Sommige leveranciers verzenden hun facturen in het standaard Peppol-formaat zonder een PDF te integreren in de XML. Zonder PDF is het moeilijk voor software die hier niet op is ingesteld om de factuur weer te geven.
Om dit probleem te verhelpen, heeft Yuki een zogenaamde mock-up PDF geïmplementeerd, waardoor de inhoud van de UBL-factuur in de software zichtbaar is. Deze zal de belangrijkste en verplichte gegevens bevatten, maar blijft beperkt omdat niet alle mogelijke Peppol-velden kunnen worden weergegeven en omdat bedrijfsspecifieke of uitzonderlijke elementen kunnen ontbreken.
Belangrijke disclaimer:
Deze mock-up PDF is geen wettig document. Ze dient enkel als visuele ondersteuning en bestaat alleen als visuele ondersteuning. Niet alle UBL-velden kunnen worden weergegeven, dus het is mogelijk dat sommige gegevens wel in de XML zitten, maar niet zichtbaar zijn op de PDF
Weergave in Yuki als accountant
Weergave in Yuki als gebruiker
Waarom is dit een mock-up PDF?
In de meeste gevallen heeft Yuki geen PDF ontvangen, maar enkel de XML-gegevens van een UBL-factuur. Yuki zal dan een mock-up PDF maken waardoor de inhoud van de UBL-factuur in de software zichtbaar wordt. Dit is echter geen wettig document en daardoor is het niet mogelijk om deze PDF te downloaden en/of te printen.
Hieronder lijsten we de mogelijke oorzaken op:
- De factuur werd manueel geüpload
Wanneer je een factuur manueel hebt geüpload en je beschikt ook over de PDF, raden we aan om:
- De huidige factuur niet te boeken
- De upload te verwijderen
- De XML en PDF samen opnieuw te uploaden, in één batch, met exact dezelfde bestandsnaam. Voorbeeld:
Factuur 0003.pdf
Factuur 0003.xml
Yuki zal deze bestanden automatisch samenvoegen.
- De factuur werd via Peppol ontvangen
In dit geval heeft de leverancier waarschijnlijk geen PDF ingebed in de XML.
Via Peppol mogen alleen XML-bestanden worden verstuurd. Om toch een PDF mee te sturen, moet deze geëmbed worden in de XML (gecodeerd), zodat er technisch nog steeds slechts één XML-bestand wordt verzonden.
De technische details hierover vind je hier:
Wat kan je zelf doen?
Tot 1 januari 2026 hadden softwareleveranciers nog de mogelijkheid om facturen als PDF aan te leveren. Wijzelf embedden deze PDF’s nog steeds in onze uitgaande Peppol-facturen, uit gebruiksgemak voor onze klanten en hun eindklanten.
Helaas is het niet verplicht voor leveranciers om een pdf mee te sturen. Daarom raden we aan om je leverancier te contacteren en te vragen om de PDF alsnog te embedden in de XML.
Voorbeeldbericht aan je leverancier:
Bedankt voor je reactie. Jullie versturen facturen in het standaard Peppol-formaat. Binnen dit formaat bestaat er een mogelijkheid om een PDF te embedden in de XML. De technische details vind je hier: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cac-BillingReference/cac-InvoiceDocumentReference/ Dit veld is technisch gezien niet verplicht, maar zonder PDF is het voor ons als klant en voor onze boekhouder erg moeilijk om facturen te lezen, te controleren en te boeken. Voor 1 januari 2026 was het bovendien nog verplicht om een PDF te kunnen aanleveren, wat betekent dat deze functionaliteit bij jullie reeds bestaat. We vragen daarom om deze PDF ook mee te sturen via Peppol, door ze te embedden in de XML. Op die manier komt alle relevante informatie correct terecht bij de eindklant en diens boekhouder. Alvast bedankt voor jullie begrip en de overweging om dit te implementeren.
Omdat dit geen verplichting is, en het mogelijks op termijn nog meer zal voorvallen dat er geen PDF's meer gestuurd worden, kan je ook de visie hierover navragen bij Bosa, de belgische Peppol Authoriteit via dit contact formulier.
Wat doen wij?
Als softwareprovider embedden wij onze PDF’s standaard in onze uitgaande Peppol-facturen. Dit probleem kan zich dus enkel voordoen bij facturen die niet via ons zijn opgemaakt.