Herinnering lay-out aanmaken of wijzigen

In Yuki heb je de mogelijkheid om herinneringen en aanmaningen te versturen. Je kan daarbij werken met de vier verschillende standaardbrieven voor een attendering, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling. Voordat je gaat werken met herinneringen of aanmaningen dien je eerst de tekst en lay-out van deze teksten aan je bedrijf en je activiteiten aan te passen. De lay-out bepaalt hoe de herinnering of aanmaning eruit ziet, welke gegevens je erop wilt afdrukken, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail moet staan.

Ga naar de tegel Instellingen, klik op Herinneringen instellingen en open vervolgens het tabblad Lay-outs.

Wanneer er een Nederlandse, Engelse, Franse of Spaanse herinnering lay-out is aangemaakt, verschijnt de kolom 'Taal' in de bovenstaande instellingen.

Om een bestaande herinnering lay-out te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende herinnering lay-out. Voor het aanmaken van een nieuwe herinnering lay-out klik je bovenin je scherm op de knop Nieuwe lay-out.

De volgende herinnering lay-out instellingen kunnen worden ingevoerd:

• Algemeen
• Instellingen
• Onderwerp
• Tekstinhoud
• Pagina-indeling (voettekst)
• Pagina-instellingen
• Papierinstellingen
• Adrespositionering
• Logo positionering
• Onderwerp en tekst van mail.

Schermvoorbeeld bekijken

Als je klaar bent met de lay-out klik je linksboven in je scherm op de knop Bewaren om je wijzigingen te bewaren. Bekijk daarna het schermvoorbeeld om te zien of alle wijzigen het gewenste resultaat hebben opgeleverd.

Standaard lay-out opnieuw aanmaken

Wanneer je van één of meer herinneringsniveaus de standaard lay-out hebt verwijderd, kan je deze altijd opnieuw genereren (in de taal die je als gebruiker hebt ingesteld bij 'Persoonlijke voorkeuren') door te klikken op de knop Regeneratie standaard layouts.

Standaard lay-out bepalen

Je kan binnen Yuki met meer dan één herinnering lay-out werken. Als je dat doet, kan je telkens als je een nieuwe herinnering maakt of verwerkt bepalen welke lay-out gebruikt moet worden. Je kan kiezen welke lay-out Yuki dan standaard moet voorstellen. 

Herinneringen in vreemde taal aanmaken

In Yuki is het mogelijk om Engelse, Franse of Duitse verkoopfacturen en herinneringen en/of aanmaningen aan te maken en deze vervolgens handmatig of automatisch te versturen naar je klanten.

Voor het aanmaken van een herinnering of aanmaning in een vreemde taal moet je de volgende stappen doorlopen:

• aanmaken Engelse, Franse of Duitse herinnering lay-out
  • per niveau: attendering (1),herinnering (2), aanmaning (3) en ingebrekestelling (4)
• vertalen veld 'Aanhef' bij relatie (indien placeholder [heading] wordt gebruikt in tekst van brief en/of e-mail).

LET OP!

Er moet al een Engelse, Franse of Duitse factuur lay-out aangemaakt zijn en deze factuur lay-out moet zijn vastgelegd bij de relatie. 

Om automatisch in meerdere talen aanmaningen te versturen dien je volgende zaken in te stellen: 

• Duid een taal aan in al je factuur lay-outs
  • Dit is van toepassing wanneer je de factuurmodule gebruikt. Is dit niet het geval? Maak dan per taal een factuur lay-out aan in de Factuurinstellingen en voeg deze lay-out als standaard bij al je klanten. 
• Kijk de herinnering niveau's na
  • Zorg ervoor dat je per herinneringsniveau en betaalwijze een unieke lay-out hebt per taal. Zo kan Yuki steeds de juiste aanmaning versturen. 
• Controleer de rapportage
  • In de Instellingen herinneringen vind je onder het tabblad Automatische herinneringen de mogelijkheid om een rapport te versturen naar een bepaalde gebruiker met all (niet-) verstuurde aanmaningen. KLik bij Automatische herinneringen op Bekijk het testrapport om al op voorhand te bekijken welke herinneringen verstuurd zullen worden of welke niet, en om welke reden.