Voorbeeld goedkeuringsflow : Vaste persoon keurt goed/geeft vrij voor betaling

Op deze pagina geven we een stappenplan mee welke zaken je dient in te stellen om volgende situatie te krijgen met behulp van de Yuki Goedkeuringsflow:

Situatieschets

Binnen je Yuki omgeving wens je graag volgende flow te implementeren:

• Persoon A dient alle aankoopfacturen goed te keuren
• Persoon B dient alle goedgekeurde facturen vrij te geven voor betaling

Welke zaken dien je hiervoor in te stellen?

1. Betaallijstbeveiliging

Om de goedkeuringsflow te gebruiken in combinatie met de betaallijst dient de betaallijstbeveiliging ingeschakeld te zijn. Op volgende pagina kan je terugvinden hoe je dit kan instellen: Betaallijstbeveiliging

Vink de optie Aankoopfacturen aan. Zo komen deze facturen, eenmaal ingeboekt, standaard in het niveau In behandeling terecht. Eenmaal deze facturen vrijgegeven zijn voor betaling, zal Yuki ze automatisch naar het niveau Betaalbaar gesteld plaatsen.

De persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het opmaken en finaliseren van betaalbestanden dient over de rol Procuratie te beschikken.

2. Stel een algemene workflowregel in

Via het menu Archief > Workflowregels maak je onderstaande workflowregel aan:

Het is aan te raden om bij input de betaalwijze Overschrijving te kiezen. Indien niet gedefinieerd, dan zal Yuki alle aankoopfacturen aanbieden ter goedkeuring, ongeacht de betaalwijze. 

Bij output kan je in deze situatie het veld gebruiker of leeg laten of al aanvullen met Persoon A (selectie via vergrootglas).

Het is niet verplicht om in dit scenario al Persoon A aan te vullen bij de workflowregel. Via stap 3 Taaksoort ga je de output namelijk definiëren.

Wil je graag ook onkostendeclaraties laten goedkeuren alvorens deze te laten vrijgeven? Maak dan een tweede workflowregel aan zoals bovenstaande maar met documentsoort Onkostendeclaratie.

3. Stel de taaksoort Vrijgeven voor Betaling in 

Je kan via 2 manieren navigeren naar de taaksoort:

• Je navigeert via Archief naar Workflowregels waar je kan doorklikken op de taaksoort Vrijgeven voor betaling 

• Je navigeert naar Instellingen waar je kan kiezen voor Taaksoort in het submenu Overige. Klik vervolgens op de omschrijving Vrijgeven voor betaling

Bewerk onderstaand scherm via het potloodje linksboven om de taaksoort als volgt in te stellen:

Volgende velden zijn optioneel om aan te vinken:

• Velden met vermelding e-mail
• Veld 'Notities zijn uitsluitend toe te voegen'

Vanaf de eerstvolgende verwerkte aankoopfactuur, dewelke voldoet aan de workflowregel, zal het goedkeuringsproces van start gaan.