Avec l'application Yuki Mobile sur votre Smartphone, vous pouvez livrer des documents (par exemple des reçus et des factures) directement et les faire traiter dans votre administration.
TIP!
L'application Yuki Mobile pour iPhone peut être téléchargée gratuitement sur l'App Store d'Apple.
L'application Yuki Mobile pour Android peut être téléchargée gratuitement sur le Google Play App Store .
Suivez les étapes suivantes pour soumettre un document via votre application Yuki Mobile :
- Choisissez le document que vous souhaitez télécharger
- Si nécessaire, modifier le document avant de le soumettre
- Télécharger le document
La manière dont vous scannez puis téléchargez des documents dans l'application Yuki Assistant a été remplacée par un nouveau flux d'envoi. Une différence importante est que vous pouvez scanner tous les documents ayant le même mode de paiement en 1 seul lot, après quoi ils arriveront dans le flux de travail (workflow) en tant que documents distincts. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des pages supplémentaires à chaque document immédiatement après avoir scanné votre première page.
- Scannez vos factures ou reçus par mode de paiement.
Astuce : La reconnaissance intelligente de l'application recadrera automatiquement le document. Sachez que vous pouvez toujours corriger le cadrage dans l'application elle-même. Pour un résultat optimal, nous vous recommandons de ne pas prendre la photo trop près du ticket.
Iphone
Android
- Si vous souhaitez scanner plusieurs pages pour 1 facture ou reçu, et télécharger une pièce jointe de plusieurs pages dans votre dossier, vous pouvez appuyer avec votre doigt sur l'image dans le cadre bleu.
- Un écran apparaîtra alors, dans lequel vous pourrez scanner des pages supplémentaires via l'icône plusou les sélectionner parmi les fichiers de votre smartphone. De cette façon, vous regroupez plusieurs pages en 1 seul fichier.
Après cette action, vous pouvez voir le nombre de pages affichées à l’écran et ajouter des pages supplémentaires à tout moment en appuyant à nouveau sur le cadre bleu.
- Via le bouton « Modifier les détails du document », vous pouvez ajouter des informations supplémentaires qui ne figurent pas sur le reçu ou la facture, telles que la relation (contact) si cela n'est pas clair sur le ticket, le type de déclaration ou des notes. Les données qui figurent déjà sur le reçu ou la facture ne sont pas automatiquement remplies dans cette vue, mais seront lues automatiquement par la suite dans Yuki même lors du traitement. Il n'est donc pas nécessaire de remplir des données déjà visibles sur le document, telles que le montant, la devise et la date. Attention : le champ Projet n'est visible que si vous disposez d'un abonnement Medium ou supérieur.
Ensuite, vous pouvez indiquer le mode de paiement applicable aux reçus ou factures scannés et ainsi télécharger les fichiers dans le dossier.
Pourqoi ne puis-je pas sélectionner 'Espèces' comme mode de paiement?
Si la 1ère option est cochée dans l'administration, il est normal que le mode de paiement 'Espèces' ne soit pas visible. Si vous travaillez avec un brouillard de caisse (feuille de caisse), le but n'est pas de lettrer directement une facture en 'Espèces'. Le traitement des espèces se fait alors entièrement via le brouillard de caisse lui-même.
Vous pouvez suivre la procédure suivante à cet effet :
Téléchargez la facture avec le mode de paiement "virement bancaire".
Comptabilisez la facture : Laissez la facture ouverte sur le compte tiers (Clients/Fournisseurs), avec le mode de paiement "à payer par virement bancaire".
Complétez le brouillard de caisse : Ouvrez le brouillard de caisse et encodez les mouvements (recettes et dépenses).
Liez le paiement : Sur le brouillard de caisse, ajoutez une ligne de type 'Paiement' et liez-la à la facture ouverte. La facture sera alors automatiquement lettrée et marquée comme payée.
De cette façon, votre comptabilité reste juste et tous les paiements en espèces sont traités correctement. Vous souhaitez pouvoir sélectionner directement le mode de paiement 'Espèces' ? Cela n'est possible que via le 2ème paramètre de caisse.