Kwaliteitsmonitor: Aankoop

De controle van Aankoop bestaat uit de volgende zaken:

• Ontbreken er aankoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
• Zijn er openstaande aankoopfacturen (betalingen zijn onderweg)?
• Zijn er dubbele aankoopfacturen aanwezig?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.

In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop Stuur deze lijst naar een gebruiker wanneer er transacties of aankoopfacturen ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wil vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties of facturen te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kan je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door linksboven in je scherm op de knop Verversen te klikken.  Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst werd bijgewerkt.

Ontbrekende aankoopfacturen op basis van betalingen

In de openstaande leverancierslijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende aankoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

Doorloop de openstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende aankoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de kosten worden geboekt wanneer er geen aankoopfactuur zal worden aangeleverd.

Aankoopfactuur betalingen blijven "onderweg"

In de administratie wordt gecontroleerd welke aankoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze bancontact, creditcard of domiciliëring al langer dan 30 dagen open staan.

Om het aantal openstaande aankoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematcht kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcards, in de administratie bijgewerkt zijn.

Dubbele aankoopfacturen

Om te voorkomen dat een aankoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er mogelijks duplicaten aanwezig zijn. Een aankoopfactuur wordt aangemerkt als een mogelijk duplicaat wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: leverancier, datum, factuurnummer en bedrag.

De knop Toon bekende niet-duplicaten opent een lijst met historisch duplicaat aankoopfacturen die niet als duplicaat werden aangemerkt. Vanuit deze lijst is het mogelijk om een aankoopfactuur te openen en verwerken.

In de lijst open je de mogelijke duplicaat factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de "verdachte" factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop Geen duplicaat. Is de verdachte factuur wel een duplicaat klik dan op de knop Verwijderen of bundel de factuur aan de andere factuur door te klikken op de knop Samenvoegen.