Notes de frais

Yuki a crée un formulaire permettant aux utilisateurs d'introduire et déclarer des frais qui ont été payé en privé. Ce formulaire peut être utilisé afin de: 

ne pas devoir introduire l'ensemble de petites preuves de paiements/notes de frais mais au contraire les introduire en une fois pour gagner du temps (éviter le scanning). 

donner aux employés la possibilité d'introduire leurs notes de frais de façon digitale 

Les notes de frais peuvent être introduites uniquement par les employés et les utilisateurs ayant un rôle de Direction. 

Seules les utilisateurs ayant un rôle de Direction peuvent envoyer leurs notes de frais afin que celles-ci se retrouvent dans la liste de payements (si ce module est utilisé).  

Une note de frais traitée est archivée par employé dans l'archive dans le classeur "Ressources Humaines". A ce moment-là, Yuki crée une transaction ouverte au niveau du compte courant (CC) Personnel. 

Le formulaire peut être crée à deux endroits différents dans Yuki: 

• Dans la sphère Ressources Humaines, cliquez sur Notes de frais sous le menu Actions à gauche. 
• Dans la sphère Yuki Courrier, cliquez sur Notes de frais sous le menu Formulaires à gauche.

L'écran suivant s'ouvre: 

Dans cet écran, spécifiez les détails des frais en remplissant les champs suivants: 

• Entreprise: ce champ sera uniquement visible dans le cas ou le domaine est composé de plusieurs administrations dans Yuki.   
• Employé: sélectionnez l'employé à qui la note de frais devra être remboursée. L'employé doit être existant au sein de Yuki (si tel n'est pas le cas, veuillez d'abord créer l'employé dans la sphère RH). 
• Compte bancaire: numéro de compte sur lequel les frais doivent être remboursés 
• Description: une brève description des frais. Cette description sera également le titre du document qui sera crée dans l'archive.  
• Dates: purement informatif

Sauvegarder ou envoyer la note de frais. 

Une fois la note de frais crée, vous pouvez la sauvegarder (en brouillon). Dans ce cas, celle-ci ne sera pas encore traitée. Une fois que la déclaration est prête à l'envoi, cliquez sur Envoyer. A ce moment-là, la note de frais sera envoyé pour traitement administratif et comptable automatique.  

Comptabilisation d'une note de frais

Lorsqu'un employé d'une administration est également indiqué dans Yuki comme Propriétaire, Actionnaire, Directeur ou participant dans une administration, la note de frais ne sera pas comptabilisée sur le Compte Courant Personnel: 

• Pour une société Indépendante, une société en nom collectif (SNC) et une société civile professionnelle, les notes de frais des propriétaires, des actionnaires et des partenaires sont comptabilisés comme "versement privé" 
• Pour les autres formes juridiques les notes de frais des actionnaire(s) tels qu'un directeur, un actionnaire, etc., la note de frais sera comptabilisée sur le compte courant spécifique.

Il est donc très important d'indiquer la bonne forme juridique d'une administration, ainsi que les propriétaires, actionnaires, directeurs, partenaires, etc. De cette façon, Yuki crée automatiquement les comptes courants liés à ces personnes comme "Privé... " ou "CC....".