Il est gênant lorsque vos factures de vente n’arrivent pas chez le client et atterrissent dans leur boîte spam. Ce problème est souvent causé par une configuration DNS incorrecte. Heureusement, cela peut être résolu facilement.
Qu’est-ce que la configuration DNS et pourquoi est-elle importante ?
Le DNS (Domain Name System) fonctionne comme l’annuaire téléphonique d’Internet. Pour les e-mails, il existe des enregistrements DNS spécifiques, tels que SPF, DKIM et DMARC, qui vérifient l’authenticité de vos messages.
Si ces enregistrements ne sont pas correctement configurés, les fournisseurs d’e-mails (comme Google ou Microsoft) peuvent considérer vos messages comme potentiellement non sécurisés ou non fiables, ce qui les fait basculer dans les spams. Il s’agit d’une mesure de sécurité destinée à lutter contre le phishing et le spam.
La solution : utiliser une connexion SMTP
Si vous utilisez une adresse e-mail se terminant par @gmail.com ou @outlook.com, vous ne pouvez pas configurer vous-même les enregistrements DNS. Les paramètres DNS sont dans ce cas déjà gérés par Google ou Microsoft.
La meilleure façon de contourner ce problème est d’établir une connexion directe avec le serveur SMTP de votre fournisseur d’e-mail. Grâce au SMTP, vos e-mails sont envoyés via les serveurs sécurisés de Google ou Microsoft, qui possèdent déjà les bons paramètres DNS. Ainsi, vos messages seront automatiquement considérés comme fiables et légitimes.
Comment configurer une connexion SMTP pour mon compte e-mail ?
Vous configurez la connexion via «Paramètres» > «Vente» > «Paramètres factures», onglet «Envoi». Choisissez «Envoyez des e-mails en utilisant votre propre serveur SMTP» et identifiez-vous avec Google ou Microsoft.
Vous trouverez les étapes avec captures d'écran dans Envoyer des factures de vente par e-mail : aperçu de tous les paramètres (étape 4).
Cette méthode fonctionne aussi bien pour les comptes Gmail et Outlook gratuits que payants, et permet à vos factures d'éviter les spams de vos clients. Pour d'autres serveurs de messagerie, choisissez le fournisseur «Autres».
Vous utilisez une adresse e-mail avec votre propre domaine (p. ex. facturation@votreentreprise.be) ? Vous pouvez alors aussi envoyer via le serveur Yuki et faire configurer les enregistrements DNS de votre domaine. Voir l'étape 3 du même article.