Controle proef-en saldibalans

Voor gebruikers met de rol Backoffice Controller of de rol Externe Accountant is het mogelijk om vanuit de Proef- en saldibalans alle (gebruikte) grootboekrekeningen een voor een te controleren ter voorbereiding van het afsluit. 

De knop Blokkeren/afsluiten administratie wordt alleen zichtbaar indien één administratie is gekozen en niet het huidige boekjaar. De controle kolommen worden zichtbaar als een administratie is geblokkeerd.

De controle bestaat uit de volgende stappen:

• Administratie blokkeren
• Grootboekrekeningen controleren
• Administratie afsluiten

Administratie blokkeren

Om de grootboekrekeningen te controleren, zal een administratie geblokkeerd moeten worden. Kies het boekjaar (of een andere periode) dat gecontroleerd moet worden met behulp van de datumselectie. 

Klik op de knop Blokkeren/afsluiten administratie. Dit is enkel zichtbaar voor gebruikers met de rol Backoffice Controller of Externe accountant.

In het volgende scherm dat zich opent kan je aanduiden tot welke datum de boekhouding geblokkeerd dient te worden.

Grootboekrekeningen controleren

Zodra een administratie is geblokkeerd, verschijnt een extra kolom Saldo controleren. 

Een grootboekrekening kan je meteen aanduiden als Nagekeken om deze te markeren als gecontroleerd. Via de drie puntjes kan je ook kiezen voor Controleer of  Bekijk grootboekrekening.

Door te klikken op de knop Controleer opent onderstaande scherm waar je:

• De grootboekrekeningen kan aanduiden als Gecontroleerd.
• Een opmerking kan toevoegen. 
• Bijlagen kan toevoegen vanuit het archief. Hier kunnen bijvoorbeeld documenten over een lening of activastaat gekoppeld worden.
  

Indien een grootboekrekening gecontroleerd is dan is een groen vinkje zichtbaar met bijhorende historie. 

Indien het saldo daarna gewijzigd is geweest dan wordt een rood icoontje getoond met een uitroepteken. 

Het oorspronkelijke saldo (voor wijziging) kan je raadplegen door te klikken op de drie puntjes en vervolgens te klikken op de knop Controleer. 

Een toegevoegde opmerking wordt via het icoon met een tekstballon getoond. 

Administratie afsluiten

Zodra alle grootboekrekeningen gecontroleerd zijn, kan de administratie worden afgesloten. Dit doe je door in de blauwe banner te klikken op Bewerken. 

In het volgende scherm kan je onder Afsluiten invullen tot welke datum de administratie afgesloten dient te worden. 

Eenmaal afgesloten kan niemand nog wijzigingen aanbrengen aan de cijfers van dat boekjaar!