Flux de travail

Avec le Module du flux de travail, vous pouvez faire en sorte que Yuki crée automatiquement des tâches après le traitement d'un document. À l'aide de règles qu'elle a elle-même élaborées, Yuki attirera l'attention sur des documents ou les proposera à la bonne personne pour approbation. Les règles de flux de travail sont disponibles dans les archives. Cette fonction est disponible à partir de l'abonnement Medium

Créer une règle du flux de travail

Accédez à l'archive, puis cliquez sur les règles du flux de travail. Cliquez sur le signe plus en haut pour créer une règle du flux de travail. L'écran suivant s'affiche.

Type de document

Vous avez le choix entre les factures d'achat et les notes de frais.

Contact

Ce champ n'est pas obligatoire. Si vous souhaitez créer une tâche pour les factures d'un fournisseur spécifique ou un e note de frais d'un employé, sélectionnez ce fournisseur ou cet employé. Sinon, vous laissez simplement le champ vide.

Entreprise

Si vous avez un domaine avec plusieurs administrations et que vous souhaitez créer une tâche pour les documents d'une administration particulière, sélectionnez l'administration appropriée dans ce champ.

Montant

Par exemple, si vous voulez qu'une facture Jusqu'à 10 000 aille à une  personne spécifique X et que tout ce qui la surmonte à une personne Y, créez deux règles du flux de travail. La première est alors comprise entre 0 et 10 000 euros, la seconde entre 10 000 et plus.

Compte du grand livre

Si vous souhaitez créer une tâche  pour les factures enregistrées dans un compte particulier du grand livre, sélectionnez le compte du grand livre. Sinon, laissez le champ vide. Par exemple: tout ce qui est comptabilisé sur les matériels marketing doit être approuvé par la personne X.

Mode de paiement

Si vous souhaitez uniquement générer une tâche si la facture doit encore être payée via, par exemple, Virement, sélectionnez le mode de paiement ici.

Priorité

Il est possible qu'une facture respecte plusieurs règles. Dans ce cas, la priorité détermine quelle règle est exécutée et donc quelle tâche est créée. Des règles spécifiques telles que "Les factures d'achat du fournisseur X doivent aller à l'employé Y" doivent donc être placées en priorité 1, et une règle générale telle que "Les factures d'achat doivent aller à l'employé Z" de priorité 2 ou moins.

Un exemple: si vous souhaitez toujours approuver vous-même toutes les factures d'un montant supérieur à 10 000 euros, vous créez une ligne dans laquelle vous laissez tous les champs de saisie vides, à l'exception du champ du montant. Vous accordez à cette règle la priorité la plus élevée, de sorte qu'elle soit prise en premier lieu à la place d'une règle générale.

Type de tâche

Sélectionnez le type de tâche à créer automatiquement si tous les critères sont remplis. Ici, vous pouvez ouvrir des documents pour le paiement et configurer le flux d'approbation.

Collaborateur

Vous pouvez indiquer à deux endroits à qui une tâche doit être envoyée. Si tout doit toujours être envoyé à la même personne, vous l'indiquez dans le type de tâche lui-même. Si vous souhaitez que quelqu'un d'autre soit approuvé, en fonction de certains critères (mentionnés ci-dessus), vous indiquez la personne concernée dans le champ "employé" en fonction de la règle. Pour plus d'informations, voir la page sur les types de tâches.

Si vous avez indiqué dans la définition de l'étape 1 (Approuver) du type de tâche que ce type de tâche doit être créé par une personne sélectionnée manuellement, vous pouvez déterminer la personne qui est à la règle du flux de travail. Par exemple, si vous voulez qu'une tâche aille toujours chez l'administrateur du fichier lié au document, vous devez l'indiquer dans le type de tâche.

Flux du travail en combinaison avec la liste de paiement

Le module du flux de travail peut également être utilisé en combinaison avec la liste de paiement pour définir un flux d'approbation plus spécifique.