1. Voor wie is de feature Zelfboeken bedoeld?
  2. Waarom verdwijnt de optie portaal gastgebruiker?
  3. Blijven onze huidige portaal gastgebruikers bestaan?
  4. Moet ik betalen voor een gastgebruiker die ik voor 1 september aanmaak?
  5. Is de feature Zelfboeken in elke bundel gratis aanwezig?
  6. Kan iedere ondernemer zelf boeken binnen Yuki?
  7. Moet ik als kantoor eerst toestemming geven voor mijn klanten de functionaliteit Zelfboeken kunnen activeren?
  8. Als ik toestemming heb gegeven, kan dan iedere gebruiker van het domein zelfboeken?
  9. Kan een ondernemer nog gebruikers toevoegen in zijn domein, die geen zelfboekers zijn?  
  10. Hoe kan ik mijn bestand van huidige gastgebruikers opschonen zodat deze in januari makkelijk kunnen worden overgezet naar de nieuwe functionaliteit Zelfboeken?
  11. Wat indien we als kantoor werken met boekhouders in onderaanneming? 

  1. Voor wie is de feature Zelfboeken bedoeld?


De nieuwe feature Zelfboeken is bedoeld voor ondernemers van Yuki partners die zelf hun aan- en verkoopfacturen en bijhorende banktransacties willen verwerken in hun administratie. Dit wel altijd in samenwerking met hun accountant. Als kantoor behouden jullie altijd de mogelijkheid om controles uit te voeren en overige werkzaamheden te verrichten.


  1. Waarom verdwijnt de optie portaal gastgebruiker?


De feature Zelfboeken is een volledige oplossing voor zowel accountant als ondernemer. Het biedt de ondernemer één omgeving met alle nodige backoffice functionaliteiten die nodig zijn om documenten te verwerken. Ondernemers hoeven dus niet meer te wisselen tussen verschillende omgevingen. 


Op deze manier komen ondernemers ook niet meer in jullie portaal terecht. Dit is een verbetering op het gebied van privacy en volledig GDPR-proof, voor nu en in de toekomst. De feature Zelfboeken vervangt dus de optie gastgebruiker die voordien werd ingezet als tijdelijke oplossing.


Hiernaast zagen we dat veel gastgebruikers uit het oog werden verloren en/of niet verwijderd werden. Dit zorgde voor een incompleet overzicht van gebruikers met toegang tot backoffice functionaliteiten. Dit is dus ook een uitgelezen kans om je bestand aan gastgebruikers waar gewenst op te schonen en te zorgen voor een optimaal en actueel overzicht.


  1. Blijven onze huidige portaal gastgebruikers bestaan?


Ja, de huidige gastgebruikers blijven bestaan, maar worden vanaf januari 2022 omgezet naar de nieuwe zelfboekers functie. Ondernemers behouden dezelfde functionaliteit alleen hoeven ze niet meer te wisselen tussen verschillende omgevingen. 


Omdat de functie Zelfboeken enkel binnen een betalende bundel kan worden geactiveerd zullen de huidige gastgebruikers een bundel moeten hebben om verder te kunnen boeken in hun domein. De domeinen waar nog geen bundel actief is, zullen een passende bundel activeren vanaf 1 januari 2022. Voor deze ondernemers zal dit uitzonderlijk aan gereduceerd tarief kunnen voor een periode van 2 jaar. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze bundel voor 50% gefactureerd aan de ondernemer. 

   

  • Is de bestaande gastgebruiker een ondernemer met een betalende bundel (Small, Medium, Large of Unlimited)? Dan zal deze in januari de gewenste gebruiker(s) zelfboek rechten kunnen toewijzen en onmiddellijk kunnen verder boeken. 


  • Is de bestaande gastgebruiker een ondernemer met de Minimal optie, zit deze in de Trial periode of heeft die nog een module (oud ondernemers-model? Vanaf 1 januari dient deze ondernemer een bundel te activeren die past bij de grootte van zijn onderneming. De eerste twee jaar krijgt deze ondernemer 50% korting op de prijs van deze bundel.  


Wil de ondernemer meer dan één gebruiker de zelfboek-rechten geven? Dan betaalt hij €25/maand per extra zelfboeker bovenop zijn bundel. De 50% korting voor domeinen waar nog geen bundel actief was, heeft enkel betrekking op de prijzen van zijn bundel (Small, Medium, Large of Unlimited).


  1. Moet ik betalen voor een gastgebruiker die ik voor 1 september 2021 aanmaak?


Gastgebruikers die je aanmaakt voor 1 september 2021 moeten, zoals de huidige gastgebruikers, zowel een ondernemerslogin hebben alsook aangemaakt worden op het portaal van jullie kantoor. Deze gastgebruikers zullen net zoals alle huidige gastgebruikers in januari 2022 worden omgezet naar de vernieuwde functionaliteit Zelfboeken. 


Vanaf 1 september 2021 kunnen er geen gastgebruikers meer worden aangemaakt. Wil je ondernemer zelf boeken, dan zal er een bundel geactiveerd moeten worden in zijn domein. In alle bundels (Small, Medium, Large en Unlimited) zit de functionaliteit Zelfboeken inbegrepen voor 1 gebruiker. Vanaf een tweede zelfboeker binnen het domein betaalt de ondernemer €25 per extra zelfboeker bovenop zijn bundel.


  1. Is de feature Zelfboeken in elke bundel gratis aanwezig?


Ja, de feature Zelfboeken is inbegrepen in alle betalende bundels (Small, Medium, Large en Unlimited) voor één gebruiker. Vanaf een tweede gebruiker betaalt de ondernemer €25 per extra zelfboeker bovenop zijn bundel. In een Trial en Minimal omgeving is het niet mogelijk de feature Zelfboeken te activeren.


  1. Kan iedere ondernemer zelf boeken binnen Yuki?


Nee, dat kan alleen als jullie als partner toestaan dat de ondernemer zelf mag boeken. De ondernemer heeft vervolgens zelf de keuze welke gebruikers binnen zijn de domein de rol Zelfboeker krijgen.


  1. Moet ik als kantoor eerst toestemming geven voor mijn klanten de functionaliteit Zelfboeken kunnen activeren? 


Klopt. Van zodra een ondernemer een bundel heeft geactiveerd voor zijn domein, dien jij als accountant vanuit je portaal toestemming te geven alvorens een ondernemer kan zelfboeken. Nadat je toestemming hebt gegeven, heeft de ondernemer de keuze welke gebruikers of collega’s de rol Zelfboeker mogen krijgen.


  1. Als ik toestemming heb gegeven, kan dan iedere gebruiker van het domein zelfboeken? 


Nee, van zodra jij als accountant op jouw portaal toestemming hebt gegeven dat een domein mag zelfboeken, kan een ondernemer met de rol directie de rol Zelfboeker toekennen aan zichzelf of een andere gebruiker.


  1. Kan een ondernemer nog gebruikers toevoegen in zijn domein, die geen zelfboekers zijn?  


Ja, naast het activeren van een zelfboeker (vanaf tweede zelfboeker aan €25 per zelfboeker) kunnen er ook nog gewone gebruikers toegevoegd worden aan het domein in een bundel Medium, Large of Unlimited. Er zijn verschillende soorten rollen om uit te kiezen, ieder met een eigen set aan basisrechten. Zo kies je makkelijk welke medewerker toegang heeft tot bepaalde functies van Yuki, zonder ze een inkijk te moeten geven in je gehele boekhouding. Bekijk hier een overzicht van de verschillende rechten bij elke gebruikersrol. 


Je kan een extra gebruiker toevoegen in de bundel Medium, Large, of Unlimited voor €7,50 per extra gebruiker per maand.


  1. Hoe kan ik mijn bestand van huidige gastgebruikers opschonen zodat deze in januari makkelijk kunnen worden overgezet naar de nieuwe functionaliteit Zelfboeken? 


Ga door de lijst van BO gebruikers in je portaal. Alle portaal gastgebruikers vind je hier terug. Alle portaal gastgebruikers in deze lijst die niet meer gebruikt worden, verwijder je eenvoudig door het kruisje achteraan de lijn. Opgelet, dit kan enkel door een gebruiker met de BO rol “Portaalbeheerder”. 


Hierna ga je door de lijst van domeinen met de bijhorende toegewezen BO rollen. Deze vind je onder de tegel domeinen door op de knop “medewerkers toewijzen” te klikken. Pas deze toegekende rollen van de domeinen aan waar nodig. Wees hier extra aandachtig voor domeinen waar een portaal gastgebruiker is toegewezen. De regel is dat een portaal gastgebruiker toegang aan een domein werd gegeven als BO verantwoordelijke van dat domein. 


Voor de domeinen waar een portaal gastgebruikers is toegewezen, ga je na of deze gebruiker ook toegang heeft langs de ondernemerskant. Dit doe je door de domeininstellingen te openen (via het pijltje >). Onderaan vind je de gebruikers die toegang hebben tot de ondernemerskant van het domein. Indien deze lijst leeg is, raden we u aan om zo snel mogelijk toegang te geven aan de gebruiker. Dit doe je vanuit het domein zelf, door “Gebruiker toevoegen. te klikken in “Mijn domein”.


  1. Wat indien we als kantoor werken met boekhouders in onderaanneming? 


Aangezien de optie portaal gastgebruiker verdwijnt, zal een externe medewerker (bijvoorbeeld in onderaanneming) een andere BO rol toegewezen moeten krijgen op het portaal van het kantoor. Een overzicht van de verschillende rollen vind je hierVervolgens dient deze gebruiker ook toegewezen te worden tot de juiste domeinen.


Indien de andere domeinen van het portaal niet zichtbaar mogen zijn voor deze gebruiker, dient er gewerkt te worden met een apart portaal



Bij verdere vragen neem je hiervoor even contact op met je Customer Success contactpersoon. Zij helpen je graag verder.