Kwaliteitsmonitor: Verkoop

De controle van Verkoop bestaat uit de volgende zaken:

• Ontbreken er verkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
• Zijn er openstaande verkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)?
• Zijn er dubbele verkoopfacturen aanwezig?

Klik op één van de rubrieken in een onderdeel om de score daarvan tot in detail te bekijken.

In het geopende scherm van elke rubriek verschijnt, indien van toepassing, de knop Stuur deze lijst naar een gebruiker wanneer er transacties of verkoopfacturen ontbreken, gecorrigeerd of aangevuld moeten worden. Klik op deze knop als je een gebruiker op basis van de gestuurde lijst wil vragen om toelichting óf om de ontbrekende transacties of facturen te uploaden.

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat de benodigde aanvullingen en/of correcties zijn uitgevoerd kan je vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor updaten door linksboven in je scherm op de knop Verversen te klikken. Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst werd bijgewerkt..

Ontbrekende verkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)

In de openstaande klantenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende verkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende verkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de omzet worden geboekt wanneer er geen verkoopfactuur zal worden aangeleverd.

Openstaande verkoopfacturen (betalingen zijn 'onderweg')

In de administratie wordt gecontroleerd welke verkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze bancontact, creditcard of incasso al langer dan 30 dagen open staan, dat wil zeggen nog niet zijn gematcht met een betaling (banktransactie).

Om het aantal openstaande verkoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematcht kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie bijgewerkt zijn. 

Dubbele verkoopfacturen

Om te voorkomen dat een verkoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er mogelijks duplicaat facturen aanwezig zijn.  Een verkoopfactuur wordt aangemerkt als een mogelijk duplicaat wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: klant, datum, factuurnummer en bedrag.

De knop Toon bekende niet-duplicaten opent de lijst met historisch 'verdachte' verkoopfacturen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om een verkoopfactuur te openen en vervolgens te verwijderen als zijnde duplicaat factuur.

In de bovenstaande lijst open je de mogelijke duplicaat factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de 'verdachte' factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop Geen duplicaat. Is de 'verdachte' factuur wel een duplicaat klik dan op de knop Verwijderen of bundel deze met de andere factuur door te klikken op de knop Samenvoegen.