SODA

Omdat de loonboekingen maandelijks een hele klus zijn, hebben wij de mogelijkheid voorzien om Yuki de loondocumenten automatisch te laten boeken. Verschillende sociale secretariaten sturen de loondocumenten van de onderneming door naar CodaBox, waarna zij er een SODA-bestand van maken.

Hoe gaat dit in zijn werk? Je vraagt eerst bij CodaBox de mogelijkheid aan om SODA-bestanden te ontvangen. Na enkele weken worden de eerste SODA-bestanden aangeleverd. Deze worden als een diverse post geboekt in jouw administratie.

Aanvraag van SODA’s bij CodaBox

Zodra je met CodaBox werkt voor de CODA’s, is er een mogelijkheid om SODA te bestellen. Je zal hiertoe een bijlage aan de dienstverleningsovereenkomst 3 partijen moeten ondertekenen. De SODA bestellingen zelf zullen kunnen gebeuren via het MyCodaBox.com-platform.

Het SODA-bestand komt op de Yuki-server

Nadat je op het MyCodaBox.com-platform de SODA’s van een bepaalde klant hebt aangevraagd, duurt het een aantal weken voor deze geactiveerd zijn. Vanaf dan gaat Yuki ze halen en op de server plaatsen, we sturen deze meteen door naar het juiste domein. Die verdeling gebeurt op basis van het btw-nummer. Wanneer een SODA-bestand toekomt van een onbekend btw-nummer, maakt Yuki een taak aan voor de portaalbeheerder. Die kan dan het btw-nummer toevoegen aan de administratie in Yuki of een nieuwe administratie maken (indien deze nog niet bestond). 

Niet btw-plichtig bedrijf?

Voor bedrijven zonder btw-nummer vul je in het veld btw-nummer in het administratieprofiel in Yuki nogmaals het ondernemingsnummer in.

Yuki boekt de SODA’s automatisch weg

Wanneer de SODA wordt doorgestuurd naar Yuki, wordt deze automatisch geboekt. Je vindt de boeking terug bij de diverse posten. Deze krijgen een onderwerp dat begint met ‘SODA’. Yuki zet de datum op de laatste dag van de maand van de loonperiode op het SODA-bestand.

Indien een SODA bestand meerdere loonperioden bevat zal Yuki per datum een diverse boeking aanmaken.

De grootboekrekeningen worden bepaald op basis van de eerste drie cijfers. Wanneer deze overeen stemmen met een actieve grootboekrekening in Yuki, kiest Yuki de dichtstbijzijnde grootboekrekening. Wanneer deze niet overeenstemmen, wordt de grootboekregel op vraagposten gezet en blijft het document in de ‘Te verwerken documenten’ staan. Op die manier kan je de grootboekrekening aanmaken zodat de boeking in de toekomst wel automatisch loopt.