Kwaliteitsmonitor: Verwerking

De controle van een aantal verwerkingen bestaat uit de volgende zaken:

• Zijn er openstaande transacties op de wachtrekening(en)?
• Ontbreken er intercompany transacties?
• Zijn er transacties geboekt op 'Rekening onbekend'?
• Zijn er openstaande vraagposten?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.

In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop Stuur deze lijst naar een gebruiker wanneer er transacties ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wil vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kan je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door linksboven in je scherm op de knop Verversen te klikken.  Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst werd bijgewerkt.

Openstaande vraagposten

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening Vraagposten. In de administratie wordt gecontroleerd of er transacties sinds eind vorig maand op vraagposten staan.

Doorloop de lijst met transacties en zorg ervoor dat de gebruiker om uitleg wordt gevraagd. Zodra de correcte grootboekrekening bekend is, wijzig je vervolgens de grootboekrekening van het desbetreffende financiële document of de banktransactie.

Transacties geboekt op 'Rekening onbekend'

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening Rekening onbekend. In sommige gevallen boekt Yuki automatisch op deze grootboekrekening bijvoorbeeld wanneer een diverse post niet in balans is. Deze documenten en transacties moeten zo snel mogelijk worden gecorrigeerd.

Doorloop de lijst met transacties die op Rekening onbekend zijn geboekt en wijzig de grootboekrekening van het financiële document of banktransactie of corrigeer de diverse post zodanig dat deze in balans is.

Ontbrekende intercompany transacties

De intercompany boekingen die op dezelfde dag plaatsvinden tussen twee administraties in hetzelfde domein moeten in evenwicht zijn. Deze controle geeft een overzicht van alle intercompany transacties die ontbreken.

Doorloop de bovenstaande lijst met data met intercompany transacties die niet in evenwicht zijn. Om het verschil op te lossen klik je op een datum en bekijk je wat de oorzaak kan zijn. Zorg ervoor dat de bijbehorende aan- of verkoopfactuur is verwerkt in de correcte administratie en alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administraties zijn bijgewerkt.

Openstaande transacties op wachtrekeningen

Transacties op wachtrekeningen moeten regelmatig worden gematcht om het saldo van deze rekeningen in evenwicht te brengen. In de administratie wordt gecontroleerd of alle transacties op een wachtrekening met een transactiedatum ouder dan 30 dagen geheel of deels zijn afgepunt zijn.

Klik op een wachtrekening in de bovenstaande lijst en match de openstaande transacties of zorg ervoor dat de ontbrekende transacties worden aangeleverd en verwerkt.