Les factures arrivent dans le spam : comment résoudre ce problème ?

Il est gênant lorsque vos factures de vente n’arrivent pas chez le client et atterrissent dans leur boîte spam. Ce problème est souvent causé par une configuration DNS incorrecte. Heureusement, cela peut être résolu facilement. 

Qu’est-ce que la configuration DNS et pourquoi est-elle importante ?
Le DNS (Domain Name System) fonctionne comme l’annuaire téléphonique d’Internet. Pour les e-mails, il existe des enregistrements DNS spécifiques, tels que SPF, DKIM et DMARC, qui vérifient l’authenticité de vos messages.
Si ces enregistrements ne sont pas correctement configurés, les fournisseurs d’e-mails (comme Google ou Microsoft) peuvent considérer vos messages comme potentiellement non sécurisés ou non fiables, ce qui les fait basculer dans les spams. Il s’agit d’une mesure de sécurité destinée à lutter contre le phishing et le spam.

La solution : utiliser une connexion SMTP
Si vous utilisez une adresse e-mail se terminant par @gmail.com ou @outlook.com, vous ne pouvez pas configurer vous-même les enregistrements DNS. Les paramètres DNS sont dans ce cas déjà gérés par Google ou Microsoft.
La meilleure façon de contourner ce problème est d’établir une connexion directe avec le serveur SMTP de votre fournisseur d’e-mail. Grâce au SMTP, vos e-mails sont envoyés via les serveurs sécurisés de Google ou Microsoft, qui possèdent déjà les bons paramètres DNS. Ainsi, vos messages seront automatiquement considérés comme fiables et légitimes.

Comment configurer une connexion SMTP pour mon compte e-mail ?

Pour Gmail :

1. Allez sur la tuile Paramètres, puis dans Paramètres de vente, où vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir les paramètres du serveur mail.

2. Choisissez l’option Envoyer vos e-mails via votre propre serveur SMTP.

3. Sélectionnez Gmail comme fournisseur.

4. Choisissez votre compte Google et cliquez sur le bouton Continuer.

5. Une notification apparaît vous demandant d’accorder l’autorisation à Yuki Smtp Oauth Prod pour faire confiance à votre compte. Cliquez sur Continuer pour accepter.

6. Votre connexion est maintenant active et vos factures de vente seront désormais envoyées via votre propre serveur de messagerie.

Pour Microsoft :

1. Allez sur la tuile Paramètres puis dans Paramètres de vente, où vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir les paramètres du serveur mail.

2. Choisissez ensuite l’option Envoyer vos e-mails via votre propre serveur SMTP.

3. Sélectionnez le fournisseur approprié : Microsoft pour les comptes personnels et Microsoft Business pour les comptes professionnels.

4. Suivez les étapes de vérification dans Microsoft.

5. La connexion est maintenant établie.

6. Consultez également la vidéo « Envoyer des factures via votre propre serveur SMTP Microsoft » pour une explication claire.

Cette méthode fonctionne aussi bien pour l’utilisation gratuite que payante des comptes Gmail et Outlook, et permet d’éviter que vos factures atterrissent dans la boîte spam de vos clients.
Pour d’autres serveurs de messagerie, vous pouvez sélectionner le fournisseur « Autre ».