Archive

Les archives sont le lieu où Yuki stocke tous les documents dans des classeurs bien organisés. L'étagère supérieure concerne tous les documents pertinents pour la comptabilité. Là, le back-office examine quels documents doivent encore être traités. Dans les étagères inférieures ( les classeurs de couleurs), d'autres documents peuvent être archivés, tels que les assurances, la correspondance, les réunions, etc. De cette manière, une archive numérique complète peut être mise à la disposition de l'entrepreneur.

Le classeur

Il s'agit de la mise en page standard de l'archive qui peut également être visualisée dans une vue liste ou  tag cloud. Chaque classeur a une subdivision en onglets. Il est possible d'ajouter des classeurs et des onglets supplémentaires vous-même. Vous pouvez également consulter les archives pour une année spécifique ou rechercher des documents par sujet, date, relation, etc.

 Récemment lu par moi

Cet aperçu présente une liste des documents que vous avez récemment visionnés.

Actualités

Il est possible de travailler avec des documents d'actualités pour des annonces internes, des procédures ou d'autres sujets qui devraient être portés à la connaissance de chaque utilisateur. Avec un document, vous pouvez indiquer qu'il s'agit d'un article d'actualité (interne). Si vous marquez un document comme celui-ci, il se retrouvera dans cette liste.

Lots Scan/chargement

Cet aperçu montre quels documents ont été soumis par certaines personnes et quel est leur statut: sont-ils déjà traités par le back-office ou sont-ils toujours en cours de traitement?

Courrier numérique

Cette vue d'ensemble montre quels documents ont été archivés de l'extérieur (par courrier électronique, Dropbox, Drive, etc.). Cela peut être utilisé pour vérifier si tous les documents sont arrivés correctement dans l'administration.

Documents supprimés

Ici,vous retrouvez tous les documents supprimés, notamment l'heure et l'auteur. Il est possible de récupérer et de déplacer le document supprimé ici en le déplaçant dans un autre classeur. La suppression finale d'un document n'est pas possible.

Règles de reconnaissance

Pour promouvoir la reconnaissance des factures, vous pouvez définir des règles de reconnaissance OCR. Yuki reconnaît automatiquement diverses données avec les documents fournis en utilisant l'OCR. OCR signifie Optical Character Recognition ou en français, la reconnaissance optique de caractères (la lecture de texte à partir d'une image). Plus d'informations sur ces règles de reconnaissance sont disponibles dans la catégorie Automatisation.

Règles du flux de travail

Ces règles sont disponibles dans un module supplémentaire de Yuki qui doit être activé via "Yuki Store". En utilisant les règles du flux de travail, vous pouvez générer des tâches pour les utilisateurs après le traitement d'une facture, telles que l'approbation et la validation du paiement.

Exporter (disponible uniquement pour un utilisateur avec le rôle 'Direction', donc non disponible pour le backoffice)

Grâce à cette fonction, vous pouvez exporter l'archive. Seul un utilisateur (entrepreneur) ayant le rôle Direction aura la possibilité d’exporter l’archive. Tous les documents sont rassemblés dans un fichier zip. Dès que le fichier est prêt, vous recevrez un e-mail avec la possibilité de le télécharger. Cela prendra environ 24 heures en fonction de la taille de l'archive.