Projecten automatisch toewijzen

Projecten kunnen gebruikt worden om binnen de administratie transacties te groeperen anders dan op grootboekrekening of op relatie niveau. Daarmee kunnen kosten, opbrengsten of investeringen toegewezen worden aan bijvoorbeeld projecten of afdelingen.
Het toewijzen van financiële transacties wordt gedaan door facturen of andere financiële transacties toe te wijzen aan een Project. Daarmee worden ook alle onderliggende transacties ook toegewezen aan dat Project.
Dat toewijzen kan handmatig gebeuren nadat de facturen zijn geboekt en verwerkt, maar kunnen ook al tijdens het boekingsproces automatisch worden toegewezen door de software. Daarvoor heeft Yuki twee mogelijkheden ingebouwd:

1. Werken met OCR herkenningsregels
2. Automatische toewijzing op basis van projectcodes op documenten
3. Automatische toewijzing met behulp van het mailen van documenten

1. Werken met OCR match regels

Deze regels kunnen enkel door gebruikers in een Backoffice rol worden aangemaakt.  Hiermee kan ingesteld worden dat als er tijdens het herkennen van de factuur een bepaalde tekst op een factuur wordt gevonden, deze factuur aan een specifiek Project wordt toegewezen.

2. Automatisch toewijzen op basis van projectcodes op factuur

Een andere vorm van automatische toewijzing kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de maker van de factuur (de leverancier of jezelf bij verkoopfacturen) op de factuur een code toevoegt die overeen komt met de code van een Project. Om dit mogelijk te maken moet aan de volgende regels voldaan worden:

• Bij het Project moet aangegeven worden dat automatische toewijzing is toegestaan
• De code van het Project moet minimaal 6 posities lang zijn en uniek. We adviseren om de code goed herkenbaar te maken zodat deze niet verward kan worden met andere mogelijke gegevens op een factuur zoals een ondernemingsnummer, postcode, algemene naam etc. Vermijd ook codes die even lang zijn als veel voorkomende nummers zoals factuurnummers, datums of bankrekeningen. Een combinatie van letters en cijfers zoals, PR12345 of ON 98765, biedt de beste garantie op een correcte toekenning. 
• Vermijd ook tekens en spaties in de code. 

3. Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten

Wanneer je een document per e-mail doorstuurt naar de administratie, dan kan je in het onderwerp van de email een '#' teken zetten, direct gevolgd door de projectcode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende Project, zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden.
Dit werkt ook voor het mailen naar de zelf te ordenen map via mijn.domeinnaam@yukiworks.be