Domeingegevens instellen en/of wijzigen in het portaal

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' kan van een domein de volgende gegevens instellen en/of wijzigen. Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kan onderstaande alleen bekijken. 

• Status van domein wijzigen
• Domein informatie bewerken (eigenaar wijzigen, toegang blokkeren, afschermen, medewerkers toewijzen)
• Backoffice mededeling en Commentaren aan domein toevoegen

Het scherm om de details (instellingen) van een domein in te voeren en/of te wijzigen wordt als volgt geopend:

• automatisch direct na het aanmaken van een nieuw domein

• in het backoffice portaal klikken op Beheer, vervolgens op Domeinen en tot slot op de naam van het domein.

• in het backoffice portaal klikken op Beheer, vervolgens op Domeinen. Beweeg met je muis vervolgens boven de regel van het desbetreffende domein, klik op de knop met de drie puntjes (helemaal rechts) en selecteer vervolgens Bekijk domeingegevens in het menu.

Status van domein wijzigen

Elk nieuw domein wordt aangemaakt met de status 'Opstart'. Deze fase is bedoeld om aan jouw klant aan te geven dat je nog bezig bent met het inrichten van het domein. Hierbij krijgt de klant in het domein een banner te zien waarbij vermeld staat dat de cijfers nog niet bijgewerkt zijn. 

Als een domein volledig is ingericht en klaar is voor gebruik, is het aan te raden om de status van het domein om te zetten naar 'Actief'. 

Klik hierbij in de sectie Contract achter Status op de link Activeren. 

Domein informatie bewerken

Klik in de Domein instellingen achter Domein op de knop Bewerken. Het volgende scherm wordt geopend:

• Domein aan andere eigenaar overdragen 
  • De eigenaar van een domein heeft enkele speciale rechten. Deze is als het ware de beheerder van dat domein. Normaal is dat de eigenaar van het bedrijf.
• Toegang tot domein blokkeren voor bijv. slecht betalende klant 
  • Door het domein te blokkeren kan je de toegang voor de klant blokkeren. De klant zal hierbij nog wel kunnen inloggen maar heeft geen toegang meer tot de gegevens. 
• Toegang tot domein afschermen
  • In het veld BO toegang kan je instellen voor welke (kantoor)medewerkers het domein toegankelijk mag zijn.
    • Alle medewerkers
    • Medewerkers in een BO domein functie: alleen de medewerkers die zijn toegewezen aan het domein (BO verantwoordelijke, backup, controller en account manager) hebben toegang.
    • Medewerkers in een BO domein functie en Yuki Support: alleen de toegewezen BO medewerkers én de medewerkers van Yuki support hebben toegang. Dit raden we aan zodat de supportafdeling kan bijstaan indien er vragen zijn over een domein. 
  • Alle gebruikers met de rol 'Portaalbeheerder' kunnen de toegang tot het domein domein (tijdelijk) open zetten indien nodig.
    
• Betrokken medewerkers (verantwoordelijke, back-up en controller) toewijzen aan domein
  • Onder Backoffice stel je in welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor het domein:
    • BO verantwoordelijke: de BO verantwoordelijke is de medewerker die als primaire verantwoordelijke is toegewezen aan het domein. Alle te verwerken documenten, bankregels en vragen komen in zijn of haar workflow terecht. 
    • BO back-up: deze persoon vervangt in principe de BO verantwoordelijke als deze niet beschikbaar is. 
    • BO controller: deze persoon is verantwoordelijk voor de maandelijkse controle van de administratie en voor de periodieke btw aangifte. 
    • BO account manager: dit veld is informatief en heeft geen directe functie in de workflow. In praktijk wordt hier de zaakvoerder van het kantoor geplaatst.

Backoffice mededeling en Commentaren aan domein toevoegen

Klik onder de sectie Backoffice mededeling op Voeg backoffice mededeling toe om hier een tekst aan toe te voegen. 

Dit is een melding waarvan een backoffice medewerker een pop-up krijgt als deze het domein opent. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om bijzonderheden over het domein aan een backoffice gebruiker mee te delen zoals 'Neem eerst contact op met klant over bijzondere afspraken over de boeking' of 'Let op bezig met afsluit!'.

Ook kan je Commentaren toevoegen Deze commentaren zijn enkel in dit scherm zichtbaar. Dit kan gebruikt worden om specifieke afspraken met de klant of de historie van het contract te documenteren bijvoorbeeld: 'Domein werd op 1-5-2018 geblokkeerd nadat klant de betaalafspraak niet na kwam'.

Klik op + Voeg een tijdstempel toe om toe te voegen door wie en wanneer de commentaren werden gemaakt. Om de nieuwe of gewijzigde commentaren op te slaan klik je vervolgens op de knop Bewaren.