Door het aanmaken van portaal standaardwaarden op documentniveau kunnen aankoopfacturen van dezelfde leverancier in domeinen van een portaal automatisch op een specifieke grootboekrekening worden geboekt.


Vanuit je desktop van het backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op het icoon Instellingen. Klik vervolgens in het nu geopende scherm op Standaardwaarden waar je via de knop Nieuwe standaardwaarde kan klikken op Standaardwaarde





Vul bij Invoer de gegevens in waaraan de standaardwaarde moet voldoen en bij Output de gegevens die vervolgens automatisch worden ingevuld.



Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de aankoopfactuur moeten voldoen:

  • Leverancier: naam van leverancier
  • Documentsoort: aankoopfactuur
  • Prioriteit: welke standaardwaarde heeft de hoogste prioriteit?
  • Datums: datum vanaf tot een bepaalde datum
  • Bedrag: factuurbedrag vanaf tot een bepaald bedrag
  • Herkende tekst: een deel van de OCR tekst van een document. Indien je meerdere tekstvelden toevoegt, worden deze als EN-EN criteria toegepast.

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de aankoopfactuur worden ingevuld:

  • Grootboekrekening: grootboekrekening waarop kosten of omzet geboekt moet worden
  • Dynamische grootboekrekening: de grootboekcode van de grootboekrekening.
    Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.
  • Btw-code: gehanteerd btw-tarief op aankoopfactuur
  • Betaalwijze: op welke wijze moet de aankoopfactuur worden voldaan
  • Betalingstermijn: het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
  • Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template. 
  • Valuta: valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is).

Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:

  • Handmatig
    Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
  • Indien historie betrouwbaar
    Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden.
  • Altijd wanneer 100% herkend
    Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de standaardwaarde toegepast.
  • Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht
    Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt.