Automatische herinneringen - werking

Je hebt de mogelijkheid om in te stellen dat de herinneringen automatisch verstuurd worden. Het aanmaningenproces wordt grotendeels door Yuki bewaakt en geautomatiseerd uitgevoerd, en vergt geen directe handelingen van de gebruiker. 

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:

• Herinnering 1 die "x" dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd wordt. Doel is nogmaals de factuur onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt. Dit kan worden uitgeschakeld.
• Herinnering 2 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.
• Herinnering 3 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.
• Herinnering 4 die "x" dagen na de vervaldatum verstuurd wordt.

Bovenstaande termijnen zijn allemaal naar wens in te stellen.

Het is ook mogelijk om te koppelen met de debiteurenbeheer software van Outstanding24. Klik hier voor meer informatie. Dankzij de software wordt elke onbetaalde factuur van jouw klanten na de vervaldatum effectief opgevolgd, worden facturen sneller betaald en moet jij niet meer omkijken naar je debiteurenbeheer. Via de bestaande API met Yuki is de koppeling met jouw boekhouding meteen geregeld en kan je snel aan de slag. 

De Yuki aanmaningenservice activeren en instellen

Ga naar Instellingen en klik op Herinnering instellingen onder Verkoop. Doorloop het activeringsformulier. Na het activeren word je naar de instellingen doorgeleid. De service staat nu nog in stand-by modus. Dat wil zeggen dat je wel alle voorbereidingen kunt treffen maar de brieven worden nog niet daadwerkelijk verstuurd. Om de activering af te ronden, dien je eerst zorgvuldig de volgende zaken te bekijken en in te stellen:

• Controleer de teksten en lay-outs van de brieven
• Blokkeer de relaties die uitgesloten moeten worden van het automatische aanmaningenproces
• Doorloop de instellingen

Start de service dus niet voordat je deze drie stappen zorgvuldig hebt doorlopen!

Instellingen

E-mail afkomstig van adres

Hier zal automatisch het e-mailadres genomen worden dat is ingevuld bij de factuurinstellingen. 

Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen, kun je hier het minimumbedrag invullen.

Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot aanmaningen, kan je ook een percentage opgeven. Voorbeeld: als je 2% invult, zal van een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog openstaat, geen aanmaning meer verstuurd worden.

Rapport wordt verstuurd

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Geef aan of en hoe vaak het rapport verstuurd moet worden.

E-mailadres voor rapport

Hier kan je aangeven aan wie Yuki het rapport moet sturen. Dit zal in de vorm van een vraag in Yuki aan de gebruiker gemeld worden.

Lay-outs

De inhoud en opmaak van de brieven kunnen grotendeels aan je bedrijf en je activiteiten worden aangepast. Yuki maakt standaard vier brieven aan die verstuurd worden in het proces in jouw taal. De teksten van de brieven kan je zelf aanpassen. Ga daarvoor naar de tab "Lay-outs" van de Instellingen herinneringen. Selecteer de lay-out en klik bovenaan op het potloodje om deze te wijzigen. Pas de teksten aan, wijzig de taal, maak de lay-out op (wij adviseren een PDF lay-out als achtergrond te gebruiken) en bewaar de lay-out nadien weer.

Hoe werkt het? 

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande facturen een herinnering verstuurd moet worden. Yuki selecteert automatisch welke lay-out van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.

Om te voorkomen dat er onterecht aanmaningen verstuurd worden, controleert Yuki eerst of de boekhouding voldoende bijgewerkt is:

• De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen. Dit om te voorkomen dat de klant al betaald heeft maar de administratie van de bank nog niet is bijgewerkt. Dus voor een goed werkende Yuki service is het raadzaam minimaal elke twee weken de bank te uploaden.
• Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn. Om te voorkomen dat er onterecht een aanmaning wordt verstuurd, verstuurt Yuki geen herinneringen zolang er niet-gematchte betalingen zijn van die klant.

Let op!

De openstaande posten die via een diverse posten boeking zijn aangemaakt voor bijvoorbeeld de beginbalans tellen niet mee in de aanmaningenprocedure.

Andere redenen voor het niet versturen van aanmaningen

Er zijn nog diverse zaken die het versturen van een brief kunnen tegenhouden:

• De factuur is al te oud. Facturen die bij het activeren van de Yuki service al ouder zijn dan 90 dagen worden overgeslagen
• De factuur staat in de lijst Te domiciliëren
• De factuur staat in de lijst Betaling onderweg
• De factuur staat in de lijst Storno (teruggedraaide domiciliëring)
• Er is voor de factuur de laatste zeven dagen al een handmatige of automatische aanmaning verstuurd
• De factuur is "post factum" aangemaakt. Dit houdt in dat de datum waarop de factuur is aangemaakt na de vervaldatum ligt.

Blokkeren van klanten voor herinneringen

Als je bepaalde klanten uit wil sluiten van het automatische herinneringenproces, kan je het versturen van deze herinneringen blokkeren. Dat doe je door op de adreskaart van de klant (in de tab Extra) het hokje "Blokkeren voor herinneringen" aan te vinken, of door bij de Herinnering instellingen bij de knop "Blokkeer relaties" de gewenste klant(en) aan te duiden en te bewaren.

Bij Instellingen herinneringen kun je onder de tab Geblokkeerde relaties zien welke klanten geblokkeerd zijn. Hier heb je ook de mogelijkheid om ze te deblokkeren.