Uren registreren en factureren

Gewijzigd op Di, 8 Mrt, 2022 om 3:39 PM

Met de Yuki Uren functionaliteit kan je uren registreren en factureren. Deze functionaliteit bevat diverse overzichten om de registratie van de uren en de tijdsbesteding van de medewerkers te monitoren. Een eventuele goedkeuring is mogelijk voordat van de geschreven uren factuurvoorstellen worden gemaakt.

Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijkheden van Yuki Uren en een uitleg over hoe deze te werk gaat.

Klik op Agenda in het navigatiescherm
Via 'Nieuwe Werkopdracht' kies je een werksoort en leg je de uren vast.
In 'Gewerkte uren' vind je week- en maand overzichten per werknemer/project/relatie.
In 'Werkzaamheden' vind je een lijst met alle uren, gegroepeerd op relatie (klant) en project.
Via 'Werkzaamheden factureren' kun je de facturabele- en niet facturabele werkzaamheden goedkeuren/factureren (als je hiervoor de juiste rechten hebt).
Voor goedgekeurde facturabele werkzaamheden wordt direct een factuur aangemaakt en klaargezet bij 'Te verzenden' in het verkoopgedeelte.
Alle werkzaamheden met dezelfde werksoort en hetzelfde project worden één regel op de factuur.
De aangemaakte facturen kunnen nog apart bekeken, aangepast en verstuurd worden bij 'Te verzenden' in het verkoopgedeelte.
Je kan instellen dat bij elke uren-factuur een uren-specificatie wordt toegevoegd als bijlage (dit schakel je in op de lay-out)
(Dit is een eenvoudig overzicht van de datum, omschrijving en het aantal uren van elke gefactureerde werkopdracht per werksoort)

Hoe werkt het?

Via de 'Werksoorten' maak je diverse soorten urenregistraties aan. Ga hiervoor naar de ‘Agenda’, klik daarna links onderaan op ‘Werksoorten’ en klik op ‘Nieuwe Werksoort’.

Je krijgt onderstaand scherm te zien:

Per werksoort ga je een korte maar duidelijke omschrijving invullen.
Het vinkje bij 'Actief' zorgt ervoor dat je de werksoort kunt gebruiken. Indien een werksoort niet meer gebruikt mag worden kan je deze hier dus uitschakelen.
Kies of de werksoort wel of niet facturabel is. Niet-facturabele werkopdrachten worden wel geregistreerd maar komen niet op een factuur te staan.
Indien het een facturabele werksoort betreft, dien je een verkoopartikel te selecteren dat aan deze registratie gelinkt dient te worden.
Kies de tijdseenheid die gebruikt wordt bij het registreren van werkopdrachten voor deze werksoort. Op de overzichten staat alles echter vermeld in uren; het gaat dus puur om de invoer.
In het vak “Notities zijn uitsluitend toe te voegen” kun je aangeven of notities na het toevoegen later nog te wijzigen zijn of niet.
Als je een Document (bijvoorbeeld een werkbriefje) wil toevoegen aan de werksoort, kan je hier aangeven hoe hiermee om wordt gegaan, alsmede in welke kaft de gekoppelde documenten worden opgeslagen.
Geef bij 'Goedkeuring' aan door wie deze werksoort goedgekeurd/gefactureerd dient te worden. Als in dit veld niets wordt ingevoerd, is de persoon waardoor de gewerkte uren zijn ingevoerd tevens degene die de desbetreffende uren kan/mag goedkeuren/factureren. Uiteraard kan iedereen met de rol “Directie” dit ook.
Mail versturen, indien aangevinkt wordt er een notificatiemail gestuurd naar één van de personen welke de werkzaamheden mag goedkeuren, als er bij punt 1 (dossierbeheerder) niets wordt ingevoerd zal de mail respectievelijk naar 2 of 3 gaan.
Stap 3 Goedkeuring van realisatie wordt niet gebruikt in het werksoort instellingen.
Klik op Bewaren.

Uren ingeven

Je gepresteerde uren kan je gaan ingeven via de Agenda – Acties – Nieuwe werkopdracht, of door bij 'Gewerkte uren' op het plusje te klikken. Daarna zal je de keuze krijgen tussen de zonet aangemaakte Werksoorten.

Vul een omschrijving in. Deze is voor elke werkopdracht zichtbaar in het Werkzaamheden factureren overzicht.
Kies een datum. Standaard zal de datum van vandaag genomen worden.
Vul het aantal uren in (of minuten of dagen). Het “Van- tot” veld is een rekenhulpmiddel (voorbeeld: 09:00 – 11:45 is 2.75 uur). Yuki zal dan automatisch het aantal uren invullen.
Kies een relatie door te beginnen typen in het Relatie-veld. Indien je meer detail wenst kan je gaan zoeken via het vergrootglas.
Het bijvoegen van een document is optioneel en wordt alleen bij de betreffende Werkopdracht gevoegd, niet bij de uiteindelijke factuur.

Werkzaamheden factureren

Het scherm 'Werkzaamheden factureren' is te vinden onder 'Overzicht' in de Agenda. Hier kan je de facturabele- en niet facturabele werkzaamheden goedkeuren (met de juiste rechten).

Je kunt de Werkopdrachten goedkeuren zonder te factureren, aanpassen en/of factureren.

Indien de 'Status' linksboven op 'Op te stellen facturen' staat zie je alle facturabele Werkopdrachten.

Bovenaan in de taakbalk zie je drie knoppen: 'Bewaren', 'Factureren' en 'Goedkeuren zonder te factureren'.

Bewaren is voor als je bijvoorbeeld het aantal uren of het bedrag hebt aangepast.
Als je op Factureren klikt worden er verkoopfacturen (per relatie per project) gegenereerd voor de geselecteerde werkopdrachten.
Aangepaste prijzen worden niet opgeslagen. Prijzen aanpassen doe je in de prijslijst of per factuur handmatig.
Bij het goedkeuren van Werkopdrachten verdwijnen ze uit de lijst. Je kunt ze dan niet meer factureren.

Afhankelijk of je 'Toevoegen aan bestaande te verzenden verkoopfacturen' hebt aangevinkt, zullen de goedgekeurde uren toegevoegd worden aan een verkoopfactuur dewelke je kan vinden in de facturatiemodule onder Factureren – Te verzenden. Dit uiteraard enkel als er al een factuur op deze relatie staat. Indien je zeker een aparte factuur voor de werkzaamheden wenst kan je dit best even uitvinken.

Niet facturabele uren kan je ook nakijken/goedkeuren door via het keuzemenu de status te wijzigen naar “Niet facturabel”.

Hier kan je deze gaan 'Goedkeuren zonder te factureren'. Indien je bepaalde uren toch wenst te facturen, ga je via het groter-dan teken (>) voor de Werkopdracht doorklikken. Vervolgens kies je een andere werksoort via de knop . Dit omdat de oorspronkelijk gekozen werksoort standaard op “niet facturabel” staat.

Uren-specificatie

Je kunt instellen dat bij elke factuur een detail van de urenregistraties wordt toegevoegd.

Ga hiervoor naar de Verkoop-bol, Factuurinstellingen, Lay-outs en klik op een lay-out. Klik dan op "wijzigen" (potloodje bovenaan) om vervolgens rechtsonder bij Specificatie instellingen een vinkje te zetten.