Spam - Werking

Momenteel is het enkel mogelijk om manueel berichten te markeren als Spam. Dit gebeurt dus niet automatisch.

Binnenkomende e-mail kunnen manueel in de Spam folder geplaatst worden. Zowel ondernemers als accountants hebben hierbij de mogelijkheid om een mail aan te duiden als spam. Dit zal op deze pagina toegelicht worden.

De Spam folder staat onder de tegel Postbus bij Aandachtspunten. Daarnaast zal een BO gebruiker ook de tegel ‘Spam’ zien onder de aandachtspunten in de back-office workflow. Hier kan je een lijst vinden van de mails (niet de documenten) met hun bijhorende documenten. 

Let op! 

• Wanneer een document aangeduid wordt als spam dan wordt de volledige e-mail - inclusief alle bijlagen - verplaatst naar de spam folder.  Vanaf dat moment wordt het e-mailadres van de afzender op de blacklist geplaatst. Dit wil zeggen dat alle andere aangeleverde (en nog niet-verwerkte) documenten via hetzelfde e-mailadres ook naar spam worden verplaatst. Ook toekomstige communicatie van die afzender wordt meteen als spam gemarkeerd en niet in de workflow opgenomen.
• Alle e-mails in de Spam folder kunnen op elk moment weer handmatig worden teruggezet in Digitale Post. Vanaf dat moment wordt enkel het document gelinkt aan de mail teruggeplaatst. Het e-mailadres van de afzender staat hiermee nog wel op de blacklist. Dit betekent dat alle toekomstige mails van deze afzender nog steeds onmiddellijk in de Spam terecht zullen komen! Je hebt wel steeds de mogelijkheid om het e-mailadres van de afzender op de whitelist te plaatsen. Voor een uitgebreide beschrijving van de blacklist en whitelist zie artikel Spam instellingen.

Volgende topics komen op deze pagina aan bod:

• Spamfunctie gebruiken als ondernemer
• Spamfunctie gebruiken als accountant 
• Spam waarschuwing
• Spam folder 
• E-mail (met document) uit spam halen of verwijderen 

Spamfunctie gebruiken als ondernemer

Alles wat je via het uniek Yuki mailadres aanlevert komt in de Digitale post (onder de aandachtspunten in de Yuki Postbus) terecht. Vanuit dit overzicht kan je een document aanduiden als spam. Je selecteert hiervoor de gewenste lijn(en) en klikt daarna op de spamknop bovenaan. Hiermee verplaats je alle andere (niet-verwerkte) documenten die werden aangeleverd ook naar de spamfolder. Zo komt de afzender op de blacklist te staan.  

Spamfunctie gebruiken als accountant 

Een document kan vanuit het boekingsscherm aangeduid worden als spam. Aan de rechterkant van het boekingsscherm bij ‘Kan niet verwerkt worden’ verschijnt nu ook de optie Spam. Deze actie heeft als gevolg dat de nog niet-verwerkte documenten van dezelfde e-mail uit de workflow worden gehaald en verplaatst worden naar de spamfolder. Dit wordt gemarkeerd als afgehandeld en het e-mailadres van de afzender staat vanaf dan op de blacklist. 

Bij de aandachtspunten in de BO worfklow zal ook een aandachtspunt verschijnen met het aantal documenten in spam. Door hier op te klikken, kom je in de Spam folder terecht. Indien er geen tegel Spam is, wil dit zeggen dat er op dit moment geen documenten in de spamfolder van dat domein zitten. 

Kijk de spamfolder én de lijst van geblackliste e-mailadressen goed na bij de spam-instellingen om geen documenten te missen!

Spam waarschuwing

Via de software krijg je steeds een waarschuwing van Yuki over de gevolgen als je een mailadres als spam aanduidt. Documenten die in de spam folder worden geplaatst, blijven 100 dagen in de spam staan waarna ze definitief verwijderd worden. 

Spam folder 

De Spam folder is terug te vinden onder de Postbus. Beweeg met je muis boven het icoon Postbus in de navigatiebalk en klik vervolgens op Spam. Het volgende scherm wordt geopend:

• Om een document in de browser te openen, selecteer je het desbetreffende document en klik je vervolgens op de knop Openen in browser.
  
  Het volgende scherm wordt geopend:
  

E-mail (met document) uit spam halen of verwijderen 

Om een e-mail terug te zetten in Digitale Post en daarmee het document in de backoffice workflow beweeg je met je muis boven de desbetreffende e-mail en klik je vervolgens op de knop Verplaats naar Inbox. 

LET OP! Het e-mailadres van de afzender staat hiermee nog wel op de blacklist. Dit betekent dat alle toekomstige mails van deze afzender nog steeds onmiddellijk in de Spam terecht zullen komen! Je wel steeds de mogelijkheid om het e-mailadres van de afzender op de whitelist te plaatsen. Voor een uitgebreide beschrijving van de blacklist en whitelist zie artikel Spam instellingen.

Om meer dan één e-mail in één keer terug te zetten, selecteer je de desbetreffende e-mails en klik je vervolgens op Verplaats naar Inbox.

Je hebt ook de mogelijkheid om een e-mail met document definitief te Verwijderen uit de spam. Dit heeft als gevolg dat de mail verdwijnt uit het overzicht alsook uit de aandachtspunten.