Sécurité des listes de paiement

Via la sécurité de la liste des paiements, vous avez la possibilité de définir les éléments suivants :

• Définissez quelles personnes sont autorisées à créer, modifier et finaliser les fichiers de paiement.

• Définissez si les factures, les notes de frais, les fiches de salaire et/ou les notes de crédit sur ventes doivent être approuvées avant d'être incluses dans un fichier de paiement.

Important à savoir :

• Seuls les utilisateurs ayant le rôle directeur de la sécurité ont la possibilité de définir la sécurité du fichier de paiement. Le propriétaire du domaine a automatiquement cette possibilité et peut également donner à d'autres utilisateurs le rôle de directeur de sécurité.

Vous pouvez toujours vérifier qui est configuré comme propriétaire du domaine via l'aperçu Mon domaine. Si cela doit être modifié, le propriétaire actuel peut le faire via le bouton Modifier propriétaire :

• Une fois la sécurité de la liste des paiements activée, seul l'utilisateur ayant le rôle supplémentaire de procuration pourra créer ou modifier un fichier de paiement. Cliquez ici pour savoir comment ajouter ce rôle.

• Vous pouvez également utiliser la sécurité de la liste des paiements pour définir les utilisateurs qui peuvent libérer certaines factures pour le paiement.

Comment mettre en place la sécurité de la liste des paiements ? 

Le directeur de sécurité ou le propriétaire du domaine peut définir la sécurité de la liste des paiements en cliquant sur la roue dentée dans l'aperçu Liste des paiements dans le coin supérieur droit : 

L'écran suivant s'affiche avec les différentes options à cocher.

Ici, vous avez également la possibilité de définir l'escompte de paiement pour les factures d'achat. 

1. Choisissez ici les documents qui doivent d'abord être approuvés avant de pouvoir être payés. Ces documents obtiennent le statut "En cours" lors de la réservation et n'apparaîtront dans la liste des paiements sous la rubrique "à payer" qu'une fois approuvés pour le paiement. 
2. Sélectionnez ensuite le rôle d'utilisateur qui peut approuver ces documents pour le paiement.

L'utilisateur ayant le rôle sélectionné pourra vérifier les factures dans la liste des paiements via la vue d'ensemble En traitement et ensuite les libérer pour le paiement. Si la facture ne peut pas être approuvée, vous pouvez appeler la facture et poser une question à un autre utilisateur ou à votre comptable. 

Les factures apparaissent maintenant dans la vue d'ensemble de Pour paiement. L'utilisateur ayant le rôle de procuration peut maintenant sélectionner les factures et créer le fichier de paiement. 

Cliquez ici pour voir comment créer un fichier de paiement.