Voorbeeld goedkeuringsflow - Meerdere personen keuren goed, 1 persoon geeft vrij

Op deze pagina geven we een stappenplan mee welke zaken je dient in te stellen om volgende situatie te krijgen met behulp van de Yuki Goedkeuringsflow:

Situatieschets

Binnen je Yuki omgeving wens je graag volgende flow te implementeren:

• Persoon A dient het overgrote deel van facturen goed te keuren.
• Personen X, Y en Z dienen facturen van specifieke leveranciers, bedragen en/of geboekt op een bepaalde  grootboekrekening goed te keuren.
• Persoon B dient de goedgekeurde facturen vrij te geven voor betaling.

Welke zaken dien je hiervoor in te stellen?

1. Betaallijstbeveiliging

Om de goedkeuringsflow te gebruiken in combinatie met de betaallijst dient de betaallijstbeveiliging ingeschakeld te zijn. Op volgende pagina kan je terugvinden hoe je dit kan instellen: Betaallijstbeveiliging

Vink de optie Aankoopfacturen aan. Zo komen deze facturen, eenmaal ingeboekt, standaard in het niveau In behandeling terecht. Eenmaal deze facturen vrijgegeven zijn voor betaling, zal Yuki ze automatisch naar het niveau Betaalbaar gesteld plaatsen.

De persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het opmaken en finaliseren van betaalbestanden dient over de rol Procuratie te beschikken.

2. Maak de workflowregels aan

Via het menu Archief > Workflowregels maak je onderstaande algemene workflowregels aan:

Het is aan te raden om bij input steeds de betaalwijze Overschrijving te kiezen. Indien niet gedefinieerd, dan zal Yuki alle aankoopfacturen aanbieden ter goedkeuring, ongeacht de betaalwijze. 

• Stel een algemene workflowregel in

Met onderstaande workflowregel geven we mee dat het overgrote deel van de facturen goedgekeurd dienen te worden door Persoon A.

• Stel specifieke workflowregels in

Je kan verschillende workflowregels aanmaken waarbij je gaat definiëren welke factuur door welke persoon goedgekeurd mag worden. 

In het kader van deze voorbeeldsituatie heb ik onderstaande ingesteld:

• Persoon X mag alle facturen van de leveranciers Randstad goedkeuren

• Persoon Y mag alle facturen waarvan het factuurbedrag gelijk of hoger is dan €5.000,- goedkeuren

• Persoon Z mag alle facturen geboekt op de grootboekrekening Marketing materialen goedkeuren

Afhankelijk wat jouw wensen zijn, kan je dus meerdere (specifieke) workflowregels maken.

Wil je graag ook onkostendeclaraties laten goedkeuren alvorens deze te laten vrijgeven? 

Maak dan een nieuwe  workflowregel aan maar met documentsoort Onkostendeclaratie en bepaal de output. 

3. Stel de taaksoort Vrijgeven voor Betaling in

Je kan via 2 manieren navigeren naar de taaksoort:

• Je gaat via Archief naar Workflowregels waar je kan doorklikken op de taaksoort Vrijgeven voor betaling

• Je navigeert naar Instellingen waar je kan kiezen voor Taaksoort in het submenu Overige. Klik vervolgens op de omschrijving Vrijgeven voor betaling

Bewerk onderstaand scherm via het potloodje linksboven om de taaksoort als volgt in te stellen:

Door Handmatige selectie aan te vinken in Stap 1: Goedkeuring geef je mee dat Yuki voor de taakverdeling dient te kijken naar de gebruikers ingesteld bij de workflowregels.