Kan een factuur automatische gekoppeld worden aan een project?

Het toewijzen van transacties kan handmatig gebeuren (bijvoorbeeld nadat een factuur is geboekt en verwerkt) maar ook automatisch door Yuki tijdens het boekingsproces. 

Voor het automatisch toewijzen van financiële transacties heeft Yuki vier mogelijkheden:

• Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)
• Werken met OCR herkenningsregels
• Automatische toewijzing op basis van projectcodes op documenten
• Automatische toewijzing met behulp van het mailen van documenten.

Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)

Je kan transacties importeren in een financieel importbestand (CSV formaat). Om zo'n formaat te maken kan je het beste een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel) gebruiken en dat bewaren als 'gescheiden door lijstscheidingstekens (.csv)'

Een financieel importbestand kan o.a. de volgende financiële transacties bevatten:

• Diverse posten o.a.:
  • loonjournaalposten
  • afschrijvingen
  • openstaande klanten en openstaande leveranciers
  • uitsplitsing activa
• beginbalans
• kasstaat.

Werken met OCR herkenningsregels

Deze OCR herkenningsregels kunnen enkel door gebruikers met de rol 'Backoffice' worden aangemaakt. Hiermee kan ingesteld worden dat als er tijdens het herkennen van de factuur een bepaalde tekst op een factuur wordt gevonden, deze factuur aan een specifiek project wordt toegewezen.

Automatisch toewijzen op basis van projectcodes op factuur

Indien er op de factuur een code staat dat uniek is voor specifieke projecten (bv. PO nummer), kan Yuki op basis daarvan de facturen automatisch toewijzen. Dit moet dan wel ingesteld worden bij de instellingen van het project in kwestie. 

Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten

Wanneer je een document per e-mail doorstuurt naar de administratie dan kan je in het onderwerp van de e-mail een # teken zetten, direct gevolgd door de projectcode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende project zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden.