Betaalbestand opmaken

Let op: Hieronder lichten we de stappen toe hoe je een betaalbestand kan opmaken in de Betà versie van de betaallijst. 



Om een SEPA betaalbestand aan te maken via de Betaallijst dienen onderstaande stappen doorlopen te worden:

• Concept betaalbestand aanmaken
• Gegevens vervolledigen, bevestigen of wijzigen in concept betaalbestand
• Betaalbestand definitief maken

Concept betaalbestand aanmaken

Navigeer via Bank, Betaallijst naar het overzicht Te betalen. Selecteer de facturen die je wenst te betalen en kies voor Bereid betaling voor:

Selecteer de bankrekening waarmee je de betalingen wenst uit te voeren, pas indien nodig de uitvoerdatum aan en kies voor Volgende. Je komt nu in jouw concept betaalbestand terecht. 

Gegevens vervolledigen, bevestigen of wijzigen in concept betaalbestand

In het Concept SEPA- betaalbestand dien je de facturen te controleren, bankrekeningen te bevestigen of wijzigen indien nodig.

Ook kan je hier de uitvoerdatum voor het gehele betaalbestand instellen waardoor je zo aangeeft op welke dag de betalingen doorgevoerd moeten worden, eenmaal je het betaalbestand hebt opgeladen in je bankportaal.

Standaard zal Yuki dit op de dag van vandaag zetten.  Je kan hier ook per factuur een andere verwerkingsdatum meegeven. 

Let op! De meeste banken accepteren betaalbestanden met uitvoeringsdatums die niet ouder zijn dan vijf dagen en niet nieuwer dan 30 dagen.

Indien er betalingskorting van toepassing is voor jouw facturen, zal Yuki dit automatisch toepassen.

(Enkel mogelijk wanneer de betalingskorting functionaliteit is ingeschakeld via de betaallijstbeveiliging.) 

Bankrekening bevestigen of wijzigen

Als je een leverancier voor de eerste keer gaat betalen via de betaallijst, vraagt Yuki om de ingestelde bankrekening voor deze relatie te bevestigen. 

Klik hiervoor op de knop Vervolledig gegevens:

In het volgende scherm kan je de bankrekening bevestigen of wijzigen voor betaling:

Je hebt bij het verifiëren van een rekening de keuze tussen twee opties: Alleen deze keer of Altijd voor deze relatie.

Alleen deze keer:

Met deze optie geef je aan dat je enkel voor deze betaling de opgegeven bankrekening van de leverancier wil gebruiken.
Bij een volgende betaling aan dezelfde leverancier, zelfs als het om hetzelfde rekeningnummer gaat, zal je dit opnieuw moeten bevestigen.

Altijd voor deze relatie:

Met deze keuze geef je aan dat Yuki voortaan automatisch deze bankrekening mag gebruiken voor alle toekomstige betalingen aan deze leverancier. Je hoeft de rekening dan niet meer telkens opnieuw te valideren.

Eenmaal bevestigd, krijgt de factuur van jouw leverancier de status Klaar:

Uitvoerdatum instellen

• Zelfde uitvoerdatum voor alle documenten
  
  Wanneer je een concept betaalbestand gaat aanmaken, kan je hier de uitvoerdatum, indien gewenst, aanpassen. Standaard zal Yuki als uitvoerdatum de dag van vandaag nemen.
  Via deze manier zal Yuki alle facturen markeren met dezelfde uitvoerdatum, eenmaal je het betaalbestand definitief gaat maken. 
  
  
  Wens je de achteraf in het concept betaalbestand nog de algemene uitvoerdatum aan te passen? 
  
  Klik dan rechtsboven op Meer acties waarna je kiest voor Bewerken. Zo kan je de uitvoerdatum nog aanpassen.
  
  
   
  
  
• Uitvoerdatum instellen op factuurniveau
  
  Dienen er 1 of meerdere documenten op een andere uitvoerdatum betaald te worden? 
  Dan kan je dit per factuur aanpassen door achteraan op de 3 puntjes te klikken waarna je kiest voor Betalingsgegevens bewerken. 
  
  

In het volgende scherm kan je een aangepaste uitvoerdatum instellen voor jouw gekozen factuur.

 

Zo kan je bepalen of bepaalde facturen later betaald mogen worden.

Betaalbestand definitief maken

Eenmaal je alle gegevens hebt gecontroleerd en/of aangepast, kan je het betaalbestand definitief maken. 

Om het betaalbestand definitief te maken, klik je rechtsboven op Bereid betaling voor. 

Klik vervolgens op Finaliseren en downloaden om zo het betaalbestand in XML vorm te downloaden. Dit bestand kan je vervolgens opladen in je online bankportaal. 

Belangrijk: Betaalbestanden dienen steeds gevalideerd te worden in het bankportaal door middel van een elektronische handtekening via je card reader