Instellingen van een Project

Hieronder bespreken we de instelling van het project:

• Gegevens
• Toegang en beveiliging
• Budget
• Herkenningsregel
• Niet gekoppeld

Gegevens

• Omschrijving: Naam van project.
• Code: Eigen referentie, of een specifieke code bestaande uit minstens 6 tekens (automatische koppeling - zie verder). (optioneel)
• Startdatum: Datum vanaf wanneer het project aangeroepen kan worden.
• Einddatum: Datum tot wanneer het project aangeroepen kan worden.
• Administratie: Indien je domein meerdere administraties heeft, kan je de administratie kiezen.
• Relatie: Relatie waaraan je het project wil linken.
• Tags: Tags die je kunt toevoegen aan het project.

Toegang en beveiliging

Gebruikers met toegang tot het domein kunnen, naargelang hun rol(len), bepaalde documenten zien. Om te weten wat je kan zien met welke rol, raden we je aan om de helppagina’s omtrent rollen te lezen. Indien je toegang hebt tot een bepaald project, hoef je als gebruiker geen specifieke rol te hebben. Documenten in een project zijn voor elk type rol zichtbaar.

Yuki Projecten biedt de mogelijkheid om slechts bepaalde gebruikers toegang te geven tot de documenten in het Project.

Bijvoorbeeld:

• Jan heeft een login, maar geen rol, hij kan dus geen documenten zien (enkel diegene die aan hem gelinkt zijn).
• Jan dient enkel de documenten te zien voor project A.
• Door Jan toegang te geven tot het project, kan hij de facturen/documenten die hieraan gelinkt zijn alsnog zien.

Projecten kunnen afgeschermd worden op verschillende niveau’s:

• Alle gebruikers: Iedere gebruiker kan het project zien staan (ongeacht de rol).
• Alle werknemers: Alle gebruikers die eveneens ingesteld staan als werknemer hebben toegang tot het project (ongeacht de rol).
• Directie: Alle gebruikers met de rol “Directie” hebben toegang tot het project.
• Beheerder + Leden: Enkel de beheerder en de leden(gebruikers) die ingesteld zijn, hebben toegang tot het project. (de boekhouder ziet dit project dan ook niet meer, tenzij “yuki” als lid wordt toegevoegd.)

Indien een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaald project zal hij/zij dit project nergens kunnen terugvinden.

De beheerder is de enige die later deze details nog zal kunnen wijzigen. Wanneer een project aangemaakt wordt door een BO-medewerker (accountant) dan zal er als beheerder “Yuki” staan. Is de projectbeheerder niet langer actief als gebruiker, dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en de eigenaar van het domein.

Budget

Je kan eveneens een budget instellen, dit kan je helpen om je actuele versus je gebudgetteerde cijfers op te volgen.

Herkenningsregel

• Automatisch toewijzen via Projectcode

Indien je code goed zichtbaar, uniek en minimaal 6 tekens is kan Yuki deze herkennen tijdens de scanning. Belangrijk om weten is dat er steeds minimaal een spatie voor en achter de code dient te staan. De documenten worden dan automatisch aan het juiste project toegewezen.

Let wel goed op dat de code niet te lang is, of verward kan worden met andere nummers zoals btw nummer, factuurnummer, klantnummer.

• Automatisch toewijzen via mail

Wanneer je documenten per e-mail naar je administratie stuurt, kan je in het onderwerp je projectcode vermelden. Deze code dient minimaal 6 tekens te hebben. Door eerst een '#' gevolgd door je projectcode te typen in het onderwerp, gaat Yuki de document(en) in bijlage linken aan het juiste project.

Dit kan wel alleen maar om een of meerdere documenten document aan eenzelfde project te hangen.

Deze code stel je in bij de instellingen van het project, dat je benadert door te klikken op het potloodje in het project.

Niet gekoppeld

Via de knop “niet gekoppeld” kan je een overzicht bekomen van alle transacties die nog niet aan een project gekoppeld zijn. Deze view is voornamelijk handig om snel een check door te voeren.

• Welke zaken en transacties kunnen worden toegevoegd?
  • Documenten (aankoop en verkoop)
  • Standaarddocumenten (geklasseerde documenten)
  • Diverse posten boekingen
  • Relaties
  • Taken
  • Financiële transacties
• Splitsen op grootboekniveau

Het meest eenvoudige is dat je één document linkt aan een bepaald project. Het kan ook zijn dat je vanuit één factuur meerdere projecten wil linken aan dit document.

Bijvoorbeeld: Je organiseert een festival over twee dagen. Je doet je bestellingen voor beide festivals op dezelfde datum. Voor je administratie wil je een deeltje toewijzen aan het project voor dag 1, en het overige deel voor dag 2.

Dit gaat helaas niet vanuit de factuur zelf, gelukkig kan je de transactie achter deze factuur wel opzoeken en deze splitsen over de beide projecten . Dit doe je door naar de grootboekrekening te gaan (via diverse kanalen), en hierop door te klikken.

Wanneer je kiest voor Project aanpassen krijg je volgend detailscherm waarbij je de uitsplitsing kunt maken over de verschillende projecten: