Backoffice rollen toekennen of wijzigen

De functieverdeling van de backoffice medewerkers wordt bepaald door de rollen die deze medewerkers hebben op portaal- en domeinniveau.

Nadat de gebruiker (kantoormedewerker) in het portaal is aangemaakt kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' indien nodig de rol van de gebruiker wijzigen of extra rollen toekennen. 

Backoffice rollen in portaal

Om de rol van een gebruiker te wijzigen of extra rollen toe te kennen, klik je vanuit je desktop van het backoffice portaal op Beheer en vervolgens op Gebruikers. 

Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de naam van een gebruiker en vervolgens in het nu geopende scherm in de sectie Profiel op de knop Bewerken.

Voor het portaal zijn de volgende backoffice rollen gedefinieerd:

Portaal backoffice

Een kantoormedewerker die instaat voor de verwerking van de transacties. Deze heeft de volgende rechten:

• rechten om nieuwe domeinen aan te maken
• toegang tot alle domeinen waarvan de toegang niet werd afgeschermd.  
• toegang tot de workflow van die domeinen
• toegang tot vragen van die domeinen
• toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit.

Deze persoon zal in het dashboard van het portaal enkel de workflow zien van de domeinen waar hij/zij ingesteld staat als BO verantwoordelijke. 

Portaalbeheerder

Deze medewerker heeft alle rechten van een Portaal backoffice en onderstaande: 

• rechten om nieuwe gebruikers in het portaal aan te maken en rollen te wijzigen.
• rechten om domeinen toe te wijzen aan de kantoormedewerkers.
• toegang tot alle domeinen (workflow van alle gebruikers) om backoffice werk te doen
• De mogelijkheid om overzichten raad te plegen waaronder productiviteit, kwaliteit en werkzaamheden per domein. Dit kan handig zijn voor analyses op kantoorniveau.

Portaal backoffice controller

Voeg je deze rol, toe aan een medewerker dan kan deze in alle domeinen binnen het portaal wanneer een boekjaar/periode van een administratie is geblokkeerd, alsnog boekingen maken en aanpassen.

Portaal data-entry

Een portaal data-entry medewerker heeft enkel toegang tot de domeinen waarvan de toegang niet werd afgeschermd. Zij zullen enkel data-entry werk kunnen doen in een domein wat inhoudt dat ze de documenten in de workflow niet zelf kunnen afhandelen. Nadat deze gebruiker het document heeft afgehandeld om het volgende document in de workflow handmatig aan te vullen, gaat het verwerkte document nog een keer door de IDR waarna het vervolgens automatisch door Yuki op 'Afgehandeld' kan worden gezet. Het document verdwijnt hierdoor automatisch uit de workflow.  Deze functionaliteit is standaard geactiveerd in Yuki. Door deze uit te schakelen zorg je ervoor dat de documenten ingeboekt door een medewerker met de rol Portaal Data-entry in de workflow blijven staan zodat deze nog gecontroleerd en vervolgens afgehandeld kunnen worden. Deze instelling kan je beheren in de Portaal instellingen. 

Portaal gastgebruiker - Vanaf 2/09 zal je deze rol niet meer kunnen toevoegen! 

In het portaal zal een gastgebruiker enkel de domeinen kunnen zien waar deze toegang tot heeft, m.a.w. enkel de domeinen waar deze persoon ingesteld staat als backoffice verantwoordelijke, back-up of controller. In praktijk kan dit gebruikt worden om een zelfboeker (ondernemer) toegang te geven tot de backoffice rechten van een domein voor de verwerking van de transacties.  

Voor de huidige portaal gastgebruikers zal bovenstaande nog gelden. Meer informatie over de vernieuwde functionaliteit Zelfboeken, kan je deze help pagina raadplegen:

• Wat zijn de stappen om de functionaliteit Zelfboeken te activeren?

Backoffice rollen in domein

Om een gebruiker aan een domein toe wijzen, klik je vanuit je desktop van het backoffice portaal op Beheer en vervolgens op Domeinen. In het nu geopende overzicht van domeinen klik je op de naam van een domein en vervolgens in de sectie Domein op de knop Bewerken.

Aan elk Yuki domein kunnen de volgende personen worden toegewezen:

• BO verantwoordelijke: verantwoordelijk voor de verwerking van alle administraties binnen het domein.
• BO back-up: indien de BO verantwoordelijke afwezig is, kan de back-up inspringen om dagdagelijks de workflow bij te werken.  
• BO controller: de persoon die instaat voor de controle en afsluit van de btw-aangiftes en afsluit van het boekjaar.  
• BO account manager: in praktijk wordt hier de zaakvoerder van het kantoor geplaatst.

Voor een uitgebreide beschrijving van het in één keer toewijzen van een gebruiker aan meerdere domeinen zie artikel Medewerker in bulk toewijzen aan domeinen.