Créer un contrat

Si vous devez envoyer régulièrement certaines factures de vente, comme les abonnements, aux mêmes clients, vous pouvez utiliser un contrat pour créer des factures périodiques que Yuki préparera automatiquement pour l'envoi. Vous pouvez également indiquer que ces factures doivent être envoyées automatiquement à votre client. 

Vous pouvez créer un contrat à partir de différents endroits dans Yuki :

• Dans le tableau de bord des ventes, vous pouvez cliquer sur Créer, puis choisir Contrat. 
• Dans l'environnement des Ventes, vous pouvez cliquer sur Contrats dans le menu de gauche, puis sur le bouton Nouveau contrat.

Dans l'écran suivant ouvert, vous pouvez alors commencer à définir les données nécessaires :

• Une fois que vous avez entré une relation (client), l'écran s'agrandit. Vous pouvez indiquer un client existant ou créer un nouveau client.

• Données du contrat avec la date de début et la date de fin correspondantes (le cas échéant), la fréquence, le moment où la facture doit être générée et la période de facturation souhaitée. Après le réglage, cela sera affiché dans la ligne de temps comme une illustration.  Il est également possible de définir ici que les factures périodiques créées par Yuki doivent être traitées et envoyées automatiquement.

• Informations sur la facture, où il est possible de définir l'objet, les conditions de paiement, le mode de paiement et la mise en page de la facture.

• Yuki propose automatiquement un objet qui peut être modifié si vous le souhaitez. Vous pouvez également travailler avec les espaces réservés suivants

• [Période]                    Période pour laquelle la facture est générée.
• [PeriodNumber]        Numéro de la période pour laquelle la facture est générée.
• [Année]                      Année pour laquelle la facture est générée.

• La période de paiement, le mode de paiement et la mise en page de la facture proviennent des paramètres de vente et peuvent être modifiés manuellement. 
• Si nécessaire, vous pouvez également ajouter une pièce jointe ou des notes sous Supplémentaires.

• Ajoutez une ou plusieurs lignes de facture (articles). Vous pouvez également travailler avec les espaces réservés dans la description

• [Période]                    Période pour laquelle la facture est générée.
• [PeriodNumber]        Numéro de la période pour laquelle la facture est générée.
• [Année]                      Année pour laquelle la facture est générée.

• Vous avez la possibilité d'indiquer l'option que la première facture soit générée immédiatement lors du traitement du contrat en cochant cette case.

• Modifiez, si nécessaire, le mode d'envoi de la facture récurrente et/ou l'adresse électronique du client. Yuki proposera la méthode d'expédition spécifiée par le client ou définie dans les paramètres de vente. 

• Sauvegardez le contrat en tant que brouillon  ou traitez-le.

Dès que la date de facture de la prochaine facture est atteinte (voir le calendrier indiqué), Yuki prépare automatiquement la facture périodique et celle-ci peut être envoyée manuellement ou, si elle est paramétrée, automatiquement.