Qu'est-ce qu'un fichier XML ?
Un fichier UBL (Universal Business Language) est la norme internationale pour la facturation électronique, aussi appelée e-invoicing.
Il s'agit en fait d'un document numérique au format XML, structuré selon une organisation fixe, et qui se termine toujours par l'extension .xml.
Ex. : VF2000-0001.xml
La facture XML et le fichier PDF
Lorsque vous créez une facture dans Yuki, celle-ci est établie par défaut sous forme de fichier XML. Ce fichier XML contient toujours une représentation PDF de votre facture, de sorte qu'en plus des données codées dans le fichier, une représentation visuelle soit également disponible et puisse être affichée par la partie destinataire. Le contenu du fichier XML lui-même fait toujours foi, la représentation PDF servant uniquement de support visuel.
Si vous recevez une facture via le réseau Peppol de la part d'un fournisseur, il se peut que son logiciel de facturation n'inclue pas de représentation PDF dans le fichier. Dans ce cas, Yuki générera son propre aperçu afin de vous donner une idée du contenu. Il se peut que certains champs facultatifs ne soient pas affichés. En effet, notre propre représentation se concentre principalement sur les champs obligatoires dans la structure d'une facture XML envoyée via le réseau Peppol. C'est pourquoi nous recommandons d'encourager les fournisseurs à toujours inclure une représentation PDF dans leur facture XML. Ainsi, chaque partie a une idée claire du contenu indicatif.
Ceci n'est toutefois pas une obligation. C'est pourquoi nous fournissons nous-mêmes un aperçu sur la base des données XML disponibles.
Les différents fichiers XML que vous pouvez retrouver dans Yuki
Dans Yuki, vous pouvez retrouver 3 types de fichiers XML différents lorsque vous créez une facture de vente :
- Si vous créez la facture dans Yuki et que vous ne l'envoyez pas, ou que vous l'envoyez par courrier ou par e-mail, une facture XML Yuki sera créée. Ce fichier contient tous les champs nécessaires ainsi que quelques champs supplémentaires pouvant être lus par n'importe quel logiciel comptable. En raison de ces champs supplémentaires, cette facture générera un message d'erreur si vous la soumettez à un outil de validation Peppol. Cela est normal et ne signifie pas qu'il y a un problème avec le fichier. Cela indique simplement qu'elle n'a pas été envoyée via le réseau Peppol. Vous pouvez retrouver ce fichier dans Yuki en accédant à l'aperçu détaillé de la facture de vente. Vous y verrez que la facture n'a pas été envoyée, ou qu'elle a été envoyée par e-mail, et qu'un fichier XML apparaît. En cliquant sur ce lien, vous pouvez consulter et télécharger la facture.
- Si vous créez la facture dans Yuki et que vous l'envoyez également via le réseau Peppol, une facture XML sera créée, structurée selon les normes du réseau Peppol. Ce fichier contient tous les champs nécessaires pour un envoi réussi et pour être lu par n'importe quel logiciel comptable. Cette facture passera avec succès un outil de validation Peppol. Vous pouvez retrouver ce fichier dans Yuki en accédant à l'aperçu détaillé de la facture de vente. Vous y verrez que la facture a été envoyée via le réseau Peppol et qu'un fichier UBL apparaît. En cliquant sur ce lien, vous pouvez consulter et télécharger la facture.
- Lorsque vous utilisez un logiciel de facturation externe et que vous transmettez les factures via une connexion API, un fichier XML <SalesInvoice> sera créé. Ce fichier contient l'appel API dans lequel la facture de vente est intégrée et se construit selon une structure entièrement différente des factures mentionnées ci-dessus, car c'est la manière dont ce type de fichiers doit être fourni depuis un progiciel externe. Sur la base des données contenues dans cet appel API, la facture XML est établie dans Yuki. Selon les informations incluses dans l'appel API, la facture est automatiquement envoyée via le canal indiqué, ou n'est pas envoyée si cela n'est pas nécessaire, ou si vous préférez envoyer les factures manuellement depuis Yuki.
- Si la facture est envoyée automatiquement via le réseau Peppol, vous ne pourrez pas consulter cet appel API dans Yuki même, et vous verrez directement la facture XML envoyée via le réseau (comme ci-dessus). Si vous constatez une erreur et que votre partenaire informatique ne peut pas vous apporter de réponse, le support demandera l'appel API afin que nous puissions vérifier les données d'origine.
- Si la facture est envoyée automatiquement par e-mail, vous pourrez consulter l'appel API dans les détails de la facture. Si vous constatez une erreur à cet endroit, vous pouvez toujours vérifier vous-même le contenu de l'appel API. Dans l'e-mail envoyé au client, la facture XML Yuki ainsi que la version PDF seront transmises, si vous avez configuré cela dans vos paramètres de vente.
- Lorsque les factures sont uniquement transmises à Yuki pour la comptabilité et qu'aucun envoi n'est nécessaire, vous pouvez également consulter cet appel API.