Création des valeurs par défaut du portail

En créant les valeurs par défaut du portail au niveau des documents, les factures d'achat d'un même fournisseur dans les domaines d'un portail peuvent être automatiquement comptabilisées dans un compte de grand livre spécifique.

Depuis votre bureau du portail backoffice, cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite de votre écran. Cliquez ensuite sur Valeurs par défaut dans l'écran qui s'ouvre, où vous pouvez cliquer sur Nouvelle valeur par défaut.

En entrée, entrez les données que la valeur standard doit respecter et en sortie les données qui seront ensuite remplies automatiquement.

Entrée

Les valeurs que la «saisie» sur la facture d'achat doit respecter:

• Fournisseur : nom du fournisseur
• Type de document : facture d'achat
• Priorité : quelle valeur standard a la plus haute priorité
• Dates : date du à une certaine date
• Montant : montant de la facture de à un certain montant
• Texte reconnu : une partie du texte OCR d'un document. Si vous ajoutez plusieurs champs de texte, ceux-ci seront appliqués comme des critères EN-EN.

Sortie

Les valeurs qui sont automatiquement inscrites comme "Sortie" sur la facture d'achat :

• Compte de grand livre : compte de comptabilité générale dans lequel les charges ou ls produits doivent être comptabilisés.
• Compte de grand livre dynamique : le code du compte de grand livre.

Si ce code existe également dans le domaine, il sera réservé. Si le code n'existe pas, le compte du grand livre "Compte inconnu" sera appliqué.

• Code TVA : taux de TVA utilisé sur la facture d'achat
• Mode de paiement : de quelle manière la facture d'achat doit être payée.
• Délai de paiement : le nombre de jours dans lequel une facture doit être payée.
• Texte sujet: objet de la facture selon un modèle. 
• Devise : devise du montant de la facture (sélection parmi toutes les devises "actives" du domaine).

Finaliser

Il existe également des options plus étendues pour que les documents soient traités automatiquement par l'IDR Yuki:

• Manuellement

Le document ne sera pas traité automatiquement, mais sera toujours présenté dans le flux de travail du back-office pour vérification.

• Si l'historique est fiable

Si les résultats passés sont suffisamment fiables, Yuki traitera le document automatiquement. En cas de doute (par exemple, si aucun document similaire n'a été traité au cours des trois derniers mois), le document sera présenté dans le  flux de travail du back-office.

• Toujours lorsqu'il est reconnu à 100%.

Si le document est reconnu, il sera toujours traité automatiquement et les valeurs par défaut seront appliquées.

• Toujours lorsque toutes les lignes de l'article correspondent

Vous pouvez utiliser cette option si vous utilisez des factures UBL qui sont traitées sur la base de lignes d'articles.