Btw-verzamelbestand

Als backoffice medewerker heb je de mogelijkheid om meerdere btw- of ic-aangiften in één XML-bestand aan te leveren, namelijk een Btw-verzamelbestand. In zo'n XML-bestand is één sectie aanwezig voor de representative of verantwoordelijke (de accountant), gevolgd door de individuele aangiften. Op deze pagina geven we jou alvast een beschrijving hoe de btw-verzamelbestanden worden aangemaakt, hoe ze kunnen worden gedownload en hoe de individuele aangiften daarna kunnen worden afgesloten.

Stap 1. Aangiften markeren als 'klaar om te verzamelen'

Indien de btw-aangifte voor een administratie gecontroleerd is, kan deze aangemerkt worden om verzameld te worden. De accountant kan dit doen via de knop Klaar om te verzamelen in de grijze taakbalk.

De aangifte is nu gesloten voor wijzigingen. Tevens wordt nu de journaalpost aangemaakt waarmee het saldo van de aangifte geboekt wordt op de rekening courant btw. Klik niet op de knop Afsluiten. Deze knop moet je enkel gebruiken als je de aangifte als afzonderlijke aangifte wenst in te dienen. 

Stap 2. Aangiften verzamelen

De als 'Klaar om te verzamelen' aangemerkte aangiften kan je vervolgens verzamelen in één bestand. Dat doe je vanuit je Backoffice portaal. Kies in het portaal voor de knop Belastingen (onder Workflow). Om de aangiften in een verzamelbestand op te nemen, kies je eerst in het dropdownmenu voor de aangiften met de status 'Klaar om te verzamelen'.

Stap 3. Aangiftes opnemen in verzamelbestand

Vink in de lijst de btw-aangiften aan die je wil opnemen in het verzamelbestand. Wanneer je alle op te nemen btw-aangiften hebt aangevinkt, kies je voor Maak verzamelbestand aan. 

Het volgende scherm wordt geopend waarin je kan kiezen om deze te Bewaren en sluiten om de xml later te downloaden of je kan meteen kiezen voor Downloaden en indienen waardoor het bestand de status Aangeleverd krijgt. De status van de aangifte zal in desbetreffende domeinen aangepast worden naar Afgesloten. 

In dit voorbeeld hebben we gekozen voor Downloaden en indienen waardoor onderstaand scherm wordt geopend:

Stap 4. Verzamelbestanden afhandelen, bekijken, downloaden of verwijderen

Door in het dropdownmenu te filteren op Btw-verzamelbestanden, krijg je een overzicht van alle aangemaakte verzamelbestanden.

Vanuit deze lijst kan je verschillende acties uitvoeren:

• Door te kiezen voor Afhandelen zal de status van het verzamelbestand veranderen naar Afgesloten. 
• Bekijk verzamelbestand om deze te openen waarin je de mogelijkheid hebt om het bestand te downloaden en/of af te handelen.
• Download BTW verzamelbestand om het bestand rechtstreeks vanuit dit overzicht te downloaden. 
• Download IC verzamelbestand om het bestand rechtstreeks vanuit dit overzicht te downloaden. Dit zal enkel zichtbaar zijn indien er domeinen zijn met een intracommunautaire opgave. 
• Verwijder verzamelbestand om deze te verwijderen. De aangiftes zullen (afhankelijk van de status) terug in het overzicht Klaar om te verzamelen getoond worden waarin je de mogelijkheid hebt om een nieuw verzamelbestand aan te maken.