Betaallijstbeveiliging instellen

Let op: Hieronder lichten we de stappen toe hoe je de betaallijstbeveiliging kan instellen in de Betà versie van de betaallijst. 

Met de betaallijstbeveiliging heb je als ondernemer de mogelijkheid om in te stellen welke gebruikers SEPA betaalbestanden mogen aanmaken, wijzigen en definitief maken. Ook kan je via deze weg instellen of aankoopfacturen, onkostendeclaraties, BTW documenten, loonfiches en/of verkoopcreditnota's eerst goedgekeurd dienen te worden alvorens opgenomen te mogen worden in een betaalbestand. 

• Wie kan de betaallijstbeveiliging instellen?
• Waar kan je de betaallijstbeveiliging instellen?
• Hoe werkt de betaallijstbeveiliging?

Wie kan de betaallijstbeveiliging instellen?

De ingestelde Eigenaar van het domein heeft automatisch de rechten om de betaallijstbeveiliging in te stellen. Je kan steeds controleren wie er ingesteld staat als eigenaar via het overzicht Mijn Domein. 

Als dit aangepast dient te worden kan de huidige eigenaar dit aanpassen via de knop Wijzig eigenaar:

Gebruikers met de rol van Security manager hebben ook de mogelijkheid om de betaallijstbeveiliging in te stellen. De ingestelde Eigenaar van het domein kan deze rol van Security manager toekennen aan andere gebruikers.

Klik hier voor meer informatie over het toekennen van rollen aan gebruikers.

Indien de betaallijstbeveiliging niet is ingeschakeld komen te betalen documenten direct in Te Betalen terecht. Elke gebruiker met de rol Directie, Financiële Administratie en/ of Externe Accountant kan dan een SEPA betaalbestand aanmaken, wijzigen, definitief maken.

Waar kan je de betaallijstbeveiliging instellen?

Navigeer via Instellingen naar Instellingen betaallijst waarna je op onderstaand scherm terecht komt: 

Vink Betaallijstbeveiliging instellen aan waarna onderstaand scherm geopend zal worden.

Vul de gegevens aan, rekening houdend met onderstaande:

• Documenten met betaallijstbeveiliging

Kies hier welke documenten eerst goedgekeurd dienen te worden.

• Bevoegd om documenten te verplaatsen
  Kies hier de rol, toegekend aan gebruikers, die facturen mag verplaatsen.

• Bevoegd om betaalbestanden te creëren en wijzigen

Kies hier de gebruikers die betaalbestanden mogen aanmaken en wijzigen. Deze gebruikers krijgen automatisch de bijkomende rol van Procuratie. 

Eenmaal ingesteld, kies je voor Bewaren.

Hoe werkt de betaallijstbeveiliging?

Eenmaal je de betaallijstbeveiliging hebt ingesteld, zal Yuki de eerstvolgende geboekte aankoopfactuur (of ander document, afhankelijk wat je hebt ingesteld) automatisch in het menu Wacht op goedkeuring plaatsen.

Bevoegd om documenten te verplaatsen

De gebruiker die qua rol ingesteld is in dit onderdeel zal in het menu Wacht op goedkeuring de mogelijkheid hebben om de factuur vrij te geven. Met vrijgeven bedoelen we de factuur verplaatsen naar het menu Te betalen. 

Een factuur vrijgeven kan op 2 manieren:

• Vink de factuur aan en kies bovenaan voor Vrijgeven voor betalen
• Klik achteraan op de 2 puntjes en kies hier voor de optie om de factuur vrij te geven
  
  

Als er een factuur foutief vrijgegeven is voor betaling, dan  kan de ingestelde gebruiker naar Te betalen navigeren, de factuur aanvinken en kiezen voor Zet in behandeling. Zo komt de factuur terug in Wacht op goedkeuring.

Bevoegd om betaalbestanden te creëren en wijzigen

De gebruiker met de rol Procuratie kan de vrijgegeven facturen nu opnemen in een SEPA betaalbestand.

Wens je dit goedkeuringsproces uit te breiden? Klik dan hier voor meer informatie over onze goedkeuringsflow.