Créer un nouveau projet

Cliquez sur l'icône du Projets dans la barre d'outils pour créer des projets.

Ceci vous amène à la vue d'ensemble du fonctionnalité de projet. Dès que vous préparez un Projet, celui-ci apparaîtra dans cet aperçu. Cliquez sur le signe+ en haut pour créer un nouveau Projet.

L’écran suivant sera ouvert:

Les données

• Description: Nom du Projet (obligatoire)
• Code: Une référence unique pour ce Projet composé d'au moins 6 caractères.
• Date de début: Date à partir de laquelle le Projet peut être débuté.
• Date de fin: Date jusqu'à laquelle le Projet prendra fin.
• Entreprise: Si votre domaine a plusieurs administrations, vous pouvez choisir l’administration.
• Contact: Relation à laquelle vous souhaitez lier le Projet.
• Tags: Tags que vous pouvez ajouter au Projet. Ceci vous permet de pouvoir sous-classifier vos projets par exemple en Marketing, Interne, Projets, etc. 

Budget

Si vous le souhaitez, vous pouvez préparer un budget. Cela peut vous aider à suivre vos chiffres actuels par rapport à ceux budgétés. Ceci est un budget pour toute la durée du projet, et non pas par année. Dans l'aperçu "marge de contribution" dans le menu des rapports vous pouvez activer des colonnes afin de voir le budget et la différence entre le chiffre actuel et le budget.  

Règle de reconnaissance

Vous pouvez automatiquement lier des documents aux fichiers via le code défini dans les Données.

Ceci est possible de 2 manières:

• Facture

Vous pouvez ajouter le code sur une facture pour que Yuki puisse le reconnaître, puis ajouter la facture au bon Projet.

Il est important de savoir qu'il doit toujours y avoir au moins un espace avant et après le code et qu'il est clairement lisible.

Les documents sont ensuite automatiquement affectés au bon Projet.

Faites attention à ce que le code ne soit pas trop long ou qu'il puisse être confondu avec d'autres numéros tels que le numéro de TVA, le numéro de facture, le numéro de client.

• Email

Voulez-vous envoyer vos documents par courrier numérique ? Génial!

En utilisant le code spécifié comme objet du courrier, précédé d'un "#", Yuki liera automatiquement le courrier et la pièce jointe au Projet correspondant.

Donc, si vous souhaitez utiliser l'affectation automatique, cochez cette option.

Acces

Il est possible d'indiquer par Projet qui peut consulter les données. Cela permet de s'assurer que seules les personnes impliquées dans le projet concerné peuvent visualiser les données.

Les utilisateurs n'ayant pas accès au fichier ne le verront pas dans la vue d'ensemble de tous les Projets.

Chaque Projet a un gestionnaire. Le gestionnaire est le seul à avoir les droits d'ajuster les données de base d'un Projet. Lorsqu'un Projet est crée par un utilisateur Back-office (coté BO/comptable), celui-ci sera indiqué comme gestionnaire "Yuki". Si le gestionnaire n'est plus un utilisateurs actif, les droits seront automatiquement transmis à tous les utilisateurs ayant un rôle de "Direction" ainsi qu'au propriétaire du domaine. 

La sécurité peut être définie et ajustée après la création du Projet.

• Tous les utilisateurs: Ce sont tous les utilisateurs ayant accès au domaine. Tout le monde peut donc consulter ce Projet et ses données.

• Tous les employés: Seuls les utilisateurs également créés en tant qu'employés peuvent consulter ce Projet.

• Direction: Seuls les utilisateurs ayant le rôle de "direction" peuvent consulter ce Projet.

• Gestionnaire + Membres: Il s'agit du rôle le plus spécifique car nous pouvons sélectionner ici les personnes qui peuvent consulter le Projet. Le responsable est toujours la personne qui a créé le Projet, bien que cela puisse être ajusté par la suite. Les membres sont entrés par le gestionnaire et doivent être scindés via un ";".

Par exemple: Aïcha; Roxanne; Ariane

Le gestionnaire et les membres (dans ce cas, Aïcha, Roxanne et Ariane) auront accès au Projet correspondant.

Notes

Enfin, vous pouvez ajouter des notes. Celles-ci ne sont visibles que par ceux qui peuvent accéder au fichier et sont purement informatives.

Une fois le fichier créé, vous pouvez cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en haut à gauche pour enregistrer les données. Le Projet apparaîtra dans la vue d'ensemble de tous les Projets.

Les données peuvent également être modifiées à tout moment par le responsable du Projet correspondant.