Configurer la sécurité de la liste de paiement

Modifié le Mer, 27 Mars à 9:24 H

Note: Ci-dessous, nous expliquons les étapes pour configurer la sécurité de la liste de paiement dans la version Bêta de la liste de paiement.

Avec la sécurité de la liste de paiement, vous avez en tant qu'entrepreneur la possibilité de définir quels utilisateurs sont autorisés à créer, modifier et finaliser des fichiers de paiement SEPA. Vous pouvez également configurer si les factures d'achat, les notes de frais, les déclarations TVA, les fiches de paie et/ou les notes de crédit sur ventes doivent d'abord être approuvés avant d'être inclus dans un fichier de paiement.

Qui peut configurer la sécurité de la liste de paiement ?

Le Propriétaire défini du domaine a automatiquement le droit de configurer la sécurité de la liste de paiement. Vous pouvez toujours vérifier qui est défini comme propriétaire dans l'aperçu de Mon Domaine.

Si cela doit être modifié, le propriétaire actuel peut le faire en cliquant sur le bouton Modifier le propriétaire :

Les utilisateurs ayant le rôle de Responsable de sécurité ont également la possibilité de configurer la sécurité de la liste de paiement. Le Propriétaire défini du domaine peut attribuer ce rôle de responsable de sécurité à d'autres utilisateurs.

Cliquez ici pour plus d'informations sur l'attribution de rôles aux utilisateurs.

Si la sécurité de la liste de paiement n'est pas activée, les documents à payer seront directement placés dans la section "Pour paiement". Tout utilisateur ayant les rôles Directerection, Administration Financière et/ou Comptable externe pourra alors créer, modifier et valider un fichier de paiement SEPA.

Comment mettre en place la sécurité de la liste des paiements ?

Accédez aux Paramètres, puis aux Paramètres de la liste de paiement pour accéder à l'écran ci-dessous :

Cochez la case "Activer la protection des listes de paiement", puis l'écran ci-dessous s'ouvrira.

Remplissez les informations en tenant compte des éléments suivants :

Documents avec protection de paiement

Sélectionnez ici les documents qui doivent être approuvés en premier lieu.

Autorisé à déplacer les documents

Choisissez ici le rôle attribué aux utilisateurs autorisés à déplacer les factures.

Autorisation de créer et modifier des fichiers de paiement

Sélectionnez ici les utilisateurs autorisés à créer et modifier des fichiers de paiement. Ces utilisateurs recevront automatiquement le rôle supplémentaire de Procuration.

Une fois configuré, sélectionnez Sauvegarder.

Comment fonctionne la sécurité de la liste de paiement ?

Une fois que vous avez configuré la sécurité de la liste de paiement, Yuki placera automatiquement la prochaine facture d'achat (ou tout autre document, selon ce que vous avez configuré) dans le menu En attente d'approbation.

Autorisé à déplacer des documents

L'utilisateur dont le rôle est défini dans cette section aura la possibilité, dans le menu En attente d'approbation, de libérer la facture. Par "libérer", nous entendons déplacer la facture vers le menu À payer.

Libérer une facture peut se faire de deux manières :

Cocher la facture et sélectionner "Libérer pour paiement" en haut de la page.
Cliquer sur les trois points à l'arrière et choisir l'option pour libérer la facture.

Si une facture a été libérée par erreur pour le paiement, l'utilisateur configuré peut naviguer vers "À payer", cocher la facture et choisir "Mettre en attente". Ainsi, la facture reviendra dans la liste "En attente d'approbation".

Autorisé à créer et modifier des fichiers de paiement

L'utilisateur ayant le rôle de Procuration peut désormais inclure les factures approuvées dans un fichier de paiement SEPA.

Souhaitez-vous étendre ce processus d'approbation ? Cliquez ici pour plus d'informations sur notre flux d'approbation.