Moniteur de qualité: Achat

Le contrôle d'Achat comprend les éléments suivants:

• Des factures d'achat sont-elles manquantes (les paiements sont présents)?
• Y a-t-il des factures d'achat ouvertes (les paiements sont en cours)?
• Y a-t-il des factures d'achat doubles disponibles?

Cliquez sur l'une des sections d'une section pour afficher la score en détail.

Dans l'écran ouvert de chaque rubrique, le cas échéant, le bouton Envoyer cette liste à un utilisateur lorsque des transactions ou des factures d'achat sont manquantes, corrigées ou complétées. Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez demander une explication à un utilisateur basé sur la liste envoyée ou charger les transactions ou les factures manquantes.

Une fois que vous vous êtes assuré que les ajouts et / ou corrections nécessaires ont été effectués, vous pouvez mettre à jour le score du contrôle de la qualité en cliquant sur le bouton Actualiser en haut à gauche de votre écran. La date et l'heure sont affichées sous le score lors de sa dernière mise à jour.

Factures d'achat manquantes basées sur les paiements

Dans la liste des fournisseurs ouverte, après vérification, il y a plusieurs paiements pour lesquels la facture d'achat correspondante n'a pas encore été traitée dans la comptabilité.

Veuillez parcourir la liste des paiements en attente et assurez-vous que toutes les factures d'achat manquantes sont soumises à la comptabilité et traitées. Si nécessaire, les paiements peuvent également être directement enregistrés en tant que dépenses si aucune facture d'achat n'est fournie.

Le paiement de la facture d'achat reste "en cours"

Dans la comptabilité, il est vérifié quelles factures d'achat payées avec les modes de paiement Bancontact, carte de crédit ou domiciliation sont restées ouvertes depuis plus de 30 jours.

Pour réduire le nombre de factures d'achat en attente, commencez par vérifier si les modes de paiement des factures sont correctement enregistrés. De plus, vérifiez si les factures peuvent toujours être assorties. Il est important que tous les comptes bancaires, y compris les cartes de crédit, soient mis à jour dans la comptabilité.

Factures d'achat en double

Pour éviter que la même facture d'achat ne soit enregistrée deux fois dans la comptabilité, une vérification est effectuée pour détecter d'éventuels doublons. Une facture d'achat est considérée comme un doublon potentiel lorsqu'elle partage trois des quatre critères suivants avec une facture déjà enregistrée : le fournisseur, la date, le numéro de facture et le montant.

Le bouton "Afficher les non-doublons connus" ouvre une liste de factures d'achat historiques qui n'ont pas été identifiées comme des doublons. À partir de cette liste, il est possible d'ouvrir et de traiter une facture d'achat.

Dans la liste, ouvrez l’éventuelle facture en double pour l’afficher ainsi que la facture traitée côte à côte à l’écran. Si la facture "suspecte" ne semble pas être une copie de la facture déjà enregistrée, cliquez sur le bouton Pas un doublon. Si la facture suspecte est une copie, cliquez sur le bouton Supprimer ou associez la facture à l’autre facture en cliquant sur le bouton Assembler.