Moniteur de qualité: Achat

Le contrôle d'Achat comprend les éléments suivants:

• Des factures d'achat sont-elles manquantes (les paiements sont présents)?
• Y a-t-il des factures d'achat ouvertes (les paiements sont en cours)?
• Y a-t-il des factures d'achat doubles disponibles?

Cliquez sur l'une des sections d'une section pour afficher la score en détail.

Dans l'écran ouvert de chaque rubrique, le cas échéant, le bouton Envoyer cette liste à un utilisateur lorsque des transactions ou des factures d'achat sont manquantes, corrigées ou complétées. Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez demander une explication à un utilisateur basé sur la liste envoyée ou charger les transactions ou les factures manquantes.

Une fois que vous vous êtes assuré que les ajouts et / ou corrections nécessaires ont été effectués, vous pouvez mettre à jour le score du contrôle de la qualité en cliquant sur le bouton Actualiser en haut à gauche de votre écran. La date et l'heure sont affichées sous le score lors de sa dernière mise à jour.

Factures d'achat manquantes basées sur les paiements

Après vérification, il y a dans la liste des fournisseurs ouverts un certain nombre de paiements présents dont la facture d'achat correspondante n'a pas encore été traitée dans l'administration.

Parcourez la liste de paiements ci-dessus et assurez-vous que toutes les factures d'achat manquantes sont livrées et traitées dans l'administration. Si vous le souhaitez, les paiements peuvent également être directement inclus dans les coûts si aucune facture d'achat ne sera fournie.

Le paiement de la facture d'achat reste "en cours"

L’administration vérifie les factures d’achat enregistrées avec le mode de paiement bancontact, carte de crédit ou prélèvement automatique depuis plus de 30 jours.

Pour réduire le nombre de factures ouvertes, vérifiez d’abord si le mode de paiement des factures a été saisi correctement. En outre, vous vérifiez si les factures peuvent toujours être appariées. Il est important que tous les comptes bancaires, y compris les cartes de crédit, soient mis à jour dans l'administration.

Doubles factures d'achat

Pour éviter qu'une facture ne soit saisie deux fois dans l'administration, il est vérifié si des doublons sont présents. Une facture d'achat est considérée comme un doublon possible si cette facture est identique à une facture déjà traitée sur trois des quatre points suivants: fournisseur, date, numéro de facture et montant.

Le bouton Afficher les factures marquées comme n'etant pas un doublon ouvre une liste des factures d'achat en double historiques qui n'étaient pas marquées comme des doublons. À partir de cette liste, il est possible d'ouvrir et de traiter une facture d'achat.

Dans la liste, ouvrez l’éventuelle facture en double pour l’afficher ainsi que la facture traitée côte à côte à l’écran. Si la facture "suspecte" ne semble pas être une copie de la facture déjà enregistrée, cliquez sur le bouton Pas un doublon. Si la facture suspecte est une copie, cliquez sur le bouton Supprimer ou associez la facture à l’autre facture en cliquant sur le bouton Assembler.