Configurer et/ou modifier les données de domaine dans le portail

Seul un utilisateur avec le rôle « Administrateur du portail » peut définir et/ou modifier les informations suivantes pour un domaine. Un utilisateur avec le rôle 'Portail back-office' ne peut visualiser que les éléments suivants.

• Changer le statut du domaine
• Modifier les informations du domaine
• Ajouter un avis de back-office au domaine
• Ajouter un commentaire au domaine

L'écran de saisie et/ou de modification des détails (paramètres) d'un domaine s'ouvre comme suit :

• automatiquement et immédiatement après la création d'un nouveau domaine
• Dans le portail back office cliquez sur Gestion, puis sur Domaines et enfin sur le nom du domaine.
• dans le portail back office cliquez sur Gestion, puis sur Domaines. Déplacez ensuite votre souris sur la ligne du domaine concerné, cliquez sur le bouton avec les trois points (à l'extrême droite) puis sélectionnez Afficher les détails du domaine dans le menu.

Changer le statut du domaine

Chaque nouveau domaine est créé avec le statut 'Startup'. Cette phase est destinée à indiquer à votre client que vous êtes toujours en train de configurer le domaine. Le client verra une bannière dans le domaine indiquant que les chiffres n'ont pas encore été mis à jour. 

Lorsqu'un domaine est entièrement provisionné et prêt à être utilisé, il est recommandé de changer l'état du domaine en « Actif ».

Cliquez sur le lien Activer dans la section Contrat derrière Statut. L'écran suivant s'ouvrira :

Modifier les informations du domaine

Cliquez sur le bouton Modifier dans les paramètres du domaine derrière Domaine. L'écran suivant s'ouvrira :

• Transférer le domaine à un autre propriétaire
  • Le propriétaire d'un domaine a des droits spéciaux. Il s'agit en quelque sorte de l'administrateur de ce domaine. Normalement, c'est le propriétaire de l'entreprise.
• Bloquer l'accès au domaine pour, par exemple, un client douteux

• En bloquant le domaine, vous pouvez bloquer l'accès pour le client. Le client pourra toujours se connecter, mais n'aura plus accès aux données.

• Protéger l'accès au domaine
  • Dans le champ d'accès BO, vous pouvez définir pour quels employés (bureaux) le domaine peut être accessible.

• Tous les employés
• Employés dans une fonction de domaine BO : seuls les employés affectés au domaine (responsable BO, backup, contrôleur et gestionnaire de compte) y ont accès.
• Employés dans une fonction de domaine BO et Yuki Support : seuls les employés BO affectés et les employés de Yuki support y ont accès. Nous le recommandons afin que le service d'assistance puisse vous aider en cas de questions sur un domaine.

• Tous les utilisateurs ayant le rôle « Administrateur de portail » peuvent (temporairement) ouvrir l'accès au domaine du domaine si nécessaire.

• Affecter les employés impliqués (responsable, Back up et contrôleur) au domaine

• Sous Back office, vous définissez quels employés sont responsables du domaine :

• Responsable BO : le responsable BO est l'employé qui est affecté au domaine en tant que responsable principal. Tous les documents, règles bancaires et questions à traiter finissent dans son workflow.
• Backup BO : cette personne remplace en principe le responsable BO s'il n'est pas disponible.
• Contrôleur BO : cette personne est chargée du contrôle mensuel de l'administration et de la déclaration périodique de TVA.
• Gestionnaire de compte BO : ce champ est informatif et n'a pas de fonction directe dans le workflow. En pratique, c'est là que se trouve le responsable du bureau.

Ajouter un avis de back-office au domaine

Dans la section Communication du Backoffice, cliquez sur Ajouter la communication Backoffice pour ajouter du texte.

Il s'agit d'une notification dont un employé du back-office recevra une fenêtre contextuelle lorsqu'il ouvrira le domaine. Cela peut être utile, par exemple, pour communiquer des détails sur le domaine à un utilisateur du back-office, comme « Premier contact avec le client au sujet des dispositions spéciales concernant la réservation » ou « A noter de la fermeture!».

Ajouter un commentaire au domaine

Dans la section Commentaires, cliquez sur Ajouter un commentaire pour ajouter des remarques.

Ces commentaires ne sont visibles que sur cet écran. Cela peut être utilisé pour documenter des accords spécifiques avec le client ou l'historique du contrat, par exemple : "Le domaine a été bloqué le 1-5-2018 après que le client n'a pas honoré l'accord de paiement".

Cliquez sur + Ajouter un horodatage pour ajouter qui et quand les commentaires ont été faits. Pour enregistrer les commentaires nouveaux ou modifiés, cliquez sur le bouton Sauvegarder.