La répartition des fonctions des employés du back-office est déterminée par les rôles de ces employés au niveau du portail et du domaine.


Une fois l'utilisateur (employé de bureau) créé dans le portail, un utilisateur avec le rôle « Administrateur du portail » peut modifier le rôle de l'utilisateur ou attribuer des rôles supplémentaires si nécessaire.


Rôles de back office dans le portail

Pour modifier le rôle d'un utilisateur ou lui attribuer des rôles supplémentaires, cliquez depuis votre bureau du portail back office sur Gestion puis sur Utilisateurs.


L'écran suivant s'ouvrira :


Cliquez sur le nom d'un utilisateur puis dans l'écran qui s'ouvre dans la section Profil sur le bouton Modifier.


Les rôles back-office suivants ont été définis pour le portail :


Portail back-office

Un employé de bureau qui est responsable du traitement des transactions. Il dispose des droits suivants :

  • autorisations pour créer de nouveaux domaines
  • accès à tous les domaines dont l'accès n'est pas protégé.
  • accès au workflow de ces domaines
  • accéder aux questions de ces domaines
  • accès aux informations personnelles concernant la productivité et la qualité.

Dans le tableau de bord du portail, cette personne ne verra que le workflow des domaines où elle est configurée en tant que responsable BO.


Administrateur du portail

Cet employé a tous les droits d'un back office Portal et les suivants :


  • droits de créer de nouveaux utilisateurs dans le portail et de modifier les rôles.
  • autorisations d'attribuer des domaines aux employés de bureau.
  • accès à tous les domaines (workflow de tous les utilisateurs) pour effectuer le travail de back office
  • La possibilité de consulter des aperçus incluant la productivité, la qualité et les activités par domaine. Cela peut être utile pour les analyses au niveau du bureau.


Contrôleur back office du portail

Si vous ajoutez ce rôle à un employé, il peut toujours effectuer et ajuster des entrées dans tous les domaines du portail lorsqu'un exercice/période d'une administration est bloqué.


Saisie des données du portail

Un employé de saisie de données du portail n'a accès qu'aux domaines dont l'accès n'a pas été protégé. Ils ne pourront effectuer des travaux de saisie de données que dans un domaine, ce qui signifie qu'ils ne pourront pas gérer les documents dans le flux de travail. Après traitement, ces documents reçoivent le statut 'Saisie terminée' afin qu'ils puissent toujours être contrôlés. Cela peut être intéressant pour les stagiaires ou les employés qui viennent de terminer leurs études.


Utilisateur invité du portail- À partir du 2/09, vous ne pourrez plus ajouter ce rôle !

Dans le portail, un utilisateur invité ne pourra voir que les domaines auxquels il a accès, c'est-à-dire uniquement les domaines où cette personne est configurée en tant que responsable back office, backup ou contrôleur. En pratique, cela peut être utilisé pour donner un Accès BO (entrepreneur),  l'accès aux droits de back-office d'un domaine pour le traitement des transactions.

Ce qui précède s'appliquera toujours aux utilisateurs invités actuels du portail, mais il n'est plus possible de créer de nouveaux utilisateurs invité du portail au niveau de votre portail BO. Pour plus d'informations sur la nouvelle fonctionnalité d'Accès BO pour les entrepreneurs, veuillez vous référer à cette page d'aide :




Rôles de back office pour l'accès au domaine


Pour affecter un utilisateur à un domaine, cliquez depuis votre bureau du portail back office sur Gestion puis sur Domaines. Dans l'aperçu des domaines maintenant ouvert, cliquez sur le nom d'un domaine, puis cliquez sur le bouton Modifier dans la section Domaine.




Les personnes suivantes peuvent être affectées à chaque domaine Yuki :


Responsable BO : responsable du traitement de toutes les administrations du domaine.

Backup BO : si le responsable BO est absent, le backup peut intervenir pour mettre à jour le flux de travail au quotidien.

Contrôleur BO : la personne qui est chargée de vérifier et de clôturer les déclarations de TVA et de clôturer l'exercice.

Directeur BO : en pratique, le responsable du bureau est placé ici.


Pour une description détaillée de l'affectation d'un utilisateur à plusieurs domaines à la fois, consultez l'article Attribuer un collaborateur à des domaines en bloc.