Heures de prestations et de facturation

Avec le module Yuki prestations vous pouvez vous inscrire et facturer des heures. Le module contient différents aperçus pour suivre l'enregistrement des heures et du temps passé par les employés. Une éventuelle approbation est possible avant que les propositions de factures soient faites des heures écrites.

Vous trouverez ci-dessous une description des possibilités de Yuki Prestations et une explication de l'utilisation de ce module.

Après avoir activé le module, la «sphère de l'agenda» deviendra visible.

• Via 'New Work Order' vous choisissez un type de travail et vous enregistrez les heures.
• Dans «Heures travaillées», vous trouverez des aperçus hebdomadaires et mensuels par employé / projet / relation.
• Dans «Travail», vous trouverez une liste de toutes les heures, regroupées par relation (client) et projet.
• Via «Travail sur facture», vous pouvez approuver / facturer le travail facturable et non facturable (si vous disposez des droits appropriés).
• Pour les travaux facturables approuvés, une facture est immédiatement créée et préparée dans «À envoyer» dans la zone de vente.
• Tous les travaux avec le même type de travail et le même projet seront une ligne sur la facture.
• Les factures créées peuvent toujours être consultées, ajustées et envoyées séparément dans «À envoyer» dans la zone de vente.
• Vous pouvez définir qu'une spécification d'heure soit ajoutée en pièce jointe pour chaque facture d'heure (vous pouvez l'activer sur la mise en page)
• (Il s'agit d'un simple aperçu de la date, de la description et du nombre d'heures de chaque bon de travail facturé par type de travail)

Comment ça marche?

Vous pouvez créer différents types d'enregistrement de temps via les 'Types de travail'. Pour ce faire, allez dans "Agenda", puis cliquez sur "Types de travail" en bas à gauche et cliquez sur "Nouveau type de travail".

Vous verrez l'écran ci-dessous:

Vous entrerez une description courte mais claire pour chaque type de travail. La coche à côté de «Actif» garantit que vous pouvez utiliser le type de travail. Si un type de travail ne peut plus être utilisé, vous pouvez le désactiver ici. Choisissez si le type de travail est facturable ou non. Les bons de travail non facturables sont enregistrés mais ne figurent pas sur une facture. S'il s'agit d'un type de travail facturable, vous devez sélectionner un article de vente à lier à cette inscription. Choisissez l'unité de temps utilisée lors de l'enregistrement des ordres de travail pour ce type de travail. Cependant, les aperçus indiquent tout en heures; il s'agit donc uniquement d'importations. Dans la case "Les notes ne peuvent être ajoutées", vous pouvez indiquer si les notes peuvent être modifiées après l'ajout ou non. Si vous souhaitez ajouter un document (par exemple une feuille de travail) au type de travail, vous pouvez indiquer ici comment cela est géré et dans quelle couverture les documents liés sont stockés. Indiquez sous «Approbation» par qui ce type de travail doit être approuvé / facturé. Si rien n'est entré dans ce champ, la personne qui a saisi les heures travaillées est également celle qui peut / peut approuver / facturer les heures concernées. Bien entendu, toute personne ayant le rôle de «Management» peut faire de même. Envoyer un mail, si coché, un mail de notification sera envoyé à l'une des personnes pouvant approuver le travail, si rien n'est entré au point 1 (gestionnaire de fichiers), le mail ira respectivement à 2 ou 3. Étape 3 L'approbation de la réalisation n'est pas utilisée dans les paramètres de type de travail. Cliquez sur Enregistrer.

Entrez les heures

Vous pouvez saisir vos heures travaillées via l'Agenda - Actions - Nouvelle activité , ou en cliquant sur le signe plus sous «Heures travaillées». Vous aurez alors le choix entre les nouveaux types de travail créés.

• Saisissez une description. Ceci est visible pour chaque bon de travail dans la synthèse des travaux de facture.
• Choisissez une date. Par défaut, la date du jour sera prise.
• Entrez le nombre d'heures (ou minutes ou jours). Le champ «De à» est un outil de calcul (exemple: 09h00 - 11h45 soit 2,75 heures). Yuki entrera alors automatiquement le nombre d'heures.
• Choisissez une relation en commençant à taper dans le champ Relation. Si vous voulez plus de détails, vous pouvez rechercher à travers la loupe.
• La pièce jointe est facultative et ne sera jointe qu'à l'ordre de travail pertinent, pas à la facture finale.

Activités à facturer

L'écran «Travail de facturation» se trouve sous «Aperçu» dans l'agenda. Ici, vous pouvez approuver le travail facturable et non facturable (avec les droits appropriés).

Vous pouvez approuver les bons de travail sans facturation, ajustement et / ou facturation.

Si le «Statut» est en haut à gauche sur «Factures à établir», vous verrez tous les bons de travail facturables.

En haut de la barre des tâches, vous verrez trois boutons: «Sauvegarder», «Facture» et «Approuver sans facturer».

• Sauvegarder est pour quand vous avez ajusté le nombre d'heures ou le montant.
• Si vous cliquez sur Facture, des factures de vente (par contact par projet) sont générées pour les bons de travail sélectionnés.
• Les prix personnalisés ne sont pas enregistrés. Vous pouvez ajuster les prix manuellement dans la liste de prix ou par facture.
• Lors de l'approbation des ordres de travail, ils disparaissent de la liste. Vous ne pouvez plus les facturer.

Selon que vous avez coché «Ajouter aux factures de vente existantes à envoyer», les heures approuvées seront ajoutées à une facture de vente que vous pouvez trouver dans le module de facturation sous Facturation - À envoyer. Ceci bien sûr uniquement s'il existe déjà une facture sur cette relation. Si vous voulez certainement une facture séparée pour le travail, il est préférable de la décocher.

Vous pouvez également vérifier / approuver les heures non facturables en changeant le statut en «Non facturable» via le menu de sélection.

Ici, vous pouvez aller «Approuver sans facturation». Si vous souhaitez toujours facturer certaines heures, vous pouvez cliquer sur le signe supérieur à (>) devant l'ordre de travail. Choisissez ensuite un autre type de travail via le bouton En effet, le type de travail initialement sélectionné est défini sur «non facturable» par défaut.

Spécification des heures

Vous pouvez définir qu'un détail des enregistrements de temps est ajouté à chaque facture.

Pour ce faire, accédez au paramètre, Paramètres facture, Mises en page et cliquez sur une mise en page. Cliquez sur "modifier" (crayon en haut) puis cochez la case en bas à droite des paramètres de spécification.