Service de rappel automatique Yuki

Modifié le Mar, 16 Janv., 2024 à 5:16 H

Le service de rappel vous aide à récupérer vos créances plus rapidement. Grâce aux processus minutieux des rappels / relances, les impayés sont portés à la connaissance de vos clients de manière conviviale. Le processus de rappel est en grande partie automatisé par Yuki et ne nécessite aucune action directe de l'utilisateur.

Le processus de rappel

En pratique, il est divisé en plusieurs étapes.

Le service de rappel Yuki vous aide dans la première partie du processus de collecte.

Rappels et relances

Un maximum de quatre lettres (par courrier électronique) sont envoyées par facture:

Rappel 1 envoyé "x" jours avant la date d'échéance de la facture. Le but est encore une fois de porter la facture à l'attention du client et d'indiquer que la date d'expiration expirera bientôt. Cela peut être désactivé.
Rappel 2 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
Rappel 3 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
Rappel 4 qui est envoyé "x" jours après la date d'échéance.

Les délais mentionnés ci-dessus peuvent tous être configurés selon vos préférences.

Il est également possible de se connecter au logiciel de gestion des comptes débiteurs d'Outstanding24. Cliquez ici pour plus d'informations. Grâce à ce logiciel, chaque facture impayée de vos clients est suivie de manière efficace après la date d'échéance, les factures sont payées plus rapidement et vous n'avez plus à vous soucier de la gestion de vos comptes débiteurs. Grâce à l'API existante avec Yuki, la connexion avec votre comptabilité est immédiatement établie, et vous pouvez rapidement commencer.

Activer et configurer le service de relances Yuki

Accédez aux Paramètres et cliquez sur les Paramètres de rappel sous Ventes. Parcourez le formulaire d'activation. Une fois activé, vous serez redirigé vers les paramètres. Le service est actuellement en mode veille, ce qui signifie que vous pouvez effectuer toutes les préparations nécessaires, mais les lettres ne sont pas encore envoyées effectivement. Pour finaliser l'activation, veuillez examiner attentivement et configurer les éléments suivants :

Vérifiez les textes et mises en page des lettres.
Bloquez les relations qui doivent être exclues du processus automatique de relances.
Parcourez les paramètres.

Ne lancez pas le service avant d'avoir soigneusement suivi ces trois étapes !

Paramètres

Adresse e-mail d'origine

L'adresse e-mail renseignée dans les paramètres de la facture sera automatiquement utilisée ici.

Montant minimum impayé

Pour éviter l'envoi de relances pour de petits montants, vous pouvez indiquer le montant minimum ici.

Pourcentage minimum impayé

Pour éviter que de petites différences de paiement ne déclenchent des relances, vous pouvez également spécifier un pourcentage. Par exemple, si vous indiquez 2%, aucune relance ne sera envoyée pour une facture de 1000 euros dont moins de 20 euros est encore impayé.

Rapport envoyé

Yuki vous informera des lettres qui ont été envoyées et des factures pour lesquelles aucune lettre n'a été envoyée. Indiquez si et à quelle fréquence le rapport doit être envoyé.

Adresse e-mail pour le rapport

Vous pouvez indiquer à qui Yuki doit envoyer le rapport. Cela sera notifié à l'utilisateur sous la forme d'une question dans Yuki.

Mises en page

Le contenu et la mise en page des lettres peuvent être largement adaptés à votre entreprise et à vos activités. Yuki crée par défaut quatre lettres qui sont envoyées dans votre langue pendant le processus. Vous pouvez personnaliser le texte des lettres vous-même. Pour ce faire, accédez à l'onglet "Mises en page" dans les Paramètres des rappels. Sélectionnez la mise en page et cliquez sur le crayon en haut pour la modifier. Modifiez les textes, changez la langue, mettez en page (nous recommandons d'utiliser une mise en page PDF comme arrière-plan) et enregistrez la mise en page après modification.

Comment ça marche ?

Chaque jour, Yuki vérifie quelles factures impayées nécessitent l'envoi d'une relance. Yuki sélectionne automatiquement la mise en page applicable, crée la lettre et l'envoie par e-mail.

Pour éviter l'envoi injustifié de rappels, Yuki vérifie d'abord si la comptabilité est suffisamment à jour :

La banque ne doit pas avoir plus de 14 jours. Cela évite que le client ait déjà payé mais que l'administration bancaire ne soit pas encore mise à jour. Ainsi, pour un service Yuki efficace, il est recommandé de télécharger la banque au moins toutes les deux semaines.
Tous les paiements du client doivent être conciliés. Pour éviter l'envoi injustifié d'une relance, Yuki n'envoie pas de rappels tant qu'il y a des paiements non conciliés de ce client.

Attention !

Les soldes ouverts créés via une opération diverses, par exemple, pour le bilan d'ouverture, ne sont pas pris en compte dans la procédure derappel.

D'autres raisons peuvent empêcher l'envoi d'une lettre de relance :

La facture est déjà trop ancienne. Les factures qui ont plus de 90 jours au moment de l'activation du service Yuki sont ignorées.
La facture figure dans la liste à domicilier.
La facture figure dans la liste Paiement en cours.
La facture figure dans la liste Storno (domiciliation annulée).
Une relance manuelle ou automatique a déjà été envoyée pour la facture au cours des sept derniers jours.
La facture a été créée "post factum", ce qui signifie que la date de création de la facture est postérieure à la date d'échéance.

Blocage des clients pour les rappels

Si vous souhaitez exclure certains clients du processus automatique de rappels, vous pouvez bloquer l'envoi de ces rappels. Vous pouvez le faire en cochant la case "Bloquer pour les rappels" sur la fiche client (dans l'onglet Extras), ou en sélectionnant le(s) client(s) souhaité(s) et en les enregistrant dans les paramètres de rappel sous le bouton "Bloquer les relations".

Dans les Paramètres des rappels, sous l'onglet "Relations bloquées", vous pouvez voir quels clients sont bloqués. Vous avez également la possibilité de les débloquer.