om een nihil klantenlisting.