Wat is een XML-bestand?
Een UBL-bestand (Universal Business Language) is de internationale standaard voor elektronische facturatie, ook wel eens e-invoicing genoemd.
In feite is het een digitaal document in XML-formaat dat is opgebouwd volgens een vaste structuur en eindigt altijd met de extentie .xml
Vb.VF2000-0001.xml
De XML-factuur en het PDF-bestand
Wanneer je een factuur aanmaakt in Yuki zal deze standaard als een XML-bestand worden opgemaakt. In het XML-bestand wordt steeds een PDF weergave van je factuur mee opgenomen, zodat er naast de gecodeerde data in het bestand ook een visuele weergave beschikbaar is die door de ontvangende partij kan worden afgebeeld. De inhoud van het XML-bestand zelf is steeds leidend, waar de PDF weergave puur ter visuele ondersteuning dient.
Als je een factuur ontvangt via het peppol-netwerk van een leverancier kan het zijn dat hun facturatiesoftware geen PDF weergave mee stuurt in het bestand. In dit geval zal Yuki een eigen voorbeeldweergave genereren zodat je een idee krijgt van de inhoud. Het kan zijn dat bepaalde optionele velden niet worden weergegeven. Onze eigen weergave focust namelijk vooral op de velden die verplicht zijn binnen de structuur van een XML-factuur die via het Peppol-netwerk wordt verzonden. Daarom raden we aan om leveranciers aan te moedigen steeds een PDF-weergave mee te sturen in hun XML-factuur. Zo is het voor elke partij duidelijk wat de indicatieve inhoud is.
Dit is echter geen verplichting. Daarom voorzien we zelf een voorbeeldweergave op basis van de beschikbare XML-gegevens.
De verschillende XML-bestanden die je in Yuki kan terugvinden
In Yuki kan je 3 verschillende type XML-bestanden terugvinden wanneer je een verkoopfactuur aanmaakt:
- Als je de factuur aanmaakt in Yuki en deze niet verzend, via post verzend of via mail verzend, zal er een Yuki XML-factuur worden aangemaakt. Dit bestand bevat alle noodzakelijke velden en enkele extra velden voor eender welke boekhoudkundige software om uit te lezen. Door deze extra velden zal deze factuur een foutmelding geven wanneer je ze door een peppol validatie tool zou halen. Dit is normaal en betekent niet dat er iets fout is met het bestand. Het geeft juist aan dat het niet via het peppol-netwerk verzonden is. Je kan het bestand zelf in Yuki terugvinden wanneer je naar het detailoverzicht van de verkoopfactuur zou gaan. Hier zie je dat de factuur niet verzonden is of via e-mail en dat er een XML-bestand in beeld staat. Wanneer je doorklikt op deze link kan je de factuur raadplegen en downloaden.
- Als je de factuur aanmaakt in Yuki en deze ook via het peppol-netwerk verzend, zal er een XML-factuur worden aangemaakt gestructureerd volgens de normen van het peppol-netwerk. Dit bestand bevat alle noodzakelijke velden voor een succesvolle verzending en voor eender welke boekhoudkundige software om uit te lezen. Deze factuur zal succesvol door een peppol validatie tool geraken. Je kan het bestand zelf in Yuki terugvinden wanneer je naar het detailoverzicht van de verkoopfactuur zou gaan. Hier zie je dat de factuur verzonden is via het peppol-netwerk en dat er een UBL-bestand in beeld staat. Wanneer je doorklikt op deze link kan je de factuur raadplegen en downloaden.
- Wanneer je gebruik maakt van een extern facturatie pakket en de facturen doorstuurt via een API-koppeling, zal er een <SalesInvoice> XML-bestand worden aangemaakt. Dit bestand bevat de API-call waar de verkoopfactuur in omvat zit en wordt via een geheel andere structuur opgebouwd dan bovenstaande facturen, omdat dit de manier waarop dit type bestanden moeten worden aangeleverd uit een extern pakket. Op basis van de data in deze API-call wordt de XML-factuur in Yuki opgemaakt. Naar gelang de informatie die in de API-call inbegrepen zit wordt de factuur automatisch verzonden via het aangegeven kanaal of net niet verzonden, indien dit niet nodig is of wanneer je liever de facturen handmatig vanuit Yuki verzendt.
- Als de factuur automatisch wordt verzonden via het peppol-netwerk, zal je deze API-call niet kunnen raadplegen in Yuki zelf en krijg je direct de XML-factuur te zien die via het netwerk is verzonden (zoals hierboven). Wanneer je een fout op zou merken en je IT-partner je geen antwoord kan bieden, zal support achter de API-call vragen zodat we de originele data kunnen nagaan.
- Als de factuur automatisch wordt verzonden via e-mail, zal je de API-call wel kunnen raadplegen bij de details van de factuur. Wanneer je hier een fout op zou merken kan je steeds de API-call zelf controleren op een correcte inhoud. In de e-mail naar de klant toe zal de Yuki XML-factuur en de PDF versie verzonden worden, wanneer je dit hebt ingesteld in je verkoopinstellingen.
- Wanneer de facturen enkel worden doorgestuurd naar Yuki voor de boekhouding en er geen verzending nodig is, dan kan je deze API-call ook raadplegen.
- Als de factuur automatisch wordt verzonden via e-mail, zal je de API-call wel kunnen raadplegen bij de details van de factuur. Wanneer je hier een fout op zou merken kan je steeds de API-call zelf controleren op een correcte inhoud. In de e-mail naar de klant toe zal de Yuki XML-factuur en de PDF versie verzonden worden, wanneer je dit hebt ingesteld in je verkoopinstellingen.