Workspace van Yuki Assistant app

Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. In de Workspace worden een aantal zaken weergegeven die je aandacht nodig hebben:

• Openstaande vragen
• Ontvangen bestanden
• Niet verwerkte documenten
• Ontbrekende aankoop
• Ontbrekende verkoopfacturen
• Taken voor jou.

Openstaande vragen

Hier kan je de openstaande vragen voor jezelf, de openstaande vragen voor je accountant (in behandeling) of alle vragen bekijken.

Nieuwe algemene vraag stellen

Om een nieuwe algemene vraag te stellen aan je accountant klik je rechtsboven in je scherm op het vraagteken. In het nu geopende scherm typ je je bericht, voeg je desgewenst een document uit het archief toe via de paperclip en klik je vervolgens op Versturen. 

Doorsturen van een vraag

Via de drie puntjes rechtsboven, heb je de mogelijkheid om de gestelde vraag door te sturen naar een andere gebruiker. 

Vraag beantwoord door je accountant

Een door je accountant beantwoorde vraag kan je afhandelen door rechtsboven te klikken op de drie puntjes en vervolgens te klikken op Afgehandeld. Je kan ook de vraag beantwoorden door onderin de vraag je antwoord te typen en vervolgens op Versturen te klikken

Ontvangen bestanden (Digitale post)

Hier zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan jouw Yuki domein aangeleverd zijn geweest. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails die zijn verstuurd naar je Yuki e-mailadres. Ook de documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in deze lijst.

Handel deze lijst regelmatig af door een ontvangen bestand te openen en vervolgens onderin je scherm te klikken op:

• Attenderen
  Selecteer de gebruiker die moet worden geattendeerd op dit ontvangen bestand en klik vervolgens op de knop Doorsturen. Er kunnen geen verdere details worden toegevoegd.
• Vragen
  Stel een vraag aan je accountant over dit binnengekomen bestand en klik vervolgens op Versturen.
• Bevestigen
  Je hebt het ontvangen bestand bekeken en bent akkoord. Het bestand verdwijnt nu uit deze lijst.

Niet verwerkte documenten

Hier vind je een lijst van documenten die door jouw accountant als 'niet verwerkt' zijn gemarkeerd. Soms kan een bepaald document of bankbestand namelijk niet worden verwerkt. Dat kan verschillende oorzaken hebben:

• het document is niet volledig
• het bestand bevat meerdere facturen of bonnetjes
• het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar
• het document is al eerder aangeleverd en verwerkt
• het bestand kan door Yuki niet geopend worden
• het importbestand bevat foutieve gegevens
• andere reden.

Handel deze lijst regelmatig af door een niet verwerkt document te openen en vervolgens onderin je scherm te klikken op:

• Vragen om een vraag te stellen aan je accountant
• Uploaden om een nieuw, compleet of verbeterde versie van het document aan te leveren
  
• Verwijderen om een document te verwijderen dat terecht niet verwerkt is óf nadat je een document opnieuw aangeleverd hebt.

Ontbrekende aan- en/of verkoopfacturen

Hier kan je de openstaande betalingen of de betalingen in behandeling bekijken waarvan de bijbehorende aan- en/of verkoopfacturen volgens Yuki ontbreken. 

Handel deze lijst regelmatig af door een openstaande betaling te openen en vervolgens onderin je scherm te klikken op:

• Toelichten
  Geef aan je accountant een toelichting over de betaling. 
• Uploaden
  Lever een ontbrekende aan- of verkoopfactuur alsnog aan.
• Persoonlijk (alleen beschikbaar bij aankoopfactuur)
  Geef hier aan voor welke gebruiker deze betaling een privé uitgave is geweest.
• Geüpload
  Geef aan dat je de aan- of verkoopfactuur inmiddels hebt aangeleverd. De betaling komt dan onder In behandeling te staan. 

Taken voor jou

Hier kan je openstaande taken voor jezelf, jouw openstaande taken voor andere gebruikers (in de wacht) of de door jou afgehandelde taken (historie) bekijken.

Open een openstaande taak en klik vervolgens onderin je scherm op:

• Afhandelen of Goedkeuren
• Verwijderen
• Toewijzen om de taak toe te wijzen aan een andere gebruiker. Hier kan je indien gewenst bijkomende informatie toevoegen als een notitie. 
• Interne notitie toevoegen onder Commentaren. Je tekst wordt vervolgens bewaard bij deze taak en is altijd zichtbaar wanneer je de taak opent.