Déploiement progressif vers la base de données de relations validées

La découverte précise des relations revêt une importance capitale pour une comptabilité correcte. Au cours de la période récente, nous nous sommes consacrés à tester et à implémenter une base de données centrale validée. Celle-ci ne contient que des informations validées provenant de la BCE, de la Chambre de Commerce, de Sirene et de VIES. Il convient de noter que notre interface demeure inchangée et que cette amélioration se réalise principalement en coulisses. Ci-dessous, nous expliquons en détail le fonctionnement de cette base de données rénovée. Nous sommes actuellement dans une phase bêta, ce qui signifie que tous les retours sont les bienvenus.

Avantages de la base de données validée 

• Les relations répertoriées dans cette base de données ne comprennent que des informations validées (numéro BCE, numéro de TVA, ...). Les relations non validées ne sont pas créées dans cette base de données, ce qui exclut la possibilité de doublons de relations. 
• Nous anticipons une amélioration considérable de l'identification des factures associées à la bonne relation, s'alignant ainsi sur la vision de Yuki : fournir davantage d'automatisation pour réduire la nécessité de saisies manuelles.

Fonctionnement 

• Lorsqu'un nouveau document est téléchargé dans le domaine, Yuki recherche d'abord les relations du domaine (base de données locale) afin de trouver la meilleure correspondance. Yuki vérifie ensuite, dans cet ordre, le numéro BCE/Chambre de Commerce, le numéro de TVA, le site web et le numéro IBAN/numéro de compte bancaire. 
• En l'absence de correspondance, Yuki recherche une relation validée dans la base de données de relations validées. Cette relation est alors copiée dans le domaine et créée en tant que relation locale. En outre, sur l'image ci-dessous, une bulle verte apparaît. En cliquant dessus, vous sélectionnez une relation dans la base de données validée. Les relations validées sont également marquées d'une coche verte sur la carte de relation, tandis que les relations locales, qu'elles proviennent ou non de la base de données de relations validées, sont indiquées par une bulle blanche sur l'écran de comptabilisation.
  

• Si aucune correspondance n'est trouvée dans la base de données de relations validées, Yuki recherche alors une relation dans notre base de données actuelle. Cela peut concerner, par exemple, les fournisseurs situés en dehors de l'Europe. 
• En dernier recours, si aucune correspondance n'est trouvée même ici, une nouvelle relation est créée dans le domaine avec les données trouvées dans le document par notre système de reconnaissance.

Si vous constatez que certains documents sont associés à une relation autre que celle souhaitée, veuillez nous en informer à l'adresse support@yuki.be. Cela nous permettra d'assurer une sélection encore meilleure de la relation correcte. Dans le journal de bord de l'écran de comptabilisation, vous pouvez toujours consulter un récapitulatif basé sur les informations sur lesquelles Yuki a basé son choix de relation.

Quelques points d'attention supplémentaires :

IL se peut que le document ait été comptabilisé auparavant avec une certaine relation, mais qu'il soit maintenant comptabilisé avec une autre relation. Cela se produit par exemple lorsque la fiche de relation locale dans le domaine ne contient pas suffisamment d'informations (pensez à un numéro de TVA manquant). Cette nouvelle modification est uniquement appliquée aux nouveaux documents ou lorsque les documents sont traités à nouveau. Les documents déjà traités ne sont pas modifiés. Si Yuki choisit une relation validée, mais que vous souhaitez quand même comptabiliser un certain document avec une autre relation, vous pouvez toujours utiliser une règle de reconnaissance OCR pour le faire. Pour plus d'informations, nous vous renvoyons à cette page d'assistance. Astuce : vous pouvez également créer des règles de reconnaissance OCR à partir du Moniteur d'automatisation.