Mettre en place les conditions générales (et l'accord de traitement)

Termes et conditions

Avec l'avènement du RGPD, il était nécessaire de renouveler les conditions générales conformes aux dernières lois et et réglementations européennes en matière de confidentialité.

• Accord de traitement avec le client (entrepreneur)
• Conditions d'utilisation et accord de traitement des addenda avec Yuki

Seul un utilisateur ayant le rôle « Administrateur du portail » peut consulter, imprimer et/ou télécharger les termes et conditions et les accords de traitement. Ils restent toujours disponibles dans le portail. Un utilisateur ayant le rôle 'Back office portail' n'a pas accès aux conditions générales et aux accords de traitement dans le portail et les domaines.

Depuis votre bureau du portail back-office, cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite de votre écran.

Cliquez ensuite sur Conditions générales dans la fenêtre qui s'ouvre maintenant.

L'écran suivant s'ouvre:

Accord de traitement avec le client (entrepreneur)

En tant que (sous-) traitant, le bureau comptable est chargé de conclure son propre accord de traitement avec le client (entrepreneur). L'accord de traitement avec le client doit être confirmé par le signataire autorisé. Seul le propriétaire d'un domaine ou un utilisateur ayant le rôle 'Direction' est autorisé à signer.

Dès que le client a confirmé/signé l'accord, un e-mail avec l'accord signé sera envoyé à l'adresse e-mail du cabinet d'expertise comptable. Cet e-mail est bien entendu également envoyé au client.

Vous pouvez charger votre propre accord ou un exemple d'accord Yuki pour que vos clients le signent.

• Chargez votre propre accord de traitement

Pour mettre votre propre accord de traitement à la disposition de tous les propriétaires ou utilisateurs ayant le rôle « Direction » dans les domaines du portail, cliquez sur le bouton Charger. L'accord ne peut être chargé qu'au format PDF.

• Exemple d'accord de traitement Yuki

Pour utiliser l'accord de traitement d'échantillon Yuki, cliquez sur le lien Télécharger l'accord de traitement d'échantillon Yuki.

L'exemple de document (au format Word) est téléchargé immédiatement. Après avoir traité vos propres données dans cet exemple, chargez l'accord modifié comme décrit ci-dessus sous « charger votre propre accord ». L'accord personnalisé ne peut être chargé qu'au format PDF.

L'accord de traitement avec le client ne peut être chargé qu'une seule fois. Si vous souhaitez modifier l'accord chargé, veuillez contacter le support Yuki.

Après le chargement, l'accord de traitement est immédiatement proposé pour signature via une fenêtre contextuelle aux propriétaires de tous vos domaines et à tous les utilisateurs ayant le rôle « Direction ».

Conditions d'utilisation et accord de traitement des addenda avec Yuki

En tant que (sous) traitant, Yuki a également la responsabilité de conclure un accord de traitement avec des partenaires. Cet accord contient les accords conclus concernant le traitement des données personnelles, la procédure en cas de fuite de données, le droit d'audit et les mesures de sécurité techniques et organisationnelles qui ont été prises dans le logiciel.

Cliquez sur Afficher pour le consulter, l'imprimer et / ou le télécharger.

L'accord de traitement avec Yuki (Addenda sur le traitement des données) doit être confirmé par le signataire autorisé. Seul un utilisateur ayant le rôle « Administrateur du portail » est autorisé à signer. Vous confirmez l'accord de traitement en cochant la case devant la ligne : J'ai lu et j'accepte l'accord  de traitement des données en tant que signataire autorisé au nom de ... puis en cliquant sur le bouton Confirmer.

Cliquez sur l'Accord du processeur GDPR pour le visualiser, l'imprimer et / ou le télécharger et le confirmer s'il n'a pas encore été confirmé.

L'écran suivant s'ouvrira dans lequel le signataire autorisé pourra le confirmer en entrant le mot de passe.

Après cela, vous recevrez un e-mail avec l'accord signé, qui sera envoyé à l'adresse e-mail avec laquelle vous vous êtes connecté. Cet e-mail sera bien entendu également envoyé à Yuki.

Dans l'écran ci-dessous, vous pouvez voir que l'addendum de traitement des données Yuki a été lu et accepté et ne peut désormais que être consulté .