Pour créer un nouveau projet, ouvrez la fonctionnalité Projets. Dès que vous créez un projet, il apparaît dans cet aperçu.
Dans cet aperçu, cliquez sur le + en haut à gauche pour créer un nouveau projet.
L'écran suivant s'ouvre :
Données
- Description : le nom du projet (obligatoire).
- Code : une référence unique pour ce projet, composée d'au moins 6 caractères. Grâce à ce code, les factures peuvent être attribuées automatiquement à un projet.
- Date de début : la date à partir de laquelle le projet peut être utilisé.
- Date de fin : la date jusqu'à laquelle le projet peut être utilisé.
- Entreprise : si votre domaine compte plusieurs dossiers, vous pouvez choisir le dossier.
- Contact : le contact auquel vous souhaitez lier le projet.
- Tags : des tags que vous pouvez ajouter au projet. Vous pouvez ainsi classer vos projets, par exemple en Marketing, Rapportage, Interne ou Projets.
Budget
Si vous le souhaitez, vous pouvez établir un budget. Cela vous aide à suivre vos chiffres réels par rapport à vos chiffres budgétés. Le budget s'applique à toute la durée du projet (et donc pas par année). Dans l'aperçu « Marge de contribution » (par projet), vous pouvez activer des colonnes pour afficher les budgets et les écarts par rapport au chiffre d'affaires réel.
Règle de reconnaissance
Grâce au code défini sous Données, vous pouvez lier automatiquement des documents à des projets.
C'est possible de 2 manières :
- Facture
Vous pouvez ajouter le code sur une facture, pour que Yuki le reconnaisse et ajoute ensuite la facture au bon projet.
Il est important qu'il y ait toujours au moins un espace avant et après le code, et que celui-ci soit bien lisible.
Les documents sont alors attribués automatiquement au bon projet.
Veillez à ce que le code ne soit pas trop long et qu'il ne puisse pas être confondu avec d'autres numéros, comme le numéro de TVA, le numéro de facture ou le numéro de client.
Vous envoyez vos documents par e-mail ? Parfait !
En utilisant le code défini comme objet de l'e-mail, précédé d'un « # », Yuki liera automatiquement l'e-mail et sa pièce jointe au projet concerné.
Vous souhaitez utiliser l'attribution automatique ? Cochez alors cette option.
Accès
Vous pouvez indiquer par projet qui peut consulter les données. Ainsi, seules les personnes impliquées dans le projet concerné peuvent voir les données. Pour en savoir plus sur les niveaux d'accès des projets, consultez cet article.
Chaque projet a un seul gestionnaire. Ce gestionnaire est le seul utilisateur qui peut modifier les droits ou les données de base du projet.
Notes
Enfin, vous pouvez ajouter des notes. Elles sont purement informatives et ne sont visibles que par les personnes qui ont accès au projet.
Une fois le projet créé, cliquez sur le bouton Sauvegarder en haut à gauche pour enregistrer les données. Le projet apparaît alors dans l'aperçu de tous les projets.
Seul le gestionnaire du projet concerné peut modifier les données, et ce à tout moment.