Exemple de flux d'approbation : La personne fixe approuve/libère pour le paiement.

Sur cette page, nous fournissons une feuille de route des éléments que vous devez mettre en place pour obtenir la situation suivante en utilisant le flux d'approbation Yuki :

Aperçu de la situation

Dans votre environnement Yuki, vous souhaitez mettre en œuvre le flux suivant :

• La personne A(Aicha) doit approuver toutes les factures d'achat
• La personne B ( Rachida Harouna) doit libérer toutes les factures approuvées pour le paiement.

Quelles sont les choses que vous devez mettre en place pour cela ?

1. Sécurité des listes de paiement

Pour utiliser le flux d'approbation en combinaison avec la liste des paiements, la sécurisation de la liste des paiements doit être activée. Vous trouverez la procédure à suivre à la page suivante : Sécurité des liste des paiements

Cochez l'option  factures d'achats. Cela placera ces factures, une fois saisies, au niveau "En cours de traitement" par défaut. Une fois que ces factures sont autorisées à être payées, Yuki les déplace automatiquement vers le niveau "à payer".

La personne qui sera chargée de préparer et de finaliser les fichiers de paiement doit avoir le rôle de procuration.

2. Configurer une règle générale de flux de travail

Dans le menu Archive > Règles de flux de travail, créez la règle de flux de travail ci-dessous :

Il est recommandé de sélectionner le mode de paiement Virement pour la saisie. Si elle n'est pas définie, Yuki présentera toutes les factures d'achat pour approbation, quel que soit le mode de paiement. 

Pour la sortie dans cette situation, vous pouvez soit laisser le champ utilisateur vide, soit le compléter déjà avec la personne A (sélection via la loupe).

Dans ce scénario, il n'est pas obligatoire d'ajouter déjà la personne A à la règle de flux de travail. Vous allez en fait définir la sortie via l'étape 3 Type de tâche.

Souhaitez-vous également que les notes de frais soient approuvées avant d'être diffusées ? Créez ensuite une deuxième règle de travail comme ci-dessus, mais avec le type de document de Note de frais.

3. Définir le type de tâche Validation pour paiement 

Vous pouvez naviguer vers le type de tâche de deux façons :

• Vous naviguez via Archive vers les règles de flux de travail où vous pouvez cliquer sur le type de tâche Libéré pour paiement. 

• Vous accédez à la rubrique Paramètres, où vous pouvez choisir le type de tâche dans le sous-menu Autres. Cliquez ensuite sur la description Libération pour le paiement

Modifiez l'écran ci-dessous en utilisant le crayon en haut à gauche pour définir le type de tâche comme suit :

Les champs suivants sont facultatifs :

• Champs indiquant l'e-mail
• Champ "Les notes peuvent seulement être ajoutées".

À partir de la prochaine facture d'achat traitée, qui est conforme à la règle du flux de travail, le processus d'approbation commencera.