TopAccount Import Tool

Deze pagina bevat alle informatie over de TopAccount Import Tool. Deze excel based tool vereenvoudigt de omzetting van dossiers uit TopAccount naar Yuki. Meer bepaald zal ervoor worden gezorgd dat je snel en gemakkelijk de 4 nodige CSV bestanden kan opmaken die je moet importeren tijdens het doorlopen van de historische import functionaliteit.

Hoe ga je te werk?

1. Download het excel bestand onderaan deze helppagina.

2. Volg de stappen beschreven in het eerste tabblad van het zonet gedownloade excel bestand:

3. Je bestanden zijn klaar om te importeren in Yuki. Je vindt deze terug onder de map "Documenten" van je Windows verkenner. 

FAQ

Via welke weg importeer ik de bekomen bestanden in Yuki?

De bestanden die je bekomt na het gebruik van de TopAccount Import tool kan je enkel importeren via de historische import functionaliteit binnen Yuki. 

Kan ik met de tool ook volledige historieken inlezen? 

Neen. De tool is zo opgesteld dat je uit TopAccount enkel een balans, en eventueel ook een resultatenrekening, uit het laatst gevoerde boekjaar kan importeren. Enkel een balans importeren bespaart heel wat tijd bij het mappen van alle rekeningen in stap 4 van de historische import functionaliteit. 

Dringt je klant toch aan om alle historieken van bijvoorbeeld de afgelopen 3 boekjaren te importeren, dan zal je nog manueel de excel voor stap 2 van de historische import functionaliteit dienen aan te maken. De tool kan hierna nog wel gebruikt worden om de overige 3 CSV bestanden openstaande klanten, openstaande leveranciers en de afschrijvingstabel op te maken.

De tool zegt dat mijn bestanden succesvol aangemaakt zijn, maar ik vind deze niet terug onder "Documenten". Waar staan de bestanden dan?

Het kan zijn dat je standaardlocatie voor het opslaan van documenten in het verleden reeds aangepast is. Je kan deze opnieuw aanpassen door op "Bestand" en "Opties" te klikken, daar voor "Opslaan" te kiezen en bij "Standaardbestandslocatie" het pad naar je gewenste opslaglocatie te plakken. Dit pad kan je verzamelen door in je Windows verkenner naar de gewenste locatie te gaan, en dan te klikken op de balk die je voortgang bijhoudt.

Het zou kunnen dat de standaard bestandslocatie niet gevolgd wordt. Dit valt op te lossen door de stappen hierboven te volgen, de standaard bestandslocatie even te wijzigen, om deze daarna terug aan te passen naar de gewenste locatie.

Wat is een CSV bestand?

Wanneer je een excel bestand wil opslaan, kan je ervoor kiezen om dit te doen in de vorm van een CSV bestand. Je hoeft zelf geen actie te ondernemen om dit bestandsformaat te bekomen: de TopAccount Import tool doet alles voor jou. 

Ik krijg de foutmelding 'Onbekend formaat voor historische data import bestand: Foutregel 2'?

Dit betekent waarschijnlijk dat je instellingen van Windows niet ingesteld staan zoals wij dit verwachten. Je kan ervoor kiezen om (1) je land- en taalinstellingen aan te passen of (2) manueel het scheidingsteken aan te passen. 

(1) Je land- en taalinstellingen pas je aan door de volgende stappen te volgen:

1. Je opent de Windows zoekfunctie en zoekt op de term "Instellingen"

2. Je kiest voor "Tijd en taal"

3. Je kiest voor "Land/regio"

4. Je kiest voor het land "België" en voor de regionale instellingen "Nederlands(België)"

(2) Om het scheidingsteken manueel aan te passen, volg je de volgende stappen:

1. Je opent de Windows zoekfunctie en zoekt op "Instellingen"

2. Je kiest voor "Tijd en taal"

3. Je kiest voor "Land/regio"

4. Je kiest rechtsbovenaan voor "Extra instellingen voor datum, tijd en regio"

5. Je kiest voor "De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen" onder "Land/regio"

6. Je kiest voor "Meer instellingen"

7. Je kiest bij "Lijstscheidingsteken voor puntkomma ( ; ) en drukt op OK om de wijziging op te slaan