Attribuez et gérez des transactions analytiques en masse

Toutes les transactions traitées dans une administration peuvent être automatiquement affectées aux valeurs créées dans la vue analytique sur la base d'une demande en masse.

Une demande en masse peut être créée :

• lors de la création d'une vue analytique
• après avoir modifié une vue analytique
• après avoir créé ou modifié un champ d'application, une règle d'attribution ou une valeur
• pour les transaction restantes à attribuer dans l'aperçu 'À répartir'.

Seul un utilisateur avec le rôle 'Administrateur du portail', 'Portail Back Office', 'Direction', 'Administration financière' ou 'Comptable externe' peut attribuer automatiquement des transactions en masse.

Comment attribuer des transactions en masse :

Cliquez sur l'icône Finance dans la barre de navigation puis sur Comptabilité analytique.

Cliquez sur la description de la vue analytique pour laquelle vous souhaitez affecter des transactions en masse, cliquez sur le bouton actions supplémentaire, puis sur Attribuer des transactions en masse dans le menu.

L'écran suivant s'ouvrira :

• Administration

Si la vue analytique a été créée pour toutes les administrations, vous pouvez choisir ici l'administration pour laquelle les transactions doivent être automatiquement attribuées en masse.

• Période (obligatoire)

Déterminez ici à partir de quelle date et jusqu'à quelle date les transactions doivent être affectées à votre vue analytique.

• Mode d'affectation (obligatoire) :

• Toutes les transactions

Toutes les transactions qui, pour la période choisie, entrent dans le(s) champ(s)  d'application indiqué(s) de la vue analytique et répondent aux critères d'entrée d'une règle d'attribution.

ATTENTION!

Toutes les transactions attribuées manuellement à une valeur par vous-même seront écrasées.

• Toutes les transactions sauf celles attribuées manuellement

Toutes les transactions de la période sélectionnée qui entrent dans le(s) champ(s) spécifié(s) de la vue analytique et qui répondent aux critères d'entrée d'une règle d'attribution, à l'exception de celles qui ont déjà été manuellement attribuées à une valeur par vous-même.

• Uniquement les transactions « assignables »

Uniquement les transactions qui entrent dans le(s) champ(s) spécifié(s) de la vue analytique pour la période sélectionnée mais qui ne répondent pas actuellement aux critères d'entrée d'une règle d'attribution et qui, par conséquent, n'ont pas encore été assignées à une valeur.

Comment gérer les transactions :

Afficher les transactions en masse

Dans la vue analytique, cliquez sur le bouton Actions supplémentaires, puis choisissez Afficher les transactions en masse.

Cliquez sur le numéro d'identification de la demande ou utilisez les 3 points à la fin de la ligne pour choisir Afficher les transactions afin de visualiser les transactions incluses dans cette demande groupée. 

Affectation de la transaction manuellement

À partir de la notification dans votre vue analytique, cliquez sur Transactions assignées. 

Survolez la transaction souhaitée à l'arrière et cliquez sur Attribuer :

L'écran suivant s'ouvrira :

Indiquez si vous souhaitez attribuer la transaction à une valeur ou à une clé de répartition.

Sélectionnez ensuite la valeur ou la clé de répartition à laquelle la transaction doit être Attribuer, puis cliquez sur le bouton Attribuer.

Pour répartir le montant analytique de la transaction entre plusieurs valeurs, cliquez sur le bouton Ajouter une valeur analytique. Sélectionnez les valeurs sur lesquelles le montant doit être réparti et modifiez les montants.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Affecter lorsque le total des montants affectés aux différentes valeurs correspond au montant total de la transaction. 

Voir la transaction

Ouvrez la vue A attribuer, passez votre souris sur la ligne de la transaction concernée, cliquez sur le bouton avec les trois points puis sur l'option de menu Voir la transaction dans le menu déroulant.

Vous vous retrouverez alors dans la transaction correspondante.