Peppol - FAQ

• Hoe kan ik mijn administratie aanmelden op Peppol?
• De via Peppol ontvangen facturen worden niet automatisch verwerkt. Hoe komt dit?
• Hoe weet ik dat ik een factuur via Peppol heb ontvangen?
• Hoe weet ik dat mijn klant niet is geregistreerd op Peppol netwerk?
• Factuur is afgeleverd volgens Yuki maar mijn klant heeft geen factuur ontvangen.
• Ik ontvang dezelfde factuur twee keer via Peppol. Hoe kan dit worden opgelost?
• Bij het aanmelden bij Peppol krijg ik een foutmelding. Hoe kan dit worden opgelost?
• Factuur kan niet worden afgeleverd, wat nu?
• Ben je onlangs overgeschakeld van niet-btw plichtig naar btw plichtig of andersom?
• Hoe kan ik instellen dat de facturen via Peppol verstuurd worden?
• Kan het bedrijf aangesloten zijn aan meerdere access points om via Peppol te kunnen werken?
• Ik krijg geen documenten van Partena meer aan hoe komt dit?
• Kan ik mijn facturen via Peppol versturen als ik deze niet opmaak in Yuki?
• Hoe weten mijn leveranciers dat ik facturen via Peppol kan ontvangen?

Hoe kan ik mijn administratie aanmelden op Peppol?

Een gebruiker met de rol 'Directie' kan via het domein de administratie aanmelden op het Peppol netwerk. Ga naar de instellingen van het domein en selecteer in het nu geopende scherm onder Integraties de optie Peppol.

Je accountant kan voor jou ook je administratie op het Peppol netwerk aanmelden. Meer informatie hierover kan je op deze pagina terugvinden. 

De via Peppol ontvangen facturen worden niet automatisch verwerkt. Hoe komt dit?

Yuki probeert om de via Peppol ontvangen facturen te verwerken maar heeft hulp nodig om de facturen op de correcte grootboekrekeningen te boeken. Hiervoor kunnen UBL verwerkingsregels aangemaakt worden. Neem hiervoor contact op met jouw accountant. 

Hoe weet ik dat ik een factuur via Peppol heb ontvangen? 

• via Digitale post onder Aandacht in de Postbus
• via Historie in de Postbus
• via een bericht/e-mail van Yuki
  • Bij de instellingen van het domein kan je bij Berichten instellen welke gebruiker een e-mail ontvangt wanneer er een administratie wordt aangemeld of afgemeld op het Peppol netwerk. Ook kan je kiezen welke gebruiker op de hoogte dient te worden gebracht wanneer een factuur wordt ontvangen of niet succesvol wordt afgeleverd via Peppol.

Hoe weet ik dat mijn klant niet is geregistreerd op Peppol netwerk?

Bij het selecteren van de verzendwijze van de te verzenden verkoopfactuur wordt er een melding getoond wanneer de klant niet geregistreerd is op Peppol. Yuki biedt je dan de mogelijkheid om vervolgens een andere verzendwijze voor de factuur te selecteren.

Factuur is afgeleverd volgens Yuki maar mijn klant heeft geen factuur ontvangen. 

Je kan in de Verkoop functionaliteit in het activiteitenlogboek controleren of de factuur daadwerkelijk is afgeleverd. Wanneer de status op 'Afgeleverd' staat betekent dit dat de factuur effectief is verzonden via het Peppol netwerk. Voor meer uitleg zie artikel Activiteitenlogboek facturen.

Neem indien nodig contact op met de klant om te achterhalen of er mogelijks iets niet klopt met hun access point.

Ik ontvang dezelfde factuur twee keer via Peppol. Hoe kan dit worden opgelost? 

Dit betekent dat de verzendende partij de factuur twee keer heeft geupload / verzonden via het Peppol netwerk. De access points filteren geen dubbele facturen maar Yuki zal deze facturen echter herkennen als potentieel duplicaat facturen.

Neem contact op met de andere partij wanneer je facturen niet twee keer wilt ontvangen.

Bij het aanmelden bij Peppol krijg ik een foutmelding. Hoe kan dit worden opgelost? 

Tijdens het aanmelden bij Peppol verschijnt één van de onderstaande foutmeldingen in je scherm:

• 'Btw-nummer is al geregistreerd op het Peppol-netwerk. Een administratie kan slechts één toegangspunt tot Peppol hebben. De administratie moet eerst worden afgemeld bij het bestaande toegangspunt voordat je de administratie via Yuki kunt registreren.'
• 'KBO-nummer is reeds geregistreerd op het Peppol-netwerk. Een administratie kan slechts één toegangspunt tot Peppol hebben. De administratie moet eerst worden afgemeld bij het bestaande toegangspunt voordat je de administratie via Yuki kunt registreren. Bij vragen hierover kan je contact opnemen met het Yuki support team via support@yuki.be.'

Dit probleem kan als volgt worden opgelost:

• Controleer of je de juiste rol hebt in het domein. Om een administratie aan te melden op het Peppol netwerk moet je als gebruiker in het domein de rol 'Directie' hebben.
• Controleer of het ondernemingsnummernummer of btw-nummer correct is ingevuld.
• Mogelijks is het bedrijf reeds geregistreerd op het Peppol netwerk via een andere access point

Wanneer het probleem hierdoor niet opgelost geraakt neem dan contact op het Yuki Support team.

Factuur kan niet worden afgeleverd, wat nu?

Om de reden te achterhalen waarom een verkoopfactuur niet kon worden afgeleverd, open je de desbetreffende verkoopfactuur en bekijk je in het veld 'Notities' de daar vermelde reden.

Neem contact op met het Support Team wanneer je het probleem o.b.v. de foutmelding niet zelf kan oplossen.

Ben je onlangs overgeschakeld van niet-btw plichtig naar btw plichtig of andersom?

Zo ja, dan word je automatisch afgemeld uit het Peppol netwerk, waardoor je hier geen toegang meer toe hebt. Je kan dit eenvoudig in je domein terug heractiveren.

Hoe kan ik instellen dat de facturen via Peppol verstuurd worden? 

Na de registratie van een bedrijf bij Peppol:

• wordt de standaard verzendmethode van verkoopfacturen automatisch aangepast naar 'Waar mogelijk via Peppol'
• kan je bij het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur de verzendwijze 'Verzenden Via Peppol' selecteren

• ook kan je op de relatiefiche als verzendwijze 'Peppol' instellen.

Kan het bedrijf aangesloten zijn aan meerdere access points om via Peppol te kunnen werken?

Het is mogelijk om als bedrijf aangesloten te zijn via meerdere access points in volgende situatie:

Je wenst je aankoopfacturen via Peppol rechtstreeks in Yuki te ontvangen.  Voor je verkoopfacturen wens je om deze via Peppol vanuit het externe facturatiepakket te versturen.

Hiervoor registreer je je onderneming in Yuki enkel voor het ontvangen van aankoopfacturen via Peppol.
De registratie van verkoopfacturen versturen via Peppol dien je in orde te maken in het externe facturatiepakket.

Belangrijk:

Andersom gaat het niet. Je kan je bedrijf in Yuki niet enkel registreren om verkoopfacturen via Peppol te versturen. Hiervoor dien je ook je bedrijf te registreren in Yuki voor het ontvangen van aankoopfacturen.

Ik krijg geen documenten van Partena meer aan hoe komt dit?

Partena maakt voor Peppol gebruik van het access point van Unified Post waardoor er gebruik wordt gemaakt van een cascade regeling. Zij zullen eerst proberen hun facturen te versturen naar een administratie die actief is op Billtobox, indien dat niet mogelijk is dan zullen zij deze pas over het Peppol netwerk versturen.

Heb je een actieve Billtobox administratie of heb je deze in het verleden gehad? Dan kan je best even met de support van Billtobox contact opnemen. Deze factuur zal waarschijnlijk naar jouw Billtobox administratie werden verstuurd. 

Kan ik mijn facturen via Peppol versturen als ik deze niet opmaak in Yuki?

Nee het is niet mogelijk om facturen die je buiten Yuki opmaakt te versturen via het Peppol access point m.a.w. facturen opgemaakt in een software zoals Teamleader of in Word en Excel kunnen niet verstuurd worden via onze access point. 

Hoe weten mijn leveranciers dat ik facturen via Peppol kan ontvangen?

Jouw leveranciers weten niet automatisch dat je facturen kan ontvangen via Peppol. Je kan hen echter wel op de hoogte brengen. Hier vind je een voorbeeld mail die je kan bezorgen aan je leveranciers: link