Service de rappel automatique Yuki

Le service de rappel vous aide à récupérer vos créances plus rapidement. Grâce aux processus minutieux des rappels / relances, les impayés sont portés à la connaissance de vos clients de manière conviviale. Le processus de rappel est en grande partie automatisé par Yuki et ne nécessite aucune action directe de l'utilisateur.

Le processus de rappel

En pratique, il est divisé en plusieurs étapes.

Le service de rappel Yuki vous aide dans la première partie du processus de collecte.

Rappels et relances 

Un maximum de quatre lettres (par courrier électronique) sont envoyées par facture:

• Rappel 1 envoyé "x" jours avant la date d'échéance de la facture. Le but est encore une fois de porter la facture à l'attention du client et d'indiquer que la date d'expiration expirera bientôt. Cela peut être désactivé.
• Rappel 2 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
• Rappel 3 envoyé "x" jours après la date d'échéance.
• Rappel 4 qui est envoyé "x" jours après la date d'échéance.

Les termes ci-dessus peuvent tous être définis comme vous le souhaitez.

Comment ça marche

Chaque jour, Yuki vérifie les factures impayées pour lesquelles un rappel doit être envoyé. Yuki sélectionne automatiquement la mise en page à appliquer, crée la lettre et l'envoie par e-mail.

Pour éviter l'envoi de rappels injustifiés, Yuki vérifie d'abord si les comptes ont été suffisamment mis à jour:

• La banque ne peut être âgée de plus de 14 jours. Ceci afin d'éviter que le client ait déjà payé mais l'administration de la banque n'a pas encore été mise à jour. Donc, pour un service de rappel Yuki efficace, il est conseillé de télécharger la banque au moins toutes les deux semaines.
• Tous les paiements du client doivent être lettrés. Pour éviter qu'un rappel ne soit envoyé de manière incorrecte, Yuki n'enverra aucun rappel tant qu'il y aura des paiements sans correspondance de le client.

Attention!

Les postes ouverts créés via une opération diverse pour, par exemple, le solde d'ouverture, ne sont pas inclus dans la procédure de rappel.

Blocage des clients pour les rappels

Si vous souhaitez exclure certains clients du processus de rappel automatique, vous pouvez bloquer l'envoi de ces rappels par relation.

Pour ce faire, cochez la case "Bloquer les rappels" dans la fiche du contact (dans l’onglet Supplémentaire), ou saisissez le ou les clients à bloquer dans Paramètres rappels en cliquant sur le bouton "Bloquer des contacts" ( en haut à gauche de l'écran) et sauvegarder.

Dans les paramètres de rappels, vous pouvez voir quels clients sont bloqués sous l'onglet Relations bloquées. Via cet onglet, vous avez également la possibilité de les débloquer.

Autres raisons pour ne pas envoyer de rappels

Il y a plusieurs choses qui peuvent bloquer l'envoie d'une rappel:

• La facture est trop ancienne. Les factures de plus de 90 jours lors de l'activation du service Yuki sont ignorées
• La facture est dans la liste domiciliation
• La facture apparaît dans la liste Paiement en cours
• La facture est dans la liste Storno (domiciliation inversée)
• La facture pour laquelle un rappel manuel ou automatique a déjà été envoyé au cours des sept derniers jours.
• La facture est créée "post factum". Cela signifie que la date de création de la facture est postérieure à la date d'échéance.

Activer et configurer le service de rappel Yuki automatique

Accédez aux Paramètres de rappels sous la sphère Vente, puis cliquez sur l'onglet Rappels automatiques. Passez par le formulaire d'activation. Après l'activation, vous serez redirigé vers les paramètres. Le service est toujours en mode veille. Cela signifie que vous pouvez effectuer toutes les préparations, mais les lettres ne sont pas encore envoyées. Pour terminer l'activation, vous devez d'abord examiner attentivement et définir les éléments suivants:

• Vérifiez les textes et les mises en page des lettres de rappel
• Bloquer les relations qui doivent être exclues du processus de rappel automatique
• Faites défiler les paramètres

Ne démarrez pas le service avant d'avoir soigneusement suivi ces trois étapes!

Paramètres

E-mail provenant de l'adresse

Ici, l'adresse e-mail renseignée dans les paramètres de la facture sera automatiquement prise en compte. Pour plus d'informations, voir l'article "Envoi de factures de vente par courrier électronique".

Montant minimum non réglé

Pour éviter que des rappels ne soient envoyés pour des montants trop petits, vous pouvez entrer le montant minimum.

Pourcentage minimum non réglé

Pour éviter que de petites différences de paiement entraînent des rappels, vous pouvez également entrer un pourcentage. Exemple: si vous entrez 2%, une facture de 1 000 euros, dont moins de 20 euros est toujours ouverte, aucun autre rappel ne sera envoyé.

Envoi du rapport

Yuki vous envoie un rapport des rappels qui ont été envoyés et pour quelles factures aucun rappel n’a été envoyé. Indiquez si et à quelle fréquence le rapport doit être envoyé.

Envoyer rapport à:

Vous pouvez indiquer à qui Yuki doit envoyer le rapport. Cela sera signalé à l'utilisateur sous la forme d'une question dans Yuki.

Mises en page

Le contenu et la présentation des lettres peuvent largement être adaptés à votre entreprise et à vos activités. 

Yuki fourni quatre lettres standard disponibles dans le processus automatique dans votre langue.

Vous pouvez ajuster les textes des lettres vous-même. Pour ce faire, dans l'onglet "mises en page" des paramètres rappels , sélectionnez la mise en page et cliquez sur l'icône crayon en haut pour modifier. Adaptez les textes, la langue, créez la mise en page (nous vous recommandons d'utiliser une mise en page PDF en tant qu'arrière-plan), enfin sauvegardez la mise en page.